Planificación de costos de flota: cómo hacerla

La planificación de costos de flota es laboriosa, pero gratificante. Al saber cómo planificar y cumplir sus metas, la flota también logra ahorrar y reducir gastos.

En general, no hay nada especial en elaborar una planificación de costos. Puede parecer una tarea muy complicada, pero lo más difícil es la ejecución. Con precios exorbitantes y constantes aumentos del combustible, por ejemplo, es difícil medir con precisión los gastos que tendrá en esa área.

Sin embargo, siguiendo los principios de organización de los costos y control estricto de los gastos, mediante herramientas que promueven el ahorro y ayudan a elaborar y analizar informes, su empresa de transporte puede tener un plan exitoso.

Cómo planificar los costos de su flota

El principio de toda buena planificación es saber qué se está haciendo y empezar por el principio. Por lo tanto, antes de iniciar los cálculos, primero necesita un diagnóstico actual de su flota. Esto significa, en otras palabras, hacer un análisis de los costos actuales.

Lo más importante en ese momento es entender que todo es un gasto, incluso la inactividad de los vehículos y de los conductores de la flota.

Otros factores que generan costos excesivos (e innecesarios) son la depreciación de vehículos, el estilo de conducción inadecuado y el peso de la carga por vehículo. ¿Sabía que incluso un vehículo con poca carga puede ser un desperdicio?

Aunque no perjudique al vehículo, un camión con poca carga gasta más combustible para hacer menos entregas. No tiene sentido, ¿verdad?

Principales costos de una operación de transporte

Como en muchos otros negocios, existe una diferencia entre costos variables y fijos que debe tenerse en cuenta.

Sin embargo, los principales costos de una flota normalmente son los variables, que incluyen combustible, mantenimiento e inversión en seguridad. También deben tenerse muy en cuenta el pago del seguro vehicular, los impuestos y tasas e incluso la contratación y capacitación de empleados. Al fin y al cabo, son inherentes a la flota.

La planificación de costos a largo plazo también debe considerar el ciclo de vida de los vehículos (para calcular el momento y el valor de una adquisición de flota).

Consejos para una gestión de flotas económica

Una de las cosas que puede hacer para ahorrar más en la gestión de flotas es tener una rutina de seguimiento. Todos los días tendrá costos por algo, ¿verdad? Es decir, todos los días debe verificar si están dentro de lo esperado o si algo se está saliendo de la planificación.

Otro consejo habitual es la capacitación de los conductores. Todos deben recibir instrucciones para conducir de forma defensiva y económica, así como aprender la importancia de realizar el checklist correctamente e informar los problemas siempre que aparezcan.

Hablando de combustible, establecer acuerdos con estaciones de abastecimiento puede resultar muy interesante para ahorrar en ese aspecto.

También puede invertir en una solución centralizada de cobros y gastos, una solución centralizada de pagos, cobros y gastos que le permita tener una visión más amplia del presupuesto y de su destino.

Y, por supuesto, algo que siempre incluimos en los consejos de gestión: los datos. Asegúrese de tener herramientas que recopilen y analicen datos para entender todos los procesos de su flota realmente a fondo.

¡Así verá dónde están las fallas y cómo resolver sus problemas!

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(video en portugués)