No conformidad en la flota: qué es y cómo identificarla

La no conformidad en la flota debe evitarse para que pueda garantizar la seguridad, la eficiencia y el cumplimiento de la legislación en sus operaciones de transporte.

Gestionar una flota va más allá de mantener los vehículos en movimiento; también es necesario tener la máxima calidad en los servicios prestados. Sin embargo, identificar estas no conformidades puede ser difícil y propenso a errores.

Por eso, el checklist electrónico es una herramienta que viene destacándose en las rutinas de inspección y mantenimiento de flotas. Entienda cómo esta solución moderna puede transformar su gestión.

Vea a continuación:

Qué son las no conformidades de la flota;
Desafío de identificarlas manualmente;
Solución: checklist electrónico para identificar no conformidades.

¿Qué es la no conformidad en la flota?

El problema de no conformidad en la flota puede representar diversas situaciones que no cumplen el estándar de buen funcionamiento y de seguridad en la circulación de un vehículo. Son irregularidades que pueden surgir de varias formas, generalmente relacionadas con cuestiones mecánicas, pero también pueden incluir otros aspectos operativos.

En general, las no conformidades indican que algo no está ocurriendo como debería.

Ejemplos de no conformidad en la flota

Problemas mecánicos

Las fallas mecánicas ocurren cuando la inspección preventiva del vehículo no se realiza según un cronograma preestablecido. Es importante revisar los ítems siguiendo determinados intervalos de tiempo o según el kilometraje recorrido: utilice lo que ocurra primero.

Por ejemplo, la suspensión debe revisarse cada 6 meses o cada 10 mil km recorridos.

Si se alcanza el kilometraje antes de cumplir 6 meses, es necesario realizar esta inspección. Si se cumplen 6 meses de uso sin completar 10 mil km recorridos, la inspección se realiza igualmente.

Otras fallas comunes se presentan en los sistemas de frenos y transmisión.

Desgaste de los neumáticos

El desgaste de los neumáticos es una no conformidad en la flota, ya que, además de ser un problema por sí mismos, los neumáticos desgastados también provocan algunas fallas mecánicas y daños estructurales en los vehículos.

Los daños en la carrocería, la suspensión y la amortiguación del vehículo pueden deberse a los neumáticos desgastados, que hacen que se balancee y vibre más al circular, principalmente en vehículos que realizan viajes de larga distancia a alta velocidad.

Documentación irregular

La documentación también puede entrar en la lista de no conformidades si ha superado su fecha de validez.

Además, la falta de documentación obligatoria en el transporte puede ser una no conformidad y generar multas e incluso la incautación del vehículo y la carga, en algunos casos.

La importancia de la conformidad de la flota

La conformidad de la flota significa operar los vehículos siguiendo normas y estándares ya establecidos, tanto por la legislación de tránsito brasileña como por la política de flotas de la empresa.

La no conformidad genera diversos riesgos en las operaciones de transporte, y mantener la conformidad es fundamental para reducir los riesgos y accidentes de una flota. Así protege a los conductores y a la empresa de perjuicios financieros y de reputación.

Mantener la conformidad también contribuye a un factor indispensable en la gestión de flotas actual: la recopilación y el análisis de datos precisos sobre el desempeño de los vehículos. Así tendrá información adecuada para tomar decisiones fundamentadas y garantizar la mejora continua de sus operaciones.

Los desafíos de identificar la no conformidad manualmente

1 – Pérdida de información

Es fácil perder información al realizar procesos manuales. La transferencia de datos a hojas de cálculo o sistemas puede provocar la pérdida de información que sería crítica para su gestión de flota.

La posibilidad de extravío del checklist de papel puede incluso causar la pérdida permanente de registros esenciales, que incluso podrían contener información para generar una Orden de Servicio que evitaría la no conformidad de la flota.

Además, también existe el riesgo de que el gestor olvide ingresar los datos correctamente y termine perjudicando la coherencia y confiabilidad de la información.

2 – Errores al ingresar los datos

Otro problema que trae el proceso manual es el error que puede ocurrir al completar la información, tanto al realizar el checklist como al ingresar estos datos en las hojas de cálculo o los sistemas.

La interpretación incorrecta de la escritura de los conductores y el ingreso en campos equivocados de las hojas de cálculo también son problemas comunes que dificultan la identificación y el seguimiento de la no conformidad en la flota.

