Análisis de datos en la flota: cómo recopilarlos y usarlos

Un gestor de flotas que busca eficiencia en su operación siempre busca tendencias y aplica las mejores soluciones para alcanzar los resultados deseados. Por eso llegó hasta aquí y quiere entender mejor el análisis de datos en la flota, ¿verdad?

Para comenzar, debe saber que es necesario tener un sistema organizado para recopilar y almacenar esos datos.

Después, también necesita saber interpretar la información recibida para entender dónde hay problemas y crear estrategias que realmente funcionen, con objetivos acordes con la realidad de la flota.

Pero ¿por dónde empezar? Conózcalo ahora:

¿Cómo recopilar datos para su análisis?

Hay dos alternativas: herramientas digitales y herramientas manuales. Con las digitales, el trabajo es más fácil, pues los procesos están automatizados.

Pero, aunque no tenga un software para este propósito, puede usar y actualizar constantemente sus hojas de cálculo y herramientas manuales siguiendo un estándar de registro.

Esta segunda alternativa es, sin duda, más laboriosa, principalmente para flotas que superan los 50 vehículos en operación. Al fin y al cabo, el volumen de datos producido es enorme: información sobre vehículos, neumáticos, combustible, conductores y mucho más para analizar.

¡Precisamente ahí debe tener cuidado! Disponer de tanto no significa que necesite usarlo todo. Por eso, continúe y entienda:

¿Cómo usar el análisis de datos en la flota?

El primer paso en el análisis de datos de la flota es entender a qué información es más importante dar seguimiento. Esta decisión debe basarse en los objetivos de la empresa.

Por ejemplo, si la planificación estratégica busca reducir el costo de combustible, necesita analizar indicadores relacionados con esa gestión, como el consumo medio por mes, por conductor, el valor del km recorrido por vehículo y demás.

Con esa visión clara de qué priorizar, el análisis de datos será más efectivo.

A partir de ahí, conviene determinar cómo pueden ayudar los datos a mejorar su operación.

Siguiendo el ejemplo, con los datos de consumo de combustible por conductor, incluida la visualización de qué vehículo se utilizó, el kilometraje recorrido y el tiempo de viaje, puede entender si el conductor sigue o no prácticas de conducción económica y segura.

En general, tener datos disponibles de inmediato es fundamental para tomar decisiones que definan el presente y el futuro de su flota. Por lo tanto, determine cuáles son los datos más importantes, los medios para recopilarlos y los sistemas de análisis de datos para su gestión.

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¿Por qué es necesario el análisis de datos?

La información generada en una operación de transporte puede usarse con varias finalidades diferentes, pero todas igualmente importantes. El primer motivo y el más común de las flotas es la estrategia de optimización de la empresa de transporte.

Es decir, se usa el análisis de datos para entender ampliamente cómo funciona la operación y sus procesos diarios. Después de un tiempo, tiene información suficiente para empezar a ganar previsibilidad sobre las demandas y capacidades de la flota.

A partir de ese punto es posible comenzar a implementar nuevas rutinas para mejorar resultados y medir el impacto generado.

Además, mediante el análisis de datos en la flota puede realizar una mejor gestión del desempeño, identificando a los conductores destacados de la empresa y los vehículos que más problemas presentan, entre otra información.

Con ello, puede reducir mucho los costos de mantenimiento correctivo y optimizar la oferta de capacitación para los conductores de bajo desempeño.

También es posible establecer un benchmarking con la recopilación y el análisis de datos, generando estándares de comparación entre unidades de su propia empresa o con el mercado logístico en su conjunto.

Integración de datos: ¿qué es y cómo funciona?

Si su empresa opera una flota, necesita acceso a una gran variedad de fuentes de datos para administrar eficazmente los vehículos, los conductores y la operación. Esta información normalmente está disponible en varias aplicaciones, documentos y sistemas de su negocio.

Por ejemplo, el software de contabilidad puede mantener los datos más actualizados de los clientes, mientras que el de RR. HH. aporta información sobre perfiles y capacitaciones de los conductores. Una aplicación de gestión de mantenimiento aporta controles sobre vehículos inoperativos o disponibles para viajar y también puede incluir costos de piezas y reparaciones.

Las posibilidades son muchas. Por eso comenzó a utilizarse la integración de datos y se espera que siga creciendo.

Para explicarlo mejor, la integración es el intercambio automático de datos entre sistemas, que elimina la necesidad de introducir datos manualmente y coordina la información entre ellos. Así, facilita la visibilidad y el acceso a la información almacenada en distintos lugares.

Esta es una solución para que el gestor siempre disponga de información, cruces de datos e informes confiables para tomar decisiones y optimizar los resultados de la flota.

¿Qué tipo de datos recopilar para la flota?

Ya respondimos esta pregunta: ¡depende de su objetivo! Si identifica que necesita mejorar los costos de neumáticos, debe recopilar datos como la vida media de cada modelo, el costo por kilómetro recorrido, las causas de descarte y demás.

Si quiere reducir los costos de mantenimiento de los vehículos, debe enfocarse en analizar qué ítems presentan más problemas, los costos de reparación, el costo por kilometraje, etc.

¿Ve cómo cada etapa de la operación de transporte tiene una gran cantidad de datos que puede analizar? Primero, enfóquese en identificar los puntos sobre los que desea tener mayor control. A partir de ellos sabrá qué datos recopilar.

Estos puntos también pueden llamarse indicadores de desempeño o KPIs de la flota. Para seguir ampliando su conocimiento, vea nuestro video sobre el tema:

(video en portugués)