¿Qué información buscar al recopilar datos de la flota?

La recopilación de datos en el sector del transporte y en operaciones de vehículos pesados aún no está totalmente extendida, pero se vuelve más común cada año.

La gestión de flotas es un trabajo que exige atención, trata con costos altos y necesita constantemente alternativas que busquen ahorrar tiempo y dinero.

Al fin y al cabo, la mejor forma de trabajar con soluciones, especialmente las tecnológicas, es evaluar los datos recopilados durante una rutina de trabajo, contando también con la participación de los conductores y demás empleados.

Ahora, para que entienda plenamente lo importante que es estar informado y actualizado sobre la situación de cada camión, responderemos en esta publicación las siguientes preguntas:

• ¿Necesita recopilar datos en la flota?
• ¿Qué información buscar al recopilar datos de una operación de vehículos pesados?
• ¿Cómo hacer una buena gestión de datos en la operación?

¿Necesita recopilar datos en la flota?

¡Sí! Necesita utilizar datos en la operación de transporte. Son importantes para la organización y el progreso de toda empresa, y el principal aliado para alcanzar metas y objetivos específicos.

Considerando todas las etapas de una flota de vehículos pesados, son muchos los detalles que involucran el cuidado de los camiones, la manipulación y el transporte de carga, las rutas de entrega, la documentación y la seguridad.

En cada una de estas etapas existe la necesidad de dar seguimiento a la rutina y al desempeño que impulsen el desarrollo del departamento y de la empresa. Es entonces cuando la recopilación de datos aporta sus mayores contribuciones.

Observando la información recopilada en el día a día de los empleados, reúne lo necesario para pensar en estrategias que busquen aportar más productividad, agilidad y eficiencia al equipo y a la flota.

Además, ayuda a reducir costos y a mantener la consistencia del servicio prestado.

Aunque es un excelente recurso, antes de iniciar su proceso, también debe prestar atención al exceso de análisis.

Cuando se aprovecha bien el potencial de la recopilación de datos, puede terminar perdiéndose y haciendo análisis de información que, aunque parezca importante, no contribuye a su base de conocimiento interna.

Es decir, pierde tiempo sacando conclusiones que no generan decisiones efectivas en su gestión.

Para evitarlo, su primer paso debe ser una planificación de flotas orientada a la realidad de su negocio, empresa y flota. Así podrá crear objetivos y definir métricas e indicadores de desempeño acordes.

Ahora sí está preparado para empezar a recopilar datos y centrarse en los que realmente causan impactos positivos en la rutina de la operación de transporte.

¿Qué información buscar al recopilar datos de una operación de vehículos pesados?

1 – Funcionamiento de los vehículos

Los camiones son la base de la flota; sin ellos es imposible realizar cualquier tipo de movimiento de carga y mercancías. Y no es fácil adquirir nuevos vehículos pesados cada vez que falten unidades en la flota, pues los costos son altos.

Esto significa que es indispensable dar seguimiento al estado de conservación de los camiones, algo que puede hacerse mediante mantenimientos preventivos, con inspección diaria antes y después de los desplazamientos.

Es un cuidado que parece pequeño, pero al registrar esta información tiene mayor control y detalle cuando ocurren problemas. Además, estos se corrigen más rápido cuando hay un incidente.

Para descubrir la causa de los problemas que ocurren con los vehículos de su flota, debe dar seguimiento a la rutina de diversas formas:

• Monitoreando las rutas en tiempo real para entender si se cumple la ruta planificada, cuáles son las paradas realizadas durante el recorrido, la velocidad media utilizada, entre otros datos que ayudan a descubrir si el conductor conduce adecuadamente.
• Recopilando regularmente datos de presión y profundidad de los surcos de los neumáticos, siguiendo un cronograma de inspección, para determinar la presión adecuada de rodadura de cada modelo de neumático de la flota.
• Realizando el checklist de vehículos con frecuencia, buscando problemas en los ítems que componen el camión y solicitando servicios de mantenimiento cuando sea necesario, para evitar consecuencias mayores.

Todo esto genera conocimiento sobre el vehículo que, con el análisis posterior, ayuda a descubrir componentes que pueden influir en su mal funcionamiento o en su consumo excesivo de combustible.

2 – Control de combustible y abastecimientos

Ya que no se puede controlar el precio del combustible, hay que encontrar otras formas de ahorrar, ¿cierto? Una de ellas es dar seguimiento al gasto por kilómetro recorrido.

