Conheça a rotina da gestão de transporte de cargas

A rotina na frota pode parecer caótica para quem vê de fora, porque uma operação de transporte reúne muitas responsabilidades ao mesmo tempo. A gestão de transporte de cargas existe justamente para tornar prioridades, responsáveis e exceções visíveis, em vez de deixar cada urgência conduzir o dia.

A resposta pode ir para ambos lados. Afinal, se você não tem uma boa gestão de frota, precisa estar sempre correndo atrás dos prazos para cumprir suas entregas. Por outro lado, uma operação logística tem muitos processos e etapas. Ou seja, os dias de cada colaborador são repletos de tarefas.

Agora, quais são essas tarefas? E quem são os responsáveis? 

Você precisa da resposta para essas questões a fim de entender qual é a situação da sua frota e o que pode fazer para tornar seus processos diários melhores, certo? Então, neste post, confira:

• O que é uma gestão de transportes;
• Por que é importante realizar a gestão de transporte de cargas;
• Como fazer esta gestão de maneira eficiente;
• Quais são os processos rotineiros de uma operação de transportes.

O que é gestão de transportes de cargas?

Essa etapa de uma operação de transportes é considerada a principal, é a partir dela que todos os processos e atividades diárias são definidas. Assim, define-se como o controle de todas as movimentações da carga, da sua coleta até a sua entrega final, seja a um ponto de vendas ou ao consumidor final.

Para outros tipos de transporte, a gestão também acontece, mas com processos e prioridades condizentes com as diferentes realidades. 

Por exemplo, para uma frota de ônibus, o objetivo é garantir o conforto e segurança aos passageiros, sendo as inspeções internas do veículo tão importantes quanto as revisões mecânicas.

A frota de caminhões de carga tem a responsabilidade de a parte interna estar em boas condições, para manter a qualidade e integridade dos insumos e produtos que forem transportados, mas a inspeção mecânica e elétrica tem um peso bem maior para o funcionamento do veículo na realização de rotas.

Por que é importante realizar a gestão de transporte de cargas?

A importância da gestão de transporte de cargas está em dar base para decidir sobre custos, prazos, disponibilidade de veículos e nível de serviço. Resultados como reduzir custo, tempo de rota ou perdas não são automáticos: precisam ser definidos, medidos e analisados no contexto de cada operação.

• Redução de custos operacionais;
• Menor tempo de realização de rotas;
• Redução de perda de cargas;
• Antecipação de despesas de transporte;
• Criação de planos de manutenção mais eficientes;
• Maior produtividade na rotina da operação;
• Aumento de competitividade no mercado.

Como fazer a gestão de transporte de cargas?

Para começar, você precisa organizar tanto a sua rotina quanto a dos colaboradores, definindo quem são os responsáveis por cada tarefa e como podem contribuir para a eficiência das entregas da frota.

Igualmente, é necessário definir os objetivos e metas da transportadora, a fim de conseguir identificar quais os indicadores de desempenho a serem acompanhados.

Por exemplo, se você pretende medir a produtividade na rotina da operação, precisa definir o tempo médio de realização das tarefas e utilizar algum método viável para ter este controle. 

Assim, tendo os dados necessários para analisar quem está dentro do tempo planejado, quem está muito acima ou até mesmo se este tempo realmente é possível de ser cumprido.

Depois, você pode avaliar as tecnologias e sistemas necessários para os processos priorizados. Checklist e aferidores digitais podem apoiar as inspeções; rastreadores de carga, soluções de telemetria disponíveis no mercado e roteirizadores atendem a necessidades diferentes. A escolha deve considerar o problema que se quer resolver, a integração necessária e a capacidade da equipe de usar os dados.

Confira as principais etapas a seguir, em mais detalhes:

1 – Conheça as responsabilidades diárias da operação de transporte

Manutenção de veículos

Os cuidados com a qualidade e funcionamento dos veículos são essenciais para garantir viagens seguras e sem problemas. Da mesma maneira, é preciso realizar a inspeção e manutenção de máquinas e equipamentos, quando estiverem presentes na operação.

O uso do checklist, tanto de papel quanto digital, facilita o trabalho para não esquecer nenhum detalhe.

Para uma rotina de manutenção e inspeção, selecione itens compatíveis com o veículo, o tipo de viagem e os riscos mais recorrentes. A lista deve ser suficiente para identificar desvios relevantes; reduzir itens só para ganhar velocidade pode deixar de fora um problema importante.

Nesses casos, inclua as luzes dos faróis, óleo do motor, água do radiador, nível de combustível, entre outros. E sempre confira se há danos visíveis nos pneus, como bolhas, cortes ou rachaduras.

Consolidação das cargas

A consolidação consiste em tornar as entregas mais rápidas e eficientes. Como isso é possível? Primeiro, agrupando pedidos por localizações próximas. Depois, pensando em unir o maior número de pequenas mercadorias em uma única entrega.

