Los mejores indicadores de desempeño para gestionar su flota

¿Alguna vez se ha preguntado cómo los indicadores de desempeño en la gestión de flotas pueden ayudar a su empresa? Estos datos son fundamentales para supervisar procesos, identificar fallas y tomar decisiones basadas en información concreta.

Si desea mejorar su operación y tener una visión clara de lo que funciona y lo que no, es necesario dar seguimiento a los indicadores adecuados.

A continuación, verá:

• Para qué sirven los indicadores de desempeño en la gestión de flotas
• La importancia de usarlos para mejorar sus operaciones
• Cuáles son los mejores indicadores para analizar el desempeño de la flota
• Cuándo y cómo analizar los KPI en la gestión de flotas
• Cómo la tecnología puede facilitar el análisis de indicadores de flotas

¿Para qué sirven los indicadores de desempeño en la gestión de flotas?

Los indicadores de desempeño, también llamados KPI (Key Performance Indicators), son métricas que ayudan a supervisar y evaluar la eficiencia de las operaciones de una flota.

En la práctica, funcionan como una guía, que muestra qué áreas están entregando buenos resultados, dónde están los cuellos de botella que perjudican el desempeño y cómo planificar acciones para mejorar la eficiencia y reducir costos.

Por ejemplo, al dar seguimiento al consumo de combustible, usted puede identificar qué vehículos están gastando más de lo que deberían y, a partir de ahí, puede actuar: hacer mantenimientos, planificar mejores rutas o incluso invertir en capacitación para los conductores.

La importancia de los indicadores de desempeño en la gestión de flotas

Para que una empresa logre buenos resultados, crezca y mantenga la rentabilidad, es fundamental dar un seguimiento cercano a las acciones realizadas a lo largo del tiempo. Ahí es donde entran en juego los indicadores de desempeño en la gestión de flotas.

Con ellos, usted puede:

• Identificar lo que funciona y lo que necesita ajustarse.
• Planificar acciones futuras con base en datos concretos.
• Reevaluar la planificación de la empresa de transporte y optimizar procesos.

Los KPI también ayudan a los gestores a tomar decisiones más precisas y ágiles, establecer metas claras para el equipo e incluso negociar mejores condiciones con los proveedores.

¿Cuáles son los mejores indicadores para analizar el desempeño de su flota?

Estos son los principales KPI en la gestión de flotas a los que usted necesita dar seguimiento:

Gastos en combustible

Al ser uno de los principales gastos dentro de una empresa de transporte, era de esperar que fuera uno de los indicadores de desempeño. Es absolutamente esencial y ayuda a entender qué vehículos y conductores consumen más y cómo trabajar un plan de ahorro de combustible.

Usted puede evaluar:

• Kilometraje promedio por litro;
• Precio promedio del litro de diésel;
• Consumo promedio de diésel por vehículo;
• Gasto promedio por conductor.

En general, este es el momento en el que usted identificará vehículos o conductores con consumo excesivo y planificará la implementación de acciones como capacitaciones o mantenimiento preventivo.

Costos de mantenimiento

El mantenimiento es un costo necesario; sin embargo, hay que tener cuidado para que esos costos no se vuelvan excesivos sin necesidad. Es necesario dar seguimiento a los costos y entender cuáles son y por qué ocurren; por ejemplo, si son costos de mantenimiento preventivo o correctivo.

En el caso del mantenimiento preventivo, usted ya debería tener una planificación para que se realice con cierta frecuencia. Al analizar este indicador de desempeño en la gestión de flotas, entenderá exactamente cuál es el presupuesto ideal para ello.

Dé seguimiento también a los mantenimientos correctivos e identifique patrones que pueden evitarse con servicios preventivos más regulares.

Usted también puede buscar datos sobre:

• Costo promedio de mantenimiento por vehículo;
• Costo promedio de mantenimiento por conductor;
• Promedio de los tipos de mantenimiento realizados;
• Incidencias más comunes;
• Frecuencia de averías del vehículo por conductor.

Estos elementos ayudarán a entender qué tipo de plan es necesario para reducir los gastos en mantenimientos no planificados.

Productividad

Para saber si la flota tiene un buen desempeño, también hay que medir la productividad.