Cuando el camión consume combustible por encima de lo normal, indica que algo está mal. Pero para saberlo, es necesario recopilar datos de todos los vehículos, dando seguimiento a las variaciones excesivas del gasto en abastecimiento de combustible.

Los motivos que pueden llevar a esto pasan tanto por el estilo de conducción del conductor como por posibles problemas en el camión y/o los neumáticos.

Por ejemplo, cuando la calibración de presión es inferior a la debida, los activos pierden su fuerza y el motor del vehículo debe trabajar más, quemando más combustible para compensar.

Lo que necesita para analizar el consumo de combustible es recopilar datos sobre:

• Los mantenimientos del vehículo, identificando los componentes que presentan fallas y con qué frecuencia ocurre;
• Los abastecimientos realizados por ruta y distancia recorrida, algo posible mediante el rastreo de carga;
• El desgaste de los neumáticos de la flota, identificando su nivel y si ya es hora de cambiarlos por neumáticos nuevos en mejores condiciones.

3 – Monitoreo del desempeño de los neumáticos

Los neumáticos son piezas esenciales del vehículo y reciben la mayor exposición a daños por el peso, la lluvia, el sol y las carreteras en mal estado. Esto provoca daños en la estructura externa y, en algunos casos, también en la interna, con posibles consecuencias como accidentes y pérdida de eficiencia y productividad.

Por eso, dar seguimiento a los neumáticos de la flota es fundamental. Además, genera otros beneficios mediante la gestión de neumáticos, como ahorro de combustible, reducción de mantenimientos preventivos y correctivos, y reducción del descarte anticipado de neumáticos.

Para alcanzar todos estos resultados, necesita realizar la inspección de neumáticos, es decir, recopilar los datos de medición de presión y profundidad de surcos. Esta es la principal información necesaria para llegar a conclusiones como:

• La marca y el modelo de neumático de mejor desempeño para su operación, o incluso por ruta recorrida en la rutina de la flota;
• Los neumáticos de mejor CPK en la flota;
• Las causas del desgaste prematuro de neumáticos;
• Por qué está enfrentando rechazos de recauchutado;
• Entre otros.

Los registros de estos datos se envían al gestor de neumáticos, que agenda todos los servicios y puede planificar mejor los mantenimientos y los cambios.

4 – Optimización de la planificación de rutas

Conocer el trayecto de la entrega y sus peligros es importante, y solo con la planificación de rutas y el uso de datos en la flota es posible.

Se trata de recopilar datos como qué calles estarán en la ruta y su estado, si el lugar de paso presenta riesgo de robo de carga, cómo es la circulación en esos lugares, si hay muchas curvas y semáforos, y así sucesivamente.

Mediante un sistema de monitoreo y planificación de rutas en la flota, es posible recopilar esta información, hacer el análisis correspondiente y buscar optimizar los resultados, como, por ejemplo, reducir el tiempo de entrega, generando ahorro en la operación.

¿Cómo hacer una buena gestión de datos en la operación?

Con ayuda de tecnologías de gestión e integración de datos en el control de flotas. La aparición de las logtechs en los últimos años trajo soluciones innovadoras para todas las áreas de su operación de vehículos pesados, desde el control financiero hasta la gestión de neumáticos.

Así como necesita entender qué información es más importante analizar en su flota, debe buscar soluciones que contribuyan a recopilar los datos pertinentes.

Entre las alternativas, puede dar preferencia a un checklist digital. Una herramienta que ayuda tanto en la rutina del gestor como en la del conductor, permitiendo realizar las inspecciones más rápidamente y guardar automáticamente todos los datos, disponibles en tiempo real en el sistema a medida que se registran las inspecciones.

Por otro lado, puede tener mayor necesidad de adquirir una solución para registrar los abastecimientos de combustible de la flota, visualizando los montos gastados y cada cuánto tiempo son necesarios nuevos abastecimientos de combustible.

También puede optar por sistemas de rastreo, planificación de rutas, gestión de multas, control documental, y así sucesivamente. Las opciones son tantas que conviene reforzarlo: una gestión de flotas eficiente pasa por definir sus prioridades.

De cualquier forma, todos estos sistemas cuentan con varias maneras de agilizar y hacer más seguras todas las etapas del trabajo. Por eso, utilizar la tecnología a favor de la flota es la mejor inversión que puede hacer.

En Prolog, las soluciones para recopilar datos son el sistema de gestión de neumáticos y la plataforma de checklist electrónico. Conozca cómo funcionan y todo lo que puede analizar en una demostración gratuita con uno de nuestros especialistas.