Além de agilizar a distribuição, é uma maneira de organizar melhor os armazéns, otimizando também o tempo de carregamento do veículo antes de sua saída.

É preciso estar acompanhando e organizando as entregas diariamente, já que novos pedidos chegam constantemente e, por vezes, um produto pode voltar ao armazém por entrega não-concluída ou mesmo devolução.

Planejamento de rotas

A gestão de transporte de cargas envolve tanto planejar viagens curtas, urbanas, quanto longas, prevendo, em muitos casos, entregas interestaduais. Os planos são realizados conforme tamanho e nicho de cada transportadora.

De modo geral, as viagens devem ser definidas com base em:

• Distância entre pontos de partida e chegada;
• Tempo médio de viagem esperado;
• Número de paradas necessárias;
• Tempo médio para cada parada.

Caso seja uma rota para a qual a empresa ainda não tem experiência, sistemas roteirizadores podem apoiar a criação de alternativas. O plano, porém, precisa ser revisado com quem executa a viagem e considerar restrições de veículo, carga, janelas de entrega, paradas e segurança.

O objetivo da roteirização é equilibrar nível de serviço, viabilidade operacional, segurança e custo — não apenas encurtar o percurso no mapa.

Monitoramento de carga e veículos

Monitorar viagens pode ser parte importante da gestão de transporte de cargas. GPS, telemetria e outras soluções de mercado têm escopos diferentes; a empresa deve definir quais dados precisa acompanhar, quem recebe alertas e como a informação será usada na rotina.

Se optar por um meio de controle como o RFID, a visualização pode se concentrar na carga, pois a identificação é instalada em cada produto ou volume conforme o processo adotado.

Escolha o recurso conforme o risco e a decisão que ele deve apoiar. Não basta visualizar uma informação: é necessário ter responsáveis e procedimento para agir quando houver desvio.

Dados de localização, velocidade ou eventos de condução, quando fornecidos pela solução escolhida, podem ajudar na investigação de ocorrências. Eles não dispensam contato com o motorista, plano de contingência nem os protocolos de segurança da empresa.

Também é importante definir como solicitar apoio a motoristas diante de quebra, acidente ou ocorrência com a carga, com contatos atualizados e critérios claros de escalonamento.

Inclusive, outra parte das responsabilidades diárias da operação é o:

Gerenciamento de riscos

Embora um plano de contingência generalizado deva fazer parte de um planejamento anual da empresa, os riscos estão diretamente relacionados às viagens. Portanto, você precisa estar cuidando disso no dia a dia da frota.

Tudo que pode gerar atraso no prazo de entrega, dano à carga ou cancelamento da viagem deve entrar no mapa de riscos. O efeito pode ser em cascata: uma falha de manutenção, por exemplo, afeta disponibilidade do veículo, programação, atendimento ao cliente e custo de recuperação.

Por exemplo, um motorista que não realizou a inspeção do veículo antes de partir para uma viagem de longa distância. No meio do caminho, ele fez uma parada e, quando quis sair novamente, o veículo não ligou. E agora?

Se não foi identificado nenhum problema antes da saída, qual medida tomar? 

E pior ainda, se não houver nenhuma luz de identificação acesa no painel do veículo, como saber o que aconteceu? Como buscar ou solicitar ajuda da central? Em qual local buscar ajuda, borracharia, mecânica, elétrica?

Além de demorar muito tempo para ser socorrido, existe a possibilidade de o veículo não possuir conserto.

O atraso na entrega é inevitável de qualquer maneira: o motorista tem que esperar o caminhão estar liberado ou você perde a viagem por completo, sendo necessário retornar o veículo e cargas à central para, depois, enviar os produtos em uma nova rota.

2 – Entenda as responsabilidades de cada etapa da gestão de transporte de carga

Com tantas tarefas em uma rotina de operação de transporte, é preciso que uma equipe completa seja montada. Para isso, alguns dos principais cargos incluem:

Supervisores, gerentes e/ou coordenadores

Os mesmos cuidam da organização dos processos e distribuição das tarefas para cada equipe em seu setor. Devem monitorar e analisar o andamento de todas as rotinas. 

Cada gestor é responsável por sua área, ou seja, o gestor da frota precisa estar ciente de todo o processo, enquanto o gestor de pneus precisa lidar apenas com as tarefas relacionadas a pneus, já o gestor de manutenção lida com a inspeção, funcionamento e desempenho dos veículos, etc.

Cada operação possui diferentes responsáveis, conforme porte e verba disponível. Portanto, se não há capacidade de contratar um gestor exclusivamente para lidar com os pneus da frota, esta função deve ser delegada a alguém capacitado para isto — como o próprio gestor de frota ou o responsável pelas manutenções veiculares.

