Gestión de flotas: guía para operar mejor

La gestión de flotas debe ser organizada, práctica y eficiente. Así es como la operación de transporte logra convertir las metas en rutina: vehículos disponibles, costos bajo seguimiento, mantenimiento planificado y decisiones tomadas con base en datos.

Sin lugar a dudas, una gestión de flotas realizada con precisión potencia los resultados de la empresa en su conjunto. Sin embargo, muchas veces puede quedar en segundo plano mientras el gestor atiende otros problemas “más urgentes”.

Muchos momentos de caída de la productividad o incluso de estancamiento de la facturación pueden ocurrir por descuidar la gestión de los vehículos. Independientemente del tamaño de la flota y del tipo de vehículo, la gestión debe considerarse un factor decisivo para proteger el margen de la empresa de transporte y mantener la operación funcionando con previsibilidad.

Además, el aumento de las ganancias no viene, necesariamente, de la captación de nuevos clientes. Puede venir de la reducción de costos innecesarios causados por un mal manejo de los activos. Por eso, aumentar la vida útil de los vehículos, neumáticos y componentes es uno de los objetivos de una buena gestión de flotas.

Siga leyendo para conocer más detalles sobre el tema:

• Qué es la gestión de flotas;
• Qué implica la gestión de flotas;
• Cómo se hace la gestión de flotas;
• Por qué es importante la gestión de flotas;
• Cuáles son los mayores desafíos de la gestión de flotas;
• Cómo mejorar la gestión de flotas.

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas es una parte de la operación de transporte responsable de cuidar y supervisar todos los procesos que involucran la flota de una empresa. Ya sea una empresa de transporte, una constructora, una distribuidora o cualquier otro sector que utilice vehículos como parte de sus servicios.

Es una posición que exige mucho de quien la asume: planificación de acciones a lo largo del año, adquisición y renovación de vehículos y demás activos, control del abastecimiento de combustible, seguimiento del mantenimiento, definición de rutas, análisis de costos, etc.

Por eso, el gestor de flota debe tener un amplio conocimiento del área y habilidades diversas, tanto en lo profesional como en lo personal, ya que también necesita tratar con todo el equipo de colaboradores que trabaja en el departamento. La función combina visión operativa, lectura financiera y capacidad de priorizar lo que realmente reduce el riesgo y el desperdicio.

¿Qué implica la gestión de flotas?

En términos generales, una gestión de flotas incluye todas las tareas directamente relacionadas con la elección de componentes, el análisis de datos, el mantenimiento y la supervisión de los vehículos y colaboradores.

Construir estrategias para optimizar los resultados también es esencial para garantizar el buen funcionamiento de la logística de una empresa.

Para hacer un buen trabajo, el gestor necesita ver la operación hasta el más mínimo detalle. Cualquier información que pase desapercibida puede causar daños a la flota, retrasos en la entrega, baja disponibilidad de los vehículos y altos costos de reparación.

Así, para una gestión de flotas competente, la lista de tareas debe incluir:

• Saber cuántos vehículos tiene la flota, cuáles son y en qué condición operativa está cada uno;
• Dar seguimiento a la potencia, a la aplicación, a la antigüedad, al kilometraje recorrido y al historial de uso de cada vehículo;
• Conocer los costos de consumo, mantenimiento, neumáticos, paradas y demás gastos de cada vehículo;
• Realizar la compra, el mantenimiento y la renovación de los vehículos de la flota con base en el costo total de propiedad, no solo en el precio de adquisición;
• Ofrecer capacitación y entrenamiento a los colaboradores;
• Saber el momento adecuado para cambiar los neumáticos y las piezas de los vehículos.

Al evaluar activos, proveedores o tecnologías, mirar solo el desembolso inicial puede ocultar costos relevantes. El costo total de propiedad ayuda a medir el costo de un producto o servicio a lo largo de todo su ciclo de vida, incluidos los costos iniciales, la operación, el mantenimiento, la indisponibilidad y el valor al final de la vida útil.

¿Cómo se hace la gestión de flotas?

Actualmente, puede hacerse de dos maneras: con hojas de cálculo o con sistemas. En ambos casos, es necesario contar con una serie de procesos para alimentar la información necesaria para el control de la flota.

Para quien está empezando a implementar una gestión de flotas y tiene un presupuesto algo más reducido, las hojas de cálculo son un buen punto de partida. Pero deben usarse con visión y planificación para, cuando tenga sentido, reunir los montos necesarios para adquirir tecnologías orientadas a la rutina de la flota.

Si opta por la primera opción, también es necesario saber qué incluir para que la herramienta sea realmente útil en el día a día. Por eso, usted necesita entender cómo crear una hoja de cálculo para la gestión de flotas antes de esperar resultados consistentes.

En el caso del sistema, el camino es entender qué alternativa se ajusta mejor a sus necesidades y adoptar la que tenga más sentido para la operación, para el presupuesto y para la madurez del equipo.

No hay duda de que los sistemas y las herramientas modernas pueden mejorar la productividad del equipo y del gestor, y generar también más ahorro y seguridad en las operaciones de transporte. Aun así, la decisión debe considerar el valor entregado, los costos directos, los costos indirectos y los eventuales costos ocultos de la adopción, ya que estos factores varían según el tipo de producto o servicio y el modelo de pago.

¿Por qué es importante la gestión de flotas?

Es fundamental para tener control de lo que les ocurre a los vehículos todos los días y saber qué estrategias ayudan a reducir los costos de la operación.

Los impactos y beneficios de la gestión de flotas son:

• Ahorro en neumáticos, mantenimiento y combustible;
• Aumento de la eficiencia operativa;
• Reducción de accidentes en la carretera (en portugués);
• Mejor gestión de riesgos;
• Control de costos optimizado.

Cuando la flota se gestiona con datos, es más fácil separar el costo necesario del desperdicio. Esa visión mejora la asignación de recursos, apoya el presupuesto, ayuda en la evaluación de proveedores y reduce las decisiones basadas solo en la urgencia o en la percepción.

¿Cuáles son los mayores desafíos de la gestión de flotas?

Existen desafíos para lograr una gestión adecuada, aunque no siempre sean evidentes. Entre los que más se destacan, y que es necesario superar, usted puede encontrar:

Elaboración de la previsión de gastos

La flota tiene muchos costos, tanto fijos como variables. En algunos casos, sobre todo en flotas que pasan por una fase de expansión con poca planificación, los gastos pueden salirse de control.

Esto termina dificultando encontrar patrones que permitan entender los valores promedio utilizados cada mes e imposibilita la previsión de gastos a largo plazo.

Para resolver este problema, es necesario conocer todos los gastos diarios y mantener los registros en una plataforma de fácil acceso. También conviene separar los costos iniciales, los operativos, el mantenimiento, el tiempo de parada y el valor de reventa, porque esa lectura acerca la gestión al costo total de propiedad de los activos.

Optimización de recursos y procesos

Aunque existen muchos procesos ya conocidos en la rutina de las flotas que pueden aplicarse, no siempre son efectivos. En la mayoría de los casos, usted puede implementar soluciones para aportar más productividad y ahorro a la flota.

Sin embargo, para eso, primero necesita que la recolección de datos funcione y que se evalúen los indicadores de desempeño. De lo contrario, puede estar buscando mejoras en un área que ya funciona bien, mientras otras quedan abandonadas y perjudican el proceso en su conjunto.

Una optimización consistente empieza con preguntas sencillas: qué costo pesa más, qué falla se repite, qué vehículo pasa más tiempo parado y qué proceso consume más esfuerzo del equipo. La respuesta orienta la prioridad.

Conocimiento interno y tecnológico

Lo que suele ocurrir es una sed de buscar conocimientos externos, siempre intentando entender qué están haciendo los competidores o los gigantes del sector para aplicarlo en la propia operación de la manera que sea posible.

Esto es un problema, y se convierte en un desafío de la gestión de flotas, porque el gestor termina por no usar los datos internos para entender cuál es la verdadera necesidad de su empresa.

A veces, esto lleva a aplicar soluciones que no eran necesarias y deja sin atención un área que atraviesa problemas mayores.

Saber todo lo que ocurre en la flota es, sin duda, el papel del gestor. La tecnología debe apoyar ese conocimiento, no sustituir la lectura de la realidad de la operación.

Recorte de costos sin perjudicar a la empresa y la operación

Uno de los mayores desafíos es saber dónde recortar gastos sin afectar el funcionamiento de la operación en su conjunto.

Por ejemplo, si usted le pide al equipo de mantenimiento de la flota que reduzca los costos en un 10%, puede estar perjudicando la inspección de los vehículos e impidiendo que pasen por procesos cruciales para su pleno funcionamiento.

Al fin y al cabo, esto puede perjudicar más de lo que genera un ahorro efectivo. Un vehículo que deja de pasar por la prevención tiende a llegar al mantenimiento correctivo, con una parada más larga, más urgencia y menos previsibilidad. Es decir, al intentar ahorrar en el punto equivocado, usted puede aumentar los costos.

Entonces, planifique con cuidado y tenga un amplio conocimiento del funcionamiento de su flota. Los recortes sostenibles dependen de entender qué protege cada gasto: disponibilidad, seguridad, plazo, vida útil o productividad.

Herramientas que pueden ayudar en la gestión de flotas

Usted encuentra diversas opciones disponibles para apoyar su gestión de flotas, en gran parte soluciones tecnológicas, como:

• Gestión de neumáticos;
• Control de conductores;
• Rastreo/monitoreo de cargas;
• Planificación de rutas;
• Gestión de mantenimiento;
• Control de multas;
• Gestión de costos.

La elección no debe empezar por la lista de funcionalidades más extensa, sino por el problema de mayor impacto. Una herramienta de gestión de costos, por ejemplo, solo será útil si los procesos garantizan registros confiables y si el equipo sabe convertir esos registros en decisiones.