3 – Negligencia en las actividades

El uso de checklists de papel es lento y poco práctico para los conductores, lo que puede provocar negligencia en las actividades de inspección vehicular.

Para quienes todavía realizan las tareas, la falta de practicidad puede llevar a los conductores a saltarse etapas importantes, dejando ítems del checklist en blanco y aumentando el riesgo de no identificar los problemas de los vehículos.

Solución: checklist electrónico para identificar no conformidades

Estos y otros desafíos destacan la necesidad de un enfoque más eficiente para identificar la no conformidad en los vehículos de su flota. Adoptar tecnologías como el checklist electrónico es una alternativa viable e inteligente para controlar las no conformidades, así como gestionar los servicios de mantenimiento e inspecciones de la flota.

Este tipo de plataforma también ofrece integración con servicios de mantenimiento, permitiendo abrir órdenes de servicio automáticamente.

Estas órdenes se envían y actualizan en tiempo real para el equipo responsable de realizar las correcciones en los vehículos, optimizando la programación de servicios y garantizando un enfoque proactivo del equipo de mecánicos.

Además, el sistema de checklist electrónico recopila información directamente de la aplicación de inspección y la organiza en informes automáticamente.

Esto incluye un informe de no conformidad detallado, que identifica cuáles son los principales problemas y qué ítem tiene mayor incidencia de marcas de “no conformidad”.

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Preguntas frecuentes

¿Qué se considera no conformidad en la flota?

Es toda situación que se aparta del estándar de buen funcionamiento y seguridad esperado de un vehículo. Suele aparecer en cuestiones mecánicas, pero también abarca otros aspectos operativos: en resumen, es cuando algo no ocurre como debería. Las fallas en los sistemas de frenos y transmisión, los neumáticos desgastados y la documentación vencida están entre los ejemplos a los que más se hace referencia en las operaciones de transporte.

¿Cómo se convierte el desgaste del neumático en una no conformidad?

Además de ser un problema en sí mismo, el neumático desgastado abre paso a fallas mecánicas y daños estructurales en el vehículo. Un camión que circula en estas condiciones se balancea y vibra más, especialmente en viajes de larga distancia y a alta velocidad, y esto puede reflejarse en daños en la carrocería, la suspensión y la amortiguación. Es decir, el costo no se limita al cambio de la pieza.

¿Con qué criterio definir la periodicidad de las inspecciones?

Por tiempo o kilometraje, considerando lo que ocurra primero. La suspensión sirve de ejemplo: requiere una revisión cada seis meses o cada 10 mil km recorridos; si se alcanza el kilometraje antes de los seis meses, la inspección se hace en ese momento; si se cumplen seis meses sin alcanzar el kilometraje, se realiza igualmente. No seguir este cronograma es lo que deja espacio para la falla mecánica.

¿Por qué falla la identificación manual de no conformidades?

Son tres motivos. La información se pierde al transferirla a hojas de cálculo o sistemas, y el checklist de papel también puede extraviarse, llevándose registros que generarían una orden de servicio. Hay errores al completar los formularios, tanto en la inspección como al ingresar los datos, agravados por una interpretación incorrecta de la escritura del conductor. Y hay negligencia: el proceso en papel es lento y poco práctico, lo que puede llevar a saltarse etapas y dejar ítems en blanco.

¿Qué cambia el checklist electrónico en la rutina de inspección?

Conecta la inspección con los servicios de mantenimiento y permite abrir órdenes de servicio automáticamente, que llegan ya actualizadas al equipo responsable de las correcciones y ayudan a organizar la programación de reparaciones. Los datos provienen directamente de la aplicación de inspección y se organizan en informes automáticos, entre ellos un informe de no conformidad que muestra los principales problemas y el ítem con mayor incidencia de marcas.

¿La falta de documentación obligatoria en el transporte puede generar una multa?

Sí puede. La ausencia de documentación obligatoria en el transporte es una no conformidad y puede generar multas y, en algunos casos, incluso la incautación del vehículo y de la carga. Los documentos que superaron su fecha de validez también entran en la lista de no conformidades de la flota. En ambos casos se aplica el mismo criterio: mantener la conformidad significa operar siguiendo tanto la legislación de tránsito brasileña como la política de flotas definida por la propia empresa.

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