Os documentos de transporte de cargas têm um único objetivo: comprovar que a mercadoria transportada e o transporte em si está seguindo as normas estabelecidas.
Eles servem para facilitar o acesso às informações dos produtos e como forma de comunicar o valor dos impostos.
Confira quais são os documentos essenciais para logística de transporte:
- Nota fiscal eletrônica;
- Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica;
- Conhecimento de transporte eletrônico;
- Documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico;
- Manifesto eletrônico de documentos fiscais;
- Documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos fiscais.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) formaliza a compra e venda de produtos e serviços, além de identificar o vendedor e o comprador.
Ela é válida como recibo e serve para o recolhimento de impostos de mercadorias vinculadas ao Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Por ser um modelo eletrônico, a NF-e facilita a gestão e reduz os custos operacionais, pois substitui uma grande quantidade de papéis que seriam usados para a sua emissão manual.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um resumo das informações mais relevantes da NF-e.
Ele contém a chave numérica de acesso à Nota Fiscal Eletrônica e serve para regularizar a circulação das mercadorias. Inclusive, a ausência desse documento pode gerar multa.
Mas, qual é a diferença entre o DANFE e a NF-e, exatamente?
O DANFE é um registro impresso que facilita o acesso aos dados da compra, enquanto a Nota Fiscal é um documento que corresponde à uma aquisição para a Receita Federal.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Outro documento de transporte de carga é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), o qual trata-se de um dos documentos fiscais exclusivos da atividade de transporte.
Ele é emitido e armazenado digitalmente, e sua função é bastante simples: documentar a atividade de transporte para fins fiscais.
O CT-e reúne os encargos tributários das transportadoras nos serviços de carga e descarga, intermunicipais e interestaduais. Por isso, sua emissão é obrigatória para todos os modais de transporte e deve ser apresentada durante as fiscalizações.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) nada mais é do que a versão impressa do CT-e, documento que existe apenas no ambiente virtual.
O DACTE representa o Conhecimento de Transporte Eletrônico e deve ser impresso para seguir com a carga até seu destino.
Ele serve como comprovante de que o produto transportado está seguindo as normas da lei. E, assim como o DANFE, simplifica o acesso às informações durante a circulação da mercadoria.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um dos principais documentos para transporte de cargas, pois reúne informações da NF-e e do CT-e.
Ele serve para regular os registros dos produtos em trânsito pelas transportadoras e é obrigatório para o exercício da atividade dessas empresas no Brasil.
Seu objetivo é otimizar as obrigações dos contribuintes e incluir o acompanhamento de todas as operações comerciais em um único documento.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
Como os demais documentos auxiliares, o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE) funciona como uma versão impressa do MDF-e.
Sua versão em papel apresenta à fiscalização os tipos de mercadorias que estão em trânsito, de forma simples e segura.
Vale lembrar que se o produto é transportado sem o Documento Auxiliar, tanto a transportadora quanto o cliente podem ser penalizados com multas.
Como fazer a gestão dos documentos de transporte de cargas?
Sabemos que gerir a documentação de veículos é uma tarefa muito importante, afinal, é o que garante que a sua operação rode conforme a legislação.
Por isso, separamos algumas dicas de como fazer a gestão deles. Confira:
1 – Utilize os documentos de transporte de cargas eletrônicos
A conversão dos documentos impressos em formato digital não só simplifica, como otimiza o processo administrativo da frota e empresa como um todo.
São cerca de 20 documentos que um motorista precisa levar consigo para passar pelas fiscalizações, então ter esses documentos no formato digital ajuda a organizar e reunir tudo de maneira mais prática.
2 – Tenha atenção aos prazos de validade
Os documentos do transporte de cargas têm diferentes prazos de validade, enquanto uns podem durar até 5 anos, outros podem ter sua validade vencida dentro de apenas 1 ano.
Exceto os documentos que são permanentes, como o PIS, Carteira de Trabalho e Previdência Social, necessários para o controle dos colaboradores da frota, você deve conhecer e controlar a validade de cada um.
A DANFE, por exemplo, possui diferentes prazos de validade conforme a quilometragem da entrega — descrito em legislação federal.
Alguns prazos para ficar atendo são:
- Nota fiscal: até vencer a garantia;
- Apólice de seguro de frota: 1 ano;
- Comprovante de pagamento: 30 anos;
- IPTU e IPVA: 5 anos.
3 – Tenha medidas de segurança das informações digitais
Em tempos no qual o o digital é tão forte, os ataques aos dados também aumentam, o que torna as medidas de segurança fundamentais. Por exemplo, utilizando um sistema de backup dos documentos do transporte de cargas e dos seus colaboradores.
Assim, os documentos virtuais são copiados e armazenados em uma espécie de nuvem — feita para que os documentos eletrônicos não sejam perdidos definitivamente em caso de falhas ou problemas.
Para saber mais sobre este assunto, veja quais são as principais obrigações fiscais para transportadoras.