Analistas

São o “braço” dos gestores, coletando e analisando dados da frota para fundamentar a tomada de decisão final dos gestores. É possível ter um analista de frota ou analistas específicos para cada setor (analista de pneus, analista de veículos, etc.).

Os analistas também são os responsáveis por identificar e sugerir novos métodos de coleta e organização dos dados da frota, trazendo a otimização de processos e na interpretação das informações.

Assistentes

Fazem o trabalho mais “braçal” e/ou operacional da empresa, sendo responsáveis, geralmente, por tarefas que envolvem documentos — emissão de notas fiscais e ordens de serviço. 

Também fazem o contato principal com clientes e fornecedores, assim como podem ficar com a responsabilidade de fazer o fechamento de valores de frete.

Conferentes

Conferem as cargas e movimentação na frota, registrando, conforme necessário, o que aconteceu com cada mercadoria.

Motoristas

Nem precisa explicar, concorda? Mas, se tem algo que podemos complementar aqui, é que o motorista é responsável por, além de dirigir os veículos, realizar as inspeções dos mesmos e seus pneus através do checklist da frota e/ou do sistema de gestão de pneus.

3 – Utilize as tecnologias logísticas para facilitar os processos

Roteirizador

Um roteirizador pode reunir informações úteis para comparar alternativas de rota, mas a qualidade do resultado depende dos dados disponíveis e das restrições informadas. Trate a sugestão como apoio à decisão, não como substituto do conhecimento operacional.

Porém, verifique sempre com os motoristas se as rotas realmente estão boas. Às vezes, obras, vias esburacadas ou mesmo uma desatualização do sistema podem trazer caminhos menos eficientes.

Além disso, o motorista é quem vive o dia a dia das estradas e deve contribuir na missão de reduzir os custos de combustível e diminuir o tempo de entrega.

Sistema de gestão de transporte de cargas

Um sistema completo pode contar com a gestão de fretes, manutenções, custos, e assim vai, tudo centralizado em apenas um lugar. E existem muitos sistemas de qualidade, mas, é preciso tomar cuidado com a promessa de entregar tudo. 

Isso, pois, muitos deixam a desejar nos detalhes de cada etapa da operação.

Por exemplo, alguns softwares de gestão de frotas trazem a gestão de pneus como uma funcionalidade, mas têm apenas o controle de movimentação dos pneus, registrando a saída ou entrada em estoque, e em qual veículo foi montado.

Nesses casos, pode valer mais a pena um sistema de gestão de pneus específico para esta função.

São análises e considerações que o gestor de frota deve realizar, preferencialmente com a ajuda de seu analista de frota. Qual sistema oferece determinada funcionalidade e qual tem os melhores recursos para as necessidades atuais da frota?

Plataforma de fretes

Seja para calcular o frete ou até mesmo buscar prestadores de serviços, já há plataformas com essa funcionalidade no mercado, que podem tornar o processo de precificação bem mais simples.

Aliás, muitos desses aplicativos também trazem um sistema de contratação de motoristas para realizar as suas viagens.

Normalmente, são oferecidas alternativas conforme localização mais próxima da sua operação ou de um respectivo centro de distribuição, a fim de diminuir os custos do transporte.

Organizador e integrador de informações da rotina

Esse é um meio de centralizar e controlar todas as informações da sua frota. Como podemos notar, a rotina envolve diversas tarefas e, muitas delas, envolvem um registro de informações, seja sobre veículos, pneus, movimentação de armazém, ou outros.

Uma empresa de transportes hoje pode contar com várias tecnologias na sua rotina, como o checklist eletrônico, o sistema de gestão de combustível e o software de gestão de pneus. 

Então, fica a questão: 

Como ver todos esses dados, sem precisar trocar de sistema em sistema e perder horas em cima disso?

Com a aplicação de APIs, que fazem a integração de todos os softwares utilizados na operação e organizam os diferentes dados em apenas um local automaticamente. 

Em outras palavras, uma torre de controle logístico, como oferece o sistema da Infleet, pode reunir informações de diferentes processos. Antes de integrar ferramentas, defina quais dados são necessários, quem é responsável pela qualidade do cadastro e quais indicadores realmente orientam decisões da operação.

4 – Acompanhe os KPIs para tomar decisões melhores na sua gestão

Ao definir os indicadores de desempenho da frota e aplicar as tecnologias necessárias para coleta desses dados, você consegue gerar análises e tirar conclusões certeiras para tomar decisões melhores.

Referências e boas práticas ajudam, mas os dados do dia a dia mostram quais hipóteses se sustentam na sua frota. Registre a definição de cada indicador, o período analisado e as mudanças ocorridas na operação antes de concluir que uma ação foi a causa de um resultado.

Quanto aos indicadores que devem ser acompanhados, você deve avaliar conforme os objetivos e metas que foram definidos. Confira: