Hoja de cálculo de control de flota: cómo armarla

Para empresas que están en un período de organización y sin una metodología de gestión estandarizada, la hoja de cálculo de control de flota puede ser muy útil.

No es tan práctica como un sistema de gestión, pero aun así puede facilitar la rutina de quien necesita organizar tareas, registros y procesos de la flota mientras la operación madura.

Lo subrayamos: es esencial tener el control de flota. Es a través de él que la empresa puede analizar lo que ocurrió en el mes, ver los cuellos de botella y planificar las próximas acciones con más claridad.

Entonces, si todavía no es momento de invertir en un software, vale la pena armar una hoja de cálculo simple, útil y fácil de completar. Lo más importante es que ayude a registrar los datos correctos y no se convierta solo en un archivo grande que nadie actualiza.

Guía de la hoja de cálculo de control de flota

La hoja de cálculo es un instrumento básico para el control de flota. Por eso, necesita reflejar el día a día de la operación: qué vehículos circulan, quién conduce, qué mantenimientos se hicieron, qué costos aparecieron y qué información se usará después para tomar decisiones.

¿Dónde crear su hoja de cálculo?

Lo más común es usar Microsoft Excel. Otra opción es Hojas de cálculo de Google, una aplicación de hojas de cálculo en línea que permite crear y dar formato a archivos y colaborar con otras personas en el mismo documento.

Al elegir entre una herramienta y otra, piense menos en el nombre del programa y más en la rutina del equipo. Si varias personas necesitan acceder al archivo, actualizar campos y revisar datos, la colaboración en tiempo real de Hojas de cálculo de Google puede ayudar. Si la operación ya usa Excel y trabaja con archivos locales, tiene sentido empezar por él.

¿Qué incluir en ella?

Algunas informaciones fundamentales son el registro de conductores y el registro de vehículos. También es importante tener el control del mantenimiento preventivo de cada vehículo, con campos como fecha de la revisión, problemas encontrados, servicios realizados, cambio de neumáticos, cambio de aceite y de fluidos.

También conviene incluir el control de costos, separando costos fijos y variables. Esta división ayuda a la hora de planificar nuevas adquisiciones, contrataciones, revisiones y prioridades de la flota.

Al combustible se le puede dar seguimiento en una pestaña propia, con registro de consumo, vehículo, conductor, fecha, lugar de abastecimiento, valor pagado y observaciones relevantes. Aunque la hoja de cálculo no sustituya un análisis completo, ya crea un historial para investigar aumentos fuera de lo normal.

Aquí va un consejo extra para usted:

Cree su hoja de cálculo pensando en los indicadores de desempeño de la flota. Los datos del archivo deben servir para analizar el desempeño de los procesos, no solo para ocupar columnas.

¿Cómo armar una hoja de cálculo de control de flota?

La hoja de cálculo se compone de filas y columnas y puede subdividirse en pestañas. De esta manera, cada pestaña queda dedicada a un control específico, lo que facilita la organización y evita mezclar registros, gastos y seguimiento operativo en el mismo lugar.

Por ejemplo:

• Pestaña 1: registro de conductores, con nombre, documento interno, contacto, función, estado y observaciones.
• Pestaña 2: registro de vehículos, con placa, modelo, año, tipo de vehículo, centro de costo y situación actual.
• Pestaña 3: control de mantenimiento, con fecha, vehículo, kilometraje, tipo de servicio, problema identificado, responsable y costo.
• Pestaña 4: costos fijos, como seguros, licencia de circulación del vehículo, contratos recurrentes, mensualidades y otros gastos que se repiten.
• Pestaña 5: consumo de combustible, con vehículo, conductor, fecha, volumen cargado, valor, estación de servicio y promedio al que la empresa da seguimiento.
• Pestaña 6: gestión de neumáticos, con identificación del neumático, posición, cambios, recauchutados, inspecciones, incidencias y costo asociado.
• Pestaña 7: control de peaje, con fecha, ruta, vehículo, conductor, plaza de peaje, valor y centro de costo.
• Pestaña 8: costos diarios, que reúne gastos ocasionales como estacionamiento, lavado, pequeñas reparaciones y gastos de viaje.

Para iniciar su hoja de cálculo y lograr una construcción útil, usted necesita saber qué desea controlar. Los ítems anteriores son ejemplos de aspectos comunes en una gestión de flotas, pero no tienen que convertirse en regla para toda empresa.

Haga la adaptación que sea necesaria. Una flota pequeña puede empezar con menos pestañas; una operación más compleja puede crear controles adicionales. El punto principal es mantener campos que realmente se van a completar.

¿Cómo usar su hoja de cálculo?

Lo ideal es crear la hoja de cálculo solo con información que, de hecho, se va a completar. Eso facilita la visualización, reduce el retrabajo y aumenta la probabilidad de que el archivo forme parte de la rutina.

Además, recuerde que suele funcionar mejor como control mensual. Por eso, guarde una copia de cada mes antes de empezar el siguiente, para evitar la pérdida de información y preservar el historial.

Usted puede (y debe) crear una pestaña con los resultados consolidados. ¿Cómo hacerlo?

Primero, la suma de los gastos de un rango puede partir de la fórmula: =SOMA(A2:A100)

Considerando que los gastos están descritos de la celda A2 a la A100. Ajuste el rango según su propia hoja de cálculo. Si el archivo está configurado en inglés, la función equivalente suele aparecer como =SUM(A2:A100). Lo importante es usar dos puntos para indicar el rango entre las celdas, y no punto y coma entre solo dos celdas.

Para traer un total específico de otra pestaña, use una referencia como: ='Neumáticos'!A40

Esto considera que el gasto total en neumáticos está en la celda A40 de la pestaña llamada Neumáticos. Una vez más: adapte lo que sea necesario y cambie también los títulos según cada pestaña.

En una hoja de cálculo separada o en una pestaña de consolidación, ingrese los resultados consolidados para tener una visión más clara del control anual. Así, es más fácil comparar meses, identificar gastos recurrentes y entender qué áreas de la flota merecen atención.

¿Vale la pena usar una hoja de cálculo para la gestión de flota?

Con todo lo que vio hasta aquí, usar la hoja de cálculo parece trabajoso, ¿verdad? Y lo es.

Hacer todo este trabajo manualmente tiene puntos negativos: lleva tiempo, aumenta el riesgo de errores al registrar los datos, depende de la disciplina del equipo y además exige tiempo para analizar resultados y crear informes antes de una nueva planificación.

Sin embargo, sí puede ser una buena ayuda temporal.

En general, la hoja de cálculo tiene sentido mientras la empresa organiza procesos, define a qué indicadores quiere dar seguimiento y todavía no tiene presupuesto o madurez para invertir en un sistema de gestión.

Alternativas para optimizar sus operaciones de transporte

En lugar de invertir directamente en un software de gestión de flotas, usted puede buscar ayuda en sistemas más específicos, pero que aportan un buen aumento de productividad.

El checklist electrónico es una de esas opciones. Se utiliza en el momento del mantenimiento preventivo y sustituye la tradicional lista de verificación en papel.

Entonces, en lugar del portapapeles, el conductor o el mecánico usa un celular o una tableta con el sistema instalado para registrar la información del mantenimiento. En soluciones como Prolog, las inspecciones digitales desde el celular también pueden abrir órdenes de servicio automáticamente cuando se identifica una no conformidad.