Realizar a gestão de motoristas na frota é uma tarefa que exige registros de viagens, veículos, manutenções, dentre outras informações. Por isso, a planilha de controle de motoristas é uma solução para essa etapa do gerenciamento da empresa.
Nela, você consegue controlar as horas trabalhadas, visualizar quantas viagens cada motorista fez no mês e até montar um ranking de motoristas para fazer premiações aos destaques positivos do período.
Veja a seguir:
- O que é registrado na planilha para controle de motoristas;
- Como montar uma planilha para controle de motoristas;
- Por que utilizar uma planilha de controle de motoristas.
O que é registrado na planilha para controle de motoristas
Cadastros de motoristas e veículos
Para começar a utilizar a sua planilha, é preciso cadastrar quem são os motoristas e quais são os veículos disponíveis para utilização. Assim, o controle fica mais prático e torna-se possível realizar algumas automatizações entre as abas do documento.
Para cadastrar o motorista, você deve incluir o nome e categoria, registro e data de vencimento da CNH. Outras informações também podem ser adicionadas, caso tenha a necessidade de controlar, como: data de contratação, regime de contratação (autônomo, PJ, CLT, etc.) e exames realizados.
Na parte dos veículos, eles devem ser identificados pelo tipo de veículo, marca e modelo, placa e quilometragem rodada.
Controle de viagens
Na aba de controle de viagens, você visualiza a data da viagem, motorista, placa utilizada, o trajeto realizado, valor abastecido na rota e a quilometragem total rodada.
Essas informações ajudam a entender quanto um veículo gasta a cada litro de combustível. Dessa forma, é possível estabelecer metas realistas de economia e consumo.
Ainda nessa etapa, acontece o controle de rotinas, identificando se o motorista cumpriu as atividades direcionadas a ele, como o checklist de inspeção.
Controle de inspeção de veículos e ocorrências
A realização do checklist de inspeção é o principal meio de ter controle das manutenções da frota, identificando situações problemáticas com antecedência e evitando gastos excessivos ou perda de veículos.
Do mesmo jeito que essa atividade gera pontuações positivas para quem as realiza corretamente, há ocorrências negativas que podem prejudicar o ranking de um colaborador. Por exemplo, se ele toma alguma multa ou se atrasa com frequência nas rotas.
Além de auxiliar nas premiações, funcionando como um programa de incentivo para motoristas, traz uma visualização completa e resumida de como está o comportamento dos motoristas e quais medidas tomar a partir disso.
Ranking de motoristas
O ranking de motoristas pode ser automatizado na planilha, como na que desenvolvemos aqui na Prolog.
Conforme você registra as atividades que deseja pontuar e quais são os valores de adição ou penalização para cada uma, os rankings se alteram ao alimentar a planilha com os dados da rotina da frota.
Ao final de cada mês, você tem estabelecido quais motoristas tiveram os melhores desempenhos para receberem as bonificações.
Lembre-se também de avaliar conforme as metas que determinou para cada motorista individualmente. Afinal, se ele pegou o número 1 no ranking, mas não cumpriu a meta mais importante, você deve realizar alguns ajustes nas pontuações da planilha.
Relatórios mensais
Os relatórios, hoje, são fundamentais para uma gestão mais organizada e de alto nível, pois você toma decisões condizentes com a realidade da operação e que trazem resultados ainda mais positivos.
Ou seja, não poderia estar fora da planilha de controle de motoristas.
Essa é outra aba preenchida automaticamente, conforme você insere as informações nas demais partes. Aqui, você visualiza as principais informações que precisa para entender se a frota está tendo uma boa performance.
Dentre elas: o total de viagens realizadas, gastos com abastecimento e a distância total percorrida.
Como montar uma planilha para controle de motoristas
Definir que tipos de controle deseja fazer
Você precisa priorizar aquilo que faz mais sentido para a gestão. Uma planilha para transportadora pode ter diversas finalidades, desde um controle de estoque até a gestão de rotas.
Por isso, é preciso ter um objetivo bastante claro na hora de planejar e executar a sua ferramenta.
No caso do controle de motoristas, você precisa pensar no dia a dia deles e o papel que desempenham na gestão de frotas. A pergunta que você deve responder é: “O que eles fazem que mais contribui para os resultados positivos de nossas operações?”
A resposta, geralmente, passa por questões como realizar entregas sem atrasos, solicitar serviços de reparo antes que o veículo quebre ou sofra um dano irreparável, não tomar multas e assim por diante.
Dadas essas alternativas, você sabe que, na planilha, precisa incluir um controle dessas atividades.
Criar as abas necessárias
Na hora de montar a planilha de controle de motoristas, é preciso inserir alguns cálculos e regras condicionais para que todas as abas funcionem adequadamente. Uma aba de controle de viagens precisa puxar os dados dos motoristas e placas cadastradas, por exemplo.
Portanto, quem estiver estruturando a planilha, deve ter algumas noções básicas de como realizar essas automações. Ou, você pode realizar o download do nosso modelo já pronto.
As principais abas que devem estar presentes são:
- Cadastro de motoristas e placas;
- Controle de viagens;
- Ocorrências positivas e incidentes;
- Ranking de motoristas;
- Relatório.
Aplicar os cálculos para auxiliar na geração de relatórios e rankings
Todas as planilhas excel, sejam para o transporte ou outras áreas de gestão, possuem cálculos auxiliares para realizar as automações.
Como falamos acima, você precisa saber fazer isso ou de alguém que saiba, a fim de evitar erros na planilha e até gerar informações incorretas ao final do mês.
Por que utilizar uma planilha para controle de motoristas
Porque você precisa de uma ferramenta que faça os registros de informações e mantenha algum histórico do seu controle. Assim, você não perde informações ao longo do mês e tem sempre a mão quando precisa consultar alguma coisa.
A planilha pode contribuir, por exemplo, para fazer um controle de jornada e das horas que o motorista pode dirigir por dia.
Além disso, ela traz as visualizações dos melhores motoristas da frota e quais os problemas mais recorrentes, tanto por motorista, quanto no geral. Nas mãos do gestor, essas informações são cruciais para tomar decisões efetivas em sua frota.
Aproveite os benefícios de uma planilha de controle de motoristas fazendo o download gratuito do modelo desenvolvido pela Prolog.
