Se a sua operação ainda não tem uma rotina de auditorias, você está deixando de ter resultados ainda melhores no seu negócio. Afinal, a auditoria de frotas serve para entender se as determinações de funcionamento da operação estão sendo seguidas e se elas são eficientes.
Além disso, é um processo que possibilita encontrar as melhores soluções para os problemas identificados e priorizar o que é mais urgente e deve receber atenção imediata.
Entenda mais a seguir:
- O que é a auditoria de frotas?
- Porque fazer a auditoria de frotas?
- Quando fazer uma auditoria na sua frota?
- O que avaliar na sua auditoria?
O que é a auditoria de frotas?
A auditoria de frotas tem como objetivo analisar e verificar as informações gerais e de funcionamento da frota. Ou seja, é uma avaliação desde os processos administrativos até a conservação dos veículos e pneus.
De modo geral, tudo o que estiver incluído na rotina de uma frota para que uma operação de transporte funcione adequadamente deve ser inspecionado na auditoria de frotas.
O principal objetivo é que a auditoria identifique falhas através de uma análise completa dos processos da frota, esclarecendo qual é o critério da auditoria, a realidade encontrada, se foi identificado um problema, a causa deste problema e as consequências do mesmo.
A partir deste desenvolvimento, o auditor consegue chegar a uma conclusão e determinar o que pode ser realizado para melhorar o desempenho da frota.
Porque fazer a auditoria de frotas?
Para ter uma maior compreensão de como está o desempenho da sua frota.
Através dessa auditoria, o gestor passa a entender melhor os fatores mais importantes da sua frota como, por exemplo, quais são os custos reais de sua operação, o tempo que leva para um serviço de manutenção ser realizado, onde há mais problemas, etc.
A auditoria de frotas também serve como um conjunto de informações que permite realizar um melhor planejamento de frotas e direcionamento de verbas da empresa. Além disso, você passa a identificar diferentes necessidades, como a contratação de colaboradores ou ferramentas de gestão.
Os serviços de auditoria de frotas são ainda um momento de levantar informações sobre o funcionamento das suas operações de transporte e identificar onde há falhas nos processos realizados atualmente — e até mesmo se todos os processos realizados são realmente necessários.
A auditoria de frotas pode contribuir para identificar problemas como:
- Inconsistência na utilização dos veículos da frota;
- Utilização incorreta ou indevida dos veículos da frota;
- Pouca informação e visualização dos serviços de manutenção da frota;
- Baixo controle de abastecimentos dos veículos da frota;
- Desvio de combustível nos abastecimentos;
- Poucos dados para fazer um controle comparativo de ações implementadas na gestão;
- Estacionamento inadequado para os veículos;
- Estocagem incorreta de pneus;
- Alta incidência de multas de trânsito;
- Falta de treinamento e capacitação dos motoristas;
- Descarte irregular de pneus e resíduos da manutenção de frotas;
- Descumprimento da legislação brasileira de trânsito.
Quando fazer a auditoria de frotas?
Esse é um processo que deve fazer parte da sua rotina, ainda que com uma frequência reduzida. O período recomendado para a realização de uma auditoria completa da frota é, em média, a cada 6 ou 12 meses.
Em casos excepcionais, você pode realizar a auditoria se começarem a surgir muitos e constantes problemas na sua operação, principalmente se você não consegue identificar qual é a causa principal dessas ocorrências.
A auditoria vai trazer uma análise completa para não apenas identificar os problemas, mas também as soluções mais adequadas para cada situação.
O que avaliar na auditoria de frotas?
Dados dos veículos
Os veículos são os principais ativos da frota e devem estar sempre bem conservados para que as rotas sejam percorridas sem problemas.
A inspeção diária dos veículos, por exemplo, é uma das ações mais importantes e que previne a saída do automóvel em casos de itens em aberto que comprometem a segurança da operação.
Durante uma auditoria de frotas, algumas avaliações para se realizar em relação aos veículos incluem desde um levantamento da quantidade de veículos disponíveis na operação até o controle de manutenções de cada placa.
É preciso ainda que a auditoria descreva a situação desses veículos:
- Se são novos ou usados, a data de fabricação e aquisição dele;
- Qual a condição de aquisição (compra, aluguel, terceirização, etc.);
- A quilometragem percorrida (na aquisição e após ela);
- As horas de utilização em operação;
- Registro de manutenções por veículo;
- Custos com manutenção por veículo.
Tudo isso pode ser reunido e acompanhado dentro de um checklist de auditoria.
Orçamentos e gastos mensais
É comum que os orçamentos de uma frota sejam medidos por área da operação, como: combustível, manutenção, seguro, salários, etc.
Os gastos mensais são avaliados da mesma maneira, mas também podem receber algumas determinações mais específicas, como de gastos por tipo de manutenção ou quantidade abastecida por veículo.
Toda essa visualização e levantamento de informações permitem entender quais são as áreas que estão com gastos muito acima da média e que tipo de problema está acontecendo.
Por exemplo, se há um custo maior com manutenções corretivas, pode ser indicativo de uma falta de planejamento e organização nas atividades de prevenção da frota.
Documentações jurídicas
As documentações são pertinentes tanto à etapa administrativa, a nível de negócio, quanto à parte operacional, relacionados aos documentos que o motorista deve portar em uma rota.
Por isso, a organização deve ser bastante rígida e constantemente atualizada. A auditoria de frotas, nessa etapa, deve verificar documentações como: cobertura de seguro, carteiras de habilitação, certificações de transporte, formulários fiscais, notas fiscais de serviços, entre outros.
É preciso também identificar se as documentações estão atualizadas ou se há documentações faltando, entendendo se a empresa está atuando regularmente dentro da legislação prevista.
Tecnologias utilizadas
Há diversas tecnologias para frotas hoje, para os mais diversos momentos de uma operação de transporte: inspeção dos veículos, aferição automática dos pneus, rastreamento e monitoramento da frota, controle de multas e motoristas e muito mais.
O papel da auditoria, nesses casos, é entender se as tecnologias estão sendo utilizadas e bem aproveitadas para coletar e avaliar os indicadores de desempenho da frota. Afinal, existe um investimento na contratação dessas ferramentas e ele precisa ter retornos positivos para a operação de transporte.
Políticas internas e processos da rotina
A política de frotas é um documento essencial para o bom funcionamento das operações e, caso ainda não tenha na sua frota, deve providenciar imediatamente.
Nele, estão descritas as boas práticas e regras de conduta para as diversas atividades que garantem o bom funcionamento da frota, também mostrando a cada colaborador quais são as tarefas de suas rotinas.
Em alguns casos, pode ser feita uma divisão por departamentos, como uma política para a gestão de pneus, outra para a gestão de manutenção e assim por diante. Isso fica a cargo do gestor da frota decidir e entender a necessidade de fazer essa separação.
Geralmente, é algo realizado em operações de grande porte, por facilitar que cada gerente de setor possa estar totalmente ciente e por dentro das políticas de sua área.
A auditoria de frotas é útil para avaliar se as regras fazem sentido e se são realmente eficientes para a melhoria das operações da frota. Igualmente, serve para entender se os colaboradores estão seguindo as determinações descritas nessas políticas internas.
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