Para ello, es necesario conocer:

• Tiempo promedio de finalización del trabajo;
• Tiempo dedicado a la carga y descarga de mercancías;
• Cantidad de carga enviada en cada viaje;
• Capacidad de los vehículos de la flota;
• Cantidad de viajes realizados dentro de un determinado período de tiempo.

Estos son algunos ejemplos de puntos importantes que conviene recopilar y, a partir de ellos, usted sabrá exactamente cómo está la productividad de la flota.

Así, podrá pensar en cómo reducir los gastos en combustible con la optimización de rutas y el uso de vehículos con una capacidad más adecuada para que se haga un único viaje, entre otras ideas que deben adaptarse a las demandas de la operación.

Incidencia de multas

Para quien pasa mucho tiempo en la carretera, las multas pueden aparecer con más frecuencia, y no hace falta decir que la empresa debe mantener un control riguroso de este factor. No es solo una cuestión de gastos excesivos, sino de la seguridad de los conductores.

Conviene analizar información como el valor promedio por multa, el promedio de multas por conductor, el valor promedio de las multas por conductor y los tipos de multas recibidas.

Esto le ayudará a conocer el costo que las infracciones le generan a la empresa, quiénes son los conductores que más infracciones cometen y qué tipo de orientación y capacitación deben recibir.

Tasa de siniestralidad

El indicador de siniestralidad es menos común, pero puede ser bastante útil en algunos casos. Aquí observamos la ocurrencia de factores menos previsibles que pueden causar daños al vehículo y aumentar los costos de la empresa: robos, accidentes y choques.

La evaluación debe ser individual, por conductor o por vehículo, y considerar las principales causas de los daños.

En caso de robos, se debe analizar qué tipo de vehículo y de carga se estaba transportando, el lugar del incidente y la hora en que ocurrió. Esta información ayuda a planificar mejor los próximos viajes para evitar que el hecho se repita.

Usted también puede analizar el promedio de colisiones por año, separado por tipo de vehículo y por conductor responsable, así como el promedio de robos por año, por modelo y por tipo de carga.

¿Cuándo analizar los indicadores de desempeño?

¡El análisis debe ser continuo! No existe un momento específico para empezar a analizar los indicadores de desempeño, pero lo ideal es que empiece cuanto antes, porque cuantos más datos tenga, más precisos serán sus análisis con el tiempo.

Estas son algunas orientaciones para hacer sus análisis:

• Diariamente: para supervisar el uso de combustible o la productividad en tiempo real.
• Semanalmente: para identificar patrones de consumo o rutas problemáticas.
• Mensualmente: para evaluar los mantenimientos y el costo total de operación.
• Anualmente: para analizar el ROI (retorno de la inversión) e identificar mejoras a largo plazo.

Involucrar a todo el equipo, desde los gestores hasta los conductores, es esencial para que la recopilación de datos sea eficiente y confiable.

¿Cómo puede la tecnología facilitar el análisis de indicadores de flotas?

Con la tecnología adecuada, dar seguimiento a los indicadores resulta mucho más fácil. Una de las soluciones más comunes actualmente es el uso de software de gestión de flotas, que integra información de diferentes áreas, como el consumo de combustible, el mantenimiento y la productividad de los vehículos.

Estas plataformas ofrecen informes detallados y en tiempo real, lo que permite al gestor visualizar rápidamente el desempeño de toda la operación e identificar los puntos que necesitan ajustes.

Además, con el uso de sistemas especializados, como el sistema de gestión de neumáticos o el de gestión de mantenimiento, es posible automatizar la recopilación y el análisis de datos en diferentes áreas, lo que elimina la necesidad de procesos manuales lentos y propensos a errores.

Otra innovación importante es la telemetría o videotelemetría, que recopila datos directamente de los vehículos, como el kilometraje recorrido, el consumo de combustible y el estado de funcionamiento, y proporciona información detallada sobre el uso de los vehículos y el comportamiento de los conductores.

Estas herramientas, cuando se utilizan de forma integrada, hacen que el análisis de indicadores sea aún más ágil y preciso, lo que posibilita decisiones informadas y estrategias más eficaces.

Usted también puede aprovechar la inteligencia artificial para optimizar la minería de datos y complementar sus análisis. Para saber cómo usar ChatGPT en su gestión de flotas y recibir una lista de comandos listos para usar, descargue ahora nuestra guía exclusiva y gratuita (en portugués).