4 herramientas para recopilar y analizar datos de la flota

Ya conocemos diversas herramientas para la recopilación de datos de la flota, pero ninguna herramienta por sí sola cubre las necesidades de recopilación de los numerosos procesos diferentes que tiene una flota.

Por eso, muchas veces las empresas de transporte apuestan por distintas tecnologías y utilizan un sistema centralizador que conecta todo el software mediante API.

Pero la pregunta de hoy es: ¿en qué herramientas invertir?

Eso es lo que respondemos a lo largo de este artículo. Por tanto, lea hasta el final antes de tomar su decisión y conozca ahora cuatro herramientas utilizadas para dar seguimiento a los indicadores de desempeño de la flota y optimizar su gestión.

Hojas de cálculo

Aunque no son el medio de control más eficiente, ya son un comienzo. ¡Quien tiene hojas de cálculo tiene acceso a la información!

Uno de sus puntos débiles es que la hoja de cálculo no automatiza el análisis de los indicadores, sino que recopila los datos necesarios para que usted haga manualmente los cálculos que necesita.

De hecho, las herramientas para crear hojas de cálculo, como Excel y Google Sheets, permiten crear fórmulas para hacer sumas, secuencias y otras funciones.

Sin embargo, necesita saber qué está haciendo para no cometer errores al construir las fórmulas y terminar con datos incorrectos después.

Software

Hoy contamos con una buena variedad de software en el mercado. Algo que ya esperábamos hace algunos años con el surgimiento y rápido crecimiento de la tecnología y la inteligencia artificial.

Mientras se extienden por diversos sectores del mercado en su conjunto, optimizando la atención y los procesos internos, en la flota también pueden utilizarse en distintas etapas.

Por ejemplo, en Prolog ofrecemos el sistema de gestión de neumáticos. En él, los datos de la inspección se ingresan en tiempo real durante la recopilación (por Bluetooth) y el sistema realiza todo el procesamiento y análisis de esos datos, entregando información como la estimación de vida y recauchutado de cada neumático, así como el CPK de cada uno.

Algunos sistemas utilizan inteligencia artificial para crear mejores rutas para los viajes de transporte de carga de su flota.

Otras tecnologías se centran en rastrear las cargas y las entregas, además de aportar datos diversos sobre la velocidad media del vehículo, el número de frenadas bruscas o los momentos de aceleración excesiva, entre otros.

Todas ellas se orientan a los vehículos y a los viajes en sí; sin embargo, también encontrará software para planificar las finanzas de la empresa, controlar la cadena de suministro del comercio exterior, etc.

Tres opciones de software bastante populares incluyen:

ERP

O “Enterprise Resource Planning”, que significa “Planificación de Recursos Empresariales”. Este tipo de sistema se considera el más completo. Aunque le falten algunos recursos, puede abarcar algunas de las funcionalidades más importantes.

Entre ellas, el control de flota, la gestión de almacén y/o inventario, la gestión de empleados y proveedores, la integración fiscal y el control de documentación. Según el sistema que elija para su negocio, podrá tener más o menos funciones.

Es ventajoso para quien busca centralizar más funciones y tener menos sistemas. Sin embargo, en la mayoría de los casos necesita complementarlo con tecnologías de rastreo y gestión de neumáticos, por ejemplo.

Checklist digital

El checklist electrónico (o digital) facilita mucho el trabajo de todo el equipo que necesita participar en el proceso de inspección vehicular y darle seguimiento.

Mientras que para el conductor es mejor y más práctico completar el checklist con el celular en una mano e inspeccionar el vehículo con la otra, el mecánico ya recibe en tiempo real los problemas registrados en la inspección (con fotos cuando sea necesario) y puede empezar a trabajar de inmediato.

Por último, el gestor de flotas no necesita analizar lista por lista para encontrar patrones o problemas y entender los vehículos para tomar decisiones de compra o sustitución. Basta con acceder al sistema y consultar los informes que respondan a su necesidad del momento, o personalizar su propio informe.

Gestión de neumáticos

La gestión de neumáticos tampoco suele ser una funcionalidad incluida en otros sistemas de gestión. Esto se debe a que tiene una función muy específica (e importantísima): recopilar información sobre los neumáticos de la flota.

Al mismo tiempo que se realiza la inspección de neumáticos, los datos se ingresan al sistema y se hace un cálculo para determinar:

• las condiciones actuales del neumático;
• la necesidad de calibración;
• las posibles causas del desgaste excesivo;
• las posibles soluciones para evitar la pérdida prematura de la carcasa;
• entre muchos otros datos.

Al igual que con el checklist digital, basta con que el gestor acceda al sistema y elija el informe que prefiera para analizar los neumáticos. O acceda al dashboard, si elige Prolog para su operación, y explore toda la información disponible.

Evolución del desempeño de la flota

Para entender la verdadera evolución del desempeño de la flota, necesita saber qué quiere medir y, entonces, determinar los indicadores necesarios.

Para dar un ejemplo más claro, si tiene el objetivo de ahorrar combustible, puede trabajar con metas mensuales como “reducir en X% el consumo medio de X vehículos”. Para medir si está cumpliéndolo o no, necesita un sistema de gestión de combustible, rastreo vehicular y checklist electrónico.

Esta combinación proporcionará los datos necesarios sobre cuánto combustible se cargó, cuánto se gastó, cómo se comportó el conductor en carretera y si el vehículo presentó algún problema antes o después del recorrido.

Entre otros datos que puede medir en su flota para analizar el desempeño general están la productividad, el mantenimiento, los neumáticos y las multas.

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(video en portugués)