Guía de política de flotas: qué es y cómo crear la suya

¿Quiere saber si realmente necesita una política de flotas? Sí, es necesaria. Aquí puede entender por qué y cómo crear una para su flota.

La política de flotas es un documento que el gestor de flotas necesita para controlar mejor los vehículos y las operaciones de transporte de la empresa. Mediante este documento es posible crear reglas y especificaciones de uso de los vehículos y comportamiento en carretera.

Solo con entender mejor qué es la política de flotas ya se percibe su gran importancia.

Por supuesto, para que sea realmente efectiva y aporte resultados positivos a su flota, necesita proporcionar información relevante. ¿Y cuál es esa información? ¿Qué necesita incluir en este documento? Vea nuestros consejos a continuación.

¿Por qué necesita una política de flotas?

Algunas formas en las que la política de flotas puede ser útil para su gestión son la estandarización de comportamientos y reglas de uso de vehículos. También es una buena alternativa para ayudar a controlar especificaciones que generen beneficios para los conductores.

Para explicarlo mejor:

Puede usar este documento para premiar a los conductores según el cumplimiento de las disposiciones escritas. Por ejemplo, cuando se sigan todas las directrices de comportamiento en carretera durante determinado tiempo, el conductor puede recibir como beneficio un vehículo nuevo.

Las disposiciones de la política de flotas también le ayudarán a medir el rendimiento de cada conductor y del equipo en su conjunto. Mediante las reglas establecidas, sabrá exactamente qué tipo de métrica usar para dar seguimiento a sus efectos.

¿Cómo crear una buena política de flotas?

Para que sus reglas sean efectivas y se cumplan, puede seguir algunas prácticas que facilitarán todo el proceso y la implementación de la política de flotas en su empresa de transporte.

Cuestiones generales para incluir en su documento

La información sobre los vehículos, los conductores y las responsabilidades de cada departamento relacionado con la flota son algunos ejemplos de lo que puede incluir en sus disposiciones. Es importante que el documento esté alineado con el sistema de gestión general de la empresa, no solo de los vehículos.

Igualmente, puede incluir:

• tipos de vehículo de la flota;
• información específica de cada vehículo, como placa, modelo y límite de peso;
• tipo de mercancía que puede transportar cada vehículo;
• acuerdo de responsabilidad para el uso de cada tipo de vehículo;
• procedimiento de mantenimiento;
• reglas para el uso de cada vehículo;
• control de multas;
• etcétera.

La claridad y la concisión son esenciales

Aunque necesita ser un documento detallado y completo, debe tener un lenguaje sencillo y directo. Los empleados que tengan acceso a la lectura de la política de flotas deben poder leerla sin confundirse con nada.

Debe escribir de forma fluida, sin palabras complicadas y, de preferencia, sin abrir muchas “secciones” en cada etapa. ¿Conoce esos documentos donde lee “Capítulo 1”, y luego aparece “1.1”, “1.2”, “1.2.1.” y nunca dejan de abrirse pequeñas especificaciones?

Evite hacerlo.

Difunda la política de flotas a todos

Si quiere que todos sigan la política de flotas, necesita, por lo tanto, hacer que todos la conozcan y la lean.

Use los medios de comunicación internos del equipo, como correos electrónicos y paneles informativos. También puede realizar una reunión para presentar oficialmente el documento.

Mantenga siempre una versión del documento guardada fuera del alcance de los empleados, pero también garantice que tengan fácil acceso a la lectura. Ya sea cada uno con su copia o en algún lugar de uso común donde pueda mantenerse.

Revise y actualice el documento según sea necesario

Parte del trabajo del gestor es observar, anotar y analizar lo que ocurre en cada etapa de la operación de transporte. Al menos una vez al año, reserve tiempo para conocer cómo se está cumpliendo la política de flotas y si hay algo que actualizar.

Normalmente, la información sobre los vehículos necesita atención, ya que a veces es necesario hacer cambios sin planificación previa.

¿Qué hacer después de implementar la política de flotas?

En general, basta con que dé seguimiento a las métricas y elabore informes para entender los resultados que realmente está aportando la política de flotas a su empresa. ¿Los conductores cumplen sus tareas? ¿Siguen las reglas de conducción? ¿Los vehículos reciben el mantenimiento correctamente?

Todo esto necesita respuesta para entender si el documento se está utilizando bien.

Algunos datos a los que puede dar seguimiento son el número de multas por conductor, el control de jornada de cada conductor (hora de salida del viaje, tiempo de parada para descansar y almorzar, etcétera), la necesidad de mantenimiento adicional por vehículo, y así sucesivamente.

Por último, debe usar siempre la política de flotas y el seguimiento de las métricas para ayudar a crear metas por conductor.

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