Gestión del transporte de carga: rutina y responsables

La rutina de la flota puede parecer caótica para quien la observa desde fuera, porque una operación de transporte reúne muchas responsabilidades al mismo tiempo. La gestión del transporte de carga existe precisamente para hacer visibles las prioridades, los responsables y las excepciones, en lugar de dejar que cada urgencia dirija el día.

La respuesta puede ir en ambos sentidos. Al fin y al cabo, si no tiene una buena gestión de flotas, necesita estar siempre pendiente de los plazos para cumplir sus entregas. Por otro lado, una operación logística tiene muchos procesos y etapas. Es decir, los días de cada colaborador están llenos de tareas.

Ahora bien, ¿cuáles son esas tareas? ¿Y quiénes son los responsables?

Necesita la respuesta a estas preguntas para entender cuál es la situación de su flota y qué puede hacer para mejorar sus procesos diarios, ¿verdad? Entonces, en este artículo, conozca:

• Qué es la gestión del transporte;
• Por qué es importante gestionar el transporte de carga;
• Cómo realizar esta gestión de manera eficiente;
• Cuáles son los procesos habituales de una operación de transporte.

¿Qué es la gestión del transporte de carga?

Esta etapa de una operación de transporte se considera la principal: a partir de ella se definen todos los procesos y las actividades diarias. Así, se define como el control de todos los movimientos de la carga, desde su recolección hasta su entrega final, ya sea en un punto de venta o al consumidor final.

En otros tipos de transporte también se realiza la gestión, pero con procesos y prioridades acordes con las distintas realidades.

Por ejemplo, en una flota de autobuses el objetivo es garantizar la comodidad y la seguridad de los pasajeros, y las inspecciones internas del vehículo son tan importantes como las revisiones mecánicas.

La flota de camiones de carga tiene la responsabilidad de que el interior esté en buenas condiciones para mantener la calidad y la integridad de los insumos y productos transportados, pero la inspección mecánica y eléctrica tiene un peso mucho mayor para el funcionamiento del vehículo al realizar las rutas.

¿Por qué es importante gestionar el transporte de carga?

La importancia de la gestión del transporte de carga está en dar una base para decidir sobre costos, plazos, disponibilidad de vehículos y nivel de servicio. Resultados como reducir costos, tiempo de ruta o pérdidas no son automáticos: necesitan definirse, medirse y analizarse en el contexto de cada operación.

• Reducción de costos operativos;
• Menor tiempo para realizar las rutas;
• Reducción de pérdidas de carga;
• Anticipación de gastos de transporte;
• Creación de planes de mantenimiento más eficientes;
• Mayor productividad en la rutina de la operación;
• Aumento de la competitividad en el mercado.

¿Cómo gestionar el transporte de carga?

Para empezar, necesita organizar tanto su rutina como la de los colaboradores, definiendo quiénes son los responsables de cada tarea y cómo pueden contribuir a la eficiencia de las entregas de la flota.

También es necesario definir los objetivos y las metas de la empresa de transporte para identificar los indicadores de desempeño a los que se dará seguimiento.

Por ejemplo, si pretende medir la productividad en la rutina de la operación, necesita definir el tiempo medio para realizar las tareas y utilizar algún método viable para llevar este control.

Así tendrá los datos necesarios para analizar quién cumple el tiempo planificado, quién está muy por encima o incluso si ese tiempo realmente puede cumplirse.

Después, puede evaluar las tecnologías y los sistemas necesarios para los procesos priorizados. Los checklists y los medidores digitales pueden apoyar las inspecciones; los rastreadores de carga, las soluciones de telemetría disponibles en el mercado y los planificadores de rutas responden a necesidades distintas. La elección debe considerar el problema que se quiere resolver, la integración necesaria y la capacidad del equipo para usar los datos.

Conozca las principales etapas a continuación, con más detalle:

1 – Conozca las responsabilidades diarias de la operación de transporte

Mantenimiento de vehículos

El cuidado de la calidad y del funcionamiento de los vehículos es esencial para garantizar viajes seguros y sin problemas. De igual manera, es necesario inspeccionar y mantener las máquinas y los equipos cuando estén presentes en la operación.

El uso del checklist, tanto en papel como digital, facilita el trabajo para no olvidar ningún detalle.

Para una rutina de mantenimiento e inspección, seleccione ítems compatibles con el vehículo, el tipo de viaje y los riesgos más recurrentes. La lista debe ser suficiente para identificar desviaciones relevantes; reducir ítems solo para ganar velocidad puede dejar fuera un problema importante.

En estos casos, incluya las luces de los faros, el aceite del motor, el agua del radiador, el nivel de combustible, entre otros. Y compruebe siempre si hay daños visibles en los neumáticos, como bultos, cortes o grietas.

Consolidación de cargas

La consolidación consiste en hacer las entregas más rápidas y eficientes. ¿Cómo es posible? Primero, agrupando pedidos por ubicaciones cercanas. Después, buscando reunir la mayor cantidad de pequeñas mercancías en una sola entrega.

Además de agilizar la distribución, es una forma de organizar mejor los almacenes y optimizar también el tiempo de carga del vehículo antes de su salida.

Es necesario dar seguimiento a las entregas y organizarlas a diario, ya que llegan nuevos pedidos constantemente y, a veces, un producto puede volver al almacén por una entrega no completada o una devolución.

Planificación de rutas

La gestión del transporte de carga implica planificar tanto viajes cortos y urbanos como largos, previendo en muchos casos entregas interestatales. Los planes se realizan según el tamaño y el nicho de cada empresa de transporte.

En general, los viajes deben definirse con base en:

• Distancia entre los puntos de salida y llegada;
• Tiempo medio de viaje esperado;
• Número de paradas necesarias;
• Tiempo medio para cada parada.

Si se trata de una ruta en la que la empresa aún no tiene experiencia, los sistemas de planificación de rutas pueden apoyar la creación de alternativas. Sin embargo, el plan debe revisarse con quienes realizan el viaje y considerar las restricciones del vehículo, la carga, las ventanas de entrega, las paradas y la seguridad.

El objetivo de la planificación de rutas es equilibrar nivel de servicio, viabilidad operativa, seguridad y costo, no solo acortar el recorrido en el mapa.

Seguimiento de carga y vehículos

Dar seguimiento a los viajes puede ser una parte importante de la gestión del transporte de carga. El GPS, la telemetría y otras soluciones del mercado tienen alcances distintos; la empresa debe definir a qué datos necesita dar seguimiento, quién recibe las alertas y cómo se usará la información en la rutina.

Si opta por un medio de control como RFID, la visualización puede concentrarse en la carga, pues la identificación se instala en cada producto o paquete según el proceso adoptado.

Elija el recurso según el riesgo y la decisión que debe apoyar. No basta con visualizar información: es necesario contar con responsables y un procedimiento para actuar cuando haya desviaciones.

Los datos de ubicación, velocidad o eventos de conducción, cuando los proporciona la solución elegida, pueden ayudar a investigar incidentes. No eliminan la necesidad de contactar con el conductor, de un plan de contingencia ni de los protocolos de seguridad de la empresa.

También es importante definir cómo solicitar apoyo para los conductores ante una avería, un accidente o un incidente con la carga, con contactos actualizados y criterios claros de escalamiento.

De hecho, otra parte de las responsabilidades diarias de la operación es la:

Gestión de riesgos

Aunque un plan general de contingencia deba formar parte de la planificación anual de la empresa, los riesgos están directamente relacionados con los viajes. Por lo tanto, necesita ocuparse de ello en el día a día de la flota.

Todo lo que pueda generar un retraso en el plazo de entrega, daños a la carga o la cancelación del viaje debe entrar en el mapa de riesgos. El efecto puede ser en cascada: una falla de mantenimiento, por ejemplo, afecta a la disponibilidad del vehículo, la programación, la atención al cliente y el costo de recuperación.

Por ejemplo, un conductor que no inspeccionó el vehículo antes de salir a un viaje de larga distancia. A mitad del camino hizo una parada y, cuando quiso salir de nuevo, el vehículo no arrancó. ¿Y ahora?

Si no se identificó ningún problema antes de la salida, ¿qué medida tomar?

Y peor aún, si no hay ninguna luz de aviso encendida en el tablero del vehículo, ¿cómo saber qué ocurrió? ¿Cómo buscar o solicitar ayuda de la central? ¿Dónde buscar ayuda: reparación de neumáticos, mecánica o electricidad?

Además de tardar mucho tiempo en recibir asistencia, existe la posibilidad de que el vehículo no tenga reparación.

El retraso en la entrega es inevitable de cualquier forma: el conductor tiene que esperar a que el camión esté liberado o se pierde el viaje por completo, y es necesario devolver el vehículo y las cargas a la central para después enviar los productos en una nueva ruta.

2 – Comprenda las responsabilidades de cada etapa de la gestión del transporte de carga

Con tantas tareas en la rutina de una operación de transporte, es necesario formar un equipo completo. Para ello, algunos de los principales cargos incluyen:

Supervisores, gerentes y/o coordinadores

Se encargan de organizar los procesos y distribuir las tareas de cada equipo en su departamento. Deben dar seguimiento al avance de todas las rutinas y analizarlo.

Cada gestor es responsable de su área; es decir, el gestor de la flota necesita conocer todo el proceso, mientras que el gestor de neumáticos solo debe ocuparse de las tareas relacionadas con ellos, y el gestor de mantenimiento se ocupa de la inspección, el funcionamiento y el desempeño de los vehículos, etc.

Cada operación cuenta con distintos responsables, según su tamaño y presupuesto disponible. Por lo tanto, si no hay capacidad para contratar a un gestor dedicado exclusivamente a los neumáticos de la flota, esta función debe delegarse en alguien capacitado, como el propio gestor de flota o el responsable del mantenimiento de los vehículos.

