Checklist de auditoria de frota: itens e ferramentas

Manter os veículos da frota em boas condições fica mais simples quando a operação tem atividades previstas para verificar segurança, conservação e manutenção. Uma dessas atividades é realizar um checklist de auditoria.

Com esse recurso, você acompanha a condição dos veículos, reduz a chance de falhas na rotina e também se prepara melhor para inspeções e vistorias oficiais. Auditoria interna da frota e vistoria do órgão de trânsito não são a mesma coisa: a primeira é uma prática de gestão da empresa; a segunda é uma atribuição dos órgãos competentes.

É preciso conhecer e manter uma rotina adequada para que o veículo circule em condições seguras e esteja dentro dos critérios exigidos nas verificações aplicáveis. Dessa forma, além de evitar problemas operacionais, você apoia uma gestão mais eficiente do ponto de vista operacional e econômico.

Confira a seguir:

• O que é uma auditoria de frota?
• Para que serve o processo de auditoria da frota?
• Como fazer um checklist de auditoria?
• Quais itens incluir no checklist de auditoria?
• Quais são as ferramentas para criar um checklist de auditoria?

O que é a auditoria de frota?

A auditoria é um procedimento realizado em diversos setores e empresas para avaliar se o funcionamento das atividades está de acordo com o planejamento e se foi executado da melhor maneira possível para atingir objetivos pré-estabelecidos.

Quando a auditoria de frota acontece, uma das principais etapas é a manutenção. Nela, ocorre uma inspeção interna dos veículos para detectar se os automóveis estão bem conservados, se há peças que precisam ser substituídas ou componentes que possam gerar problemas futuramente.

Esse processo interno não deve ser confundido com a vistoria feita pelo órgão de trânsito. Pela legislação de trânsito, cabe aos órgãos executivos estaduais vistoriar, inspecionar condições de segurança veicular, registrar, emplacar e licenciar veículos. Ainda assim, a inspeção de veículos também deve acontecer dentro da própria frota, porque a empresa precisa identificar problemas antes que eles afetem a operação ou a regularidade do veículo.

Para que serve o processo de auditoria de frota?

A auditoria da frota tem três funções principais:

1. Fornecer mais segurança na realização de rotas diárias e viagens de longa distância.
2. Contribuir para que o veículo esteja em boas condições quando passar por uma vistoria da frota ou outra verificação aplicável.
3. Garantir a eficiência e o desempenho dos veículos nas operações de transporte, evitando falhas e imprevistos de alto custo à empresa.

Sua importância está descrita nesses mesmos pontos. Tratam-se de ações fundamentais para ter controle sobre as manutenções, a vida útil dos ativos e a redução de custos operacionais da frota. Além disso, antes de colocar o veículo em circulação nas vias públicas, o condutor deve verificar a existência e as boas condições de funcionamento dos equipamentos obrigatórios.

Como fazer um checklist de auditoria para frotas?

Através do checklist de veículos é que você vai realizar a auditoria da frota, verificando itens cruciais ao funcionamento dos automóveis e gerando relatórios e análises conforme realiza a coleta de informações.

Além disso, o checklist ajuda a providenciar ordens de serviço quando necessário. Se algum erro ou item em não conformidade for identificado durante a verificação, o veículo deve ser encaminhado para um serviço corretivo o quanto antes possível, de acordo com a prioridade do problema encontrado.

Itens que devem ser incluídos em um checklist de auditoria

Com o foco em segurança que o checklist de auditoria tem, são esses alguns dos principais itens que devem estar na sua lista de verificação:

• Cinto de segurança;
• Buzina;
• Estepe;
• Para-choques dianteiros e traseiros;
• Lanternas do veículo;
• Freios;
• Prazo de validade do extintor;
• Protetores das rodas.

Se você já possui uma lista de inspeção de segurança veicular, pode usar como ponto de partida ou até aproveitar por completo os itens dispostos. Apenas lembre-se de considerar quais critérios são usados pelo órgão de trânsito da sua região e inclua os itens necessários em seu checklist de auditoria.

Ferramentas para criar seu checklist

Para fazer o seu checklist de auditoria, você pode optar por um documento PDF para impressão, uma planilha Excel ou Google Sheets. Caso já utilize ferramentas mais modernas, pode gerar uma alternativa de checklist com bastante praticidade no sistema de checklist eletrônico.

Documento PDF para impressão

Para gerar esse documento, você tem duas alternativas: usar um documento por escrito, como em Word ou Google Docs, ou gerar um documento diagramado em uma ferramenta de design, como o Photoshop.

Após pronto, em ambos os casos, o arquivo pode ser salvo em formato PDF, gerando uma impressão de maior qualidade.

Planilhas Excel ou Google Sheets

As planilhas funcionam melhor para inserir as informações coletadas na inspeção de veículos através do recolhimento de um checklist. Assim, são usadas como uma ferramenta de gestão de manutenção, em vez de apenas um modelo de checklist.

Contudo, a planilha pode ser adaptada para funcionar como uma lista de verificação, pois possui a formatação necessária para marcar um item como “ok” ou em não conformidade.

Checklist Eletrônico Prolog App

O sistema de checklist eletrônico traz agilidade e praticidade à rotina do gestor da frota e dos motoristas. Além de facilitar a criação dos questionários necessários, dá mais produtividade na hora de inspecionar a frota.

Os benefícios do checklist eletrônico incluem a eliminação dos papéis, redução de erros, centralização de dados, automatização de relatórios, clareza para identificar e corrigir problemas nos veículos e realizar a gestão de manutenção de forma mais eficaz.

Aqui na Prolog, nós desenvolvemos um sistema completo e intuitivo para a sua frota. Os checklists podem ser respondidos em celulares com o aplicativo do Prolog, configurados para modelos de veículos específicos, receber fotos tiradas no momento da inspeção e gerar relatórios completos de forma automática. Quando uma não conformidade é indicada, ordens de serviço são geradas automaticamente.

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