¿Cómo mejorar la gestión de flotas de la empresa?

Conociendo los pasos ideales y las dificultades del área, usted entiende mejor dónde aplicar “correcciones” en su gestión de flotas. A continuación, algunos consejos para superar los desafíos presentados y mejorar todas las etapas de su gestión:

Hacer una planificación

Toda estrategia de negocios, sin excepción, necesita pasar por la fase de planificación. Es inevitable y usted no debe saltarse esta etapa. A través de ella es posible ver los errores y los aciertos, e identificar cuáles son los próximos pasos para alcanzar los objetivos y las metas establecidos.

Además, también es esencial planificar para estar mejor preparado para enfrentar cambios y eventuales imprevistos.

En este momento, se deben planificar rutas y vehículos, la prevención de problemas, el análisis de riesgos y todos los detalles que considere más importantes.

Para tener más precisión en la planificación, arme una visión general de cómo es la flota actualmente — desde qué vehículos la componen hasta la frecuencia de mantenimiento de cada uno.

Para eso, el siguiente ítem de la lista es importante:

Hacer análisis de datos

El análisis de datos reales y concretos es necesario para que el gestor de flota pueda estructurar su planificación y orientar su estrategia. Sin embargo, esos datos deben presentar información que realmente ayude a entender el progreso de la flota.

De ese modo, todo lo que afecta directamente a las operaciones puede usarse para maximizar la vida útil de la flota e, igualmente, entender cuándo es el momento de “jubilar” algún vehículo.

Algunos ejemplos de datos importantes incluyen:

• Qué vehículos componen la flota;
• Cuál es la situación actual de cada uno;
• Cómo está el gasto mensual de cada vehículo;
• Con qué frecuencia se realiza el mantenimiento preventivo;
• Cuántas veces fue necesario un mantenimiento correctivo.

El análisis también debe diferenciar el costo visible del costo indirecto u oculto. Una decisión que parece barata al principio puede volverse cara cuando se tienen en cuenta el mantenimiento, el tiempo de parada, la pérdida de productividad y el esfuerzo administrativo.

Prestar atención a los neumáticos

Los neumáticos de los vehículos pueden ser no solo motivo de gastos excesivos, sino también causa de accidentes en las carreteras. Por ese motivo, invertir en la gestión de neumáticos es una obligación para tener más calidad y seguridad en las operaciones de transporte.

La calibración y el balanceo correctos de los neumáticos también ayudan a aumentar la vida útil de los activos, lo que contribuye a mejorar la planificación y el presupuesto del cambio de neumáticos.

Monitorear la flota

El monitoreo de la flota debe hacerse por dos motivos principales. Primero, porque las rutas planificadas no siempre pueden seguirse al pie de la letra. Entonces, en esos casos, el gestor puede ponerse en contacto con el conductor y entender qué ocurrió durante la operación.

El segundo motivo es entender los patrones de conducción de los conductores. Hoy existen sistemas en el mercado que permiten dar seguimiento a información como la velocidad, el número de paradas, el tiempo que el vehículo permaneció detenido y otros indicadores operativos.

De esa forma, es necesario adquirir las herramientas adecuadas y estar siempre atento a los informes generados cada mes. Lo más importante es convertir el monitoreo en acción: orientar a los conductores, ajustar rutas, revisar procesos y reducir los comportamientos que aumentan el riesgo o el costo.

Mantener al día el mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo sirve para identificar problemas antes de que causen daños mayores en el vehículo, lo que perjudica a la flota y retrasa las entregas.

Todas las piezas de un camión tienen una vida útil y necesitan cambiarse o repararse con cierta frecuencia. Por eso, la inspección de vehículos se convierte en una etapa indispensable en la rutina de la operación.

Y, aunque haya un gasto constante en servicios preventivos, como la rotación de neumáticos o el balanceo, la prevención reduce los costos excesivos a largo plazo.

Más importante aún: el mantenimiento preventivo garantiza que la flota no quede fuera de circulación. También da previsibilidad al taller, a las compras, a la programación de vehículos y al compromiso con los clientes.

Usar tecnologías innovadoras

Como parte de la rutina de un gestor de flota exitoso, estar atento a las tecnologías en el área de logística es una tarea importante.

Conocer cuáles son las soluciones, cómo funcionan, para qué sirven y qué beneficios aportan es fundamental para saber qué implementar en su flota.

En muchos casos, no es necesario adoptar un sistema completo, sino algunas soluciones específicas para la realidad de su negocio.

Si los neumáticos son lo que más problemas causa y más costos genera a lo largo del tiempo, usted necesita un sistema de gestión de neumáticos. Si el mantenimiento es el mayor problema, el sistema de gestión de mantenimiento puede resolverlo.

Analice siempre desde el punto de vista de su operación y su flota, evaluando qué solución tiene más impacto. Una buena tecnología debe aportar el valor suficiente para justificar su adopción, considerando el costo, el uso por parte del equipo, la mejora operativa y la capacidad de mejorar el presupuesto, los recursos y la evaluación de proveedores.

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