Analistas

Son el apoyo de los gestores: recopilan y analizan datos de la flota para fundamentar la decisión final de los gestores. Puede haber un analista de flota o analistas específicos para cada departamento (analista de neumáticos, analista de vehículos, etc.).

Los analistas también son responsables de identificar y sugerir nuevos métodos de recopilación y organización de los datos de la flota, optimizando los procesos y la interpretación de la información.

Asistentes

Realizan el trabajo más manual y/u operativo de la empresa y suelen ser responsables de tareas que involucran documentos: emisión de facturas y órdenes de servicio.

También mantienen el contacto principal con clientes y proveedores, y pueden encargarse de acordar los importes finales del flete.

Verificadores de carga

Comprueban las cargas y los movimientos de la flota, registrando, según sea necesario, lo que ocurrió con cada mercancía.

Conductores

No hace falta explicarlo, ¿verdad? Pero, si podemos añadir algo aquí, es que el conductor es responsable, además de conducir los vehículos, de inspeccionarlos junto con sus neumáticos mediante el checklist de la flota y/o el sistema de gestión de neumáticos.

3 – Utilice las tecnologías logísticas para facilitar los procesos

Planificador de rutas

Un planificador de rutas puede reunir información útil para comparar alternativas, pero la calidad del resultado depende de los datos disponibles y de las restricciones indicadas. Trate la sugerencia como apoyo a la decisión, no como sustituto del conocimiento operativo.

Sin embargo, compruebe siempre con los conductores si las rutas realmente son buenas. A veces, las obras, las vías con baches o incluso un sistema desactualizado pueden proponer caminos menos eficientes.

Además, el conductor es quien vive el día a día de las carreteras y debe contribuir a la tarea de reducir los costos de combustible y disminuir el tiempo de entrega.

Sistema de gestión del transporte de carga

Un sistema completo puede contar con gestión de fletes, mantenimiento, costos y más, todo centralizado en un solo lugar. Existen muchos sistemas de calidad, pero es necesario tener cuidado con la promesa de ofrecerlo todo.

Esto se debe a que muchos no cumplen las expectativas en los detalles de cada etapa de la operación.

Por ejemplo, algunas soluciones de software de gestión de flotas incluyen la gestión de neumáticos como una funcionalidad, pero solo controlan el movimiento de los neumáticos, registrando su salida o entrada en inventario y en qué vehículo se montaron.

En estos casos, puede resultar más conveniente un sistema de gestión de neumáticos específico para esta función.

Son análisis y consideraciones que el gestor de flota debe realizar, preferiblemente con la ayuda de su analista de flota. ¿Qué sistema ofrece determinada funcionalidad y cuál tiene los mejores recursos para las necesidades actuales de la flota?

Plataforma de fletes

Ya sea para calcular el flete o incluso buscar prestadores de servicios, ya existen plataformas con esta funcionalidad en el mercado que pueden simplificar mucho el proceso de fijación de precios.

De hecho, muchas de estas aplicaciones también incluyen un sistema de contratación de conductores para realizar sus viajes.

Normalmente se ofrecen alternativas según la ubicación más cercana a su operación o a un determinado centro de distribución, con el fin de disminuir los costos del transporte.

Organizador e integrador de información de la rutina

Es un medio para centralizar y controlar toda la información de su flota. Como podemos observar, la rutina incluye diversas tareas y muchas de ellas implican registrar información, ya sea sobre vehículos, neumáticos, movimientos del almacén u otros asuntos.

Una empresa de transporte puede contar hoy con varias tecnologías en su rutina, como el checklist electrónico, el sistema de gestión de combustible y el software de gestión de neumáticos.

Entonces surge la pregunta:

¿Cómo ver todos estos datos sin tener que cambiar de un sistema a otro y perder horas en ello?

Con la aplicación de API, que integran todos los programas de software utilizados en la operación y organizan automáticamente los distintos datos en un solo lugar.

En otras palabras, una torre de control logístico, como la que ofrece el sistema de Infleet, puede reunir información de distintos procesos. Antes de integrar herramientas, defina qué datos son necesarios, quién es responsable de la calidad de los registros y qué indicadores orientan realmente las decisiones de la operación.

4 – Dé seguimiento a los KPI para tomar mejores decisiones de gestión

Al definir los indicadores de desempeño de la flota y aplicar las tecnologías necesarias para recopilar esos datos, puede generar análisis y obtener conclusiones certeras para tomar mejores decisiones.

Las referencias y las buenas prácticas ayudan, pero los datos del día a día muestran qué hipótesis se sostienen en su flota. Registre la definición de cada indicador, el período analizado y los cambios ocurridos en la operación antes de concluir que una acción fue la causa de un resultado.

En cuanto a los indicadores a los que debe dar seguimiento, debe evaluarlos según los objetivos y las metas definidos. Vea:

(video en portugués)