Qual a importância do relatório de manutenção

O relatório de manutenção atua como uma ferramenta para auxiliar no controle de manutenções da frota e identificar os pontos onde podem ser aplicadas melhorias na sua gestão.

Assim como qualquer outro tipo de relatório, são dispostas informações sobre as ocorrências do período, gastos envolvidos, serviços realizados, profissionais responsáveis e comparações com períodos anteriores.

Entre outros dados que podem estar presentes, os relatórios são utilizados como uma forma de gerar conhecimento e análise sobre a frota, apoiando decisões condizentes com a realidade das operações de transporte da sua empresa.

Para você entender a fundo o que é e por que usar um relatório de manutenção na sua gestão de frotas, preparamos este post completo. Confira:

• O que é relatório de manutenção;
• Benefícios de usar o relatório de manutenção;
• Como fazer um relatório de manutenção preventiva;
• O que incluir no relatório de manutenção da frota;
• Erros na criação de relatórios para evitar.

O que é um relatório de manutenção?

O relatório de manutenção é um recurso da gestão de manutenção das frotas. Trata-se de um documento que reúne informações sobre a frota e os serviços de prevenção e correção realizados nos veículos durante um determinado período.

Dependendo do objetivo do gestor, pode ser um relatório voltado para entender os custos com manutenção, a quantidade de ocorrências no período, o tempo de ociosidade dos veículos e assim por diante.

Ou seja, existem diferentes maneiras de preencher e utilizar um relatório de manutenção.

Duas definições precisam estar escritas no documento antes de qualquer número: o período coberto e o conjunto de veículos considerado. Sem elas, dois relatórios da mesma frota deixam de ser comparáveis entre si — e a comparação é justamente o que dá sentido ao indicador.

Benefícios de usar o relatório de manutenção

Visualização de serviços realizados por placa

Uma das maneiras de usar o relatório de manutenção é identificando quais foram os serviços realizados e quais foram os veículos que passaram pela oficina. A visualização pode ser dividida em serviços preventivos e corretivos, identificando as placas que receberam cada tipo de manutenção.

O benefício se dá, principalmente, quando essa organização também acontece ao registrar a quantidade de vezes que cada placa passou pelos serviços. Assim, você identifica se a frequência está normal, na média ou excessiva.

Para que "normal" e "excessiva" queiram dizer alguma coisa, a comparação precisa de uma base declarada: a média da própria frota no mesmo período ou o histórico daquela placa em períodos anteriores. Comparar veículos de aplicações diferentes — um de operação urbana e um de rodovia, por exemplo — costuma produzir conclusão equivocada.

Entendimento de valores direcionados às manutenções da frota

Quando você registra os tipos de manutenções que a frota passou, também precisa identificar quais foram os custos de cada uma. Além de separar esses custos pela descrição do serviço:

Os valores da tabela abaixo são ilustrativos e servem apenas para mostrar o formato: preço de serviço varia por região, fornecedor, tipo de veículo e data do orçamento, então use sempre os números da sua própria operação.

Tipo de manutenção	Descrição do serviço	Valor
Preventiva	Alinhamento de rodas	R$180
Corretiva	Substituição de farol quebrado	R$300

Dessa forma, você consegue compreender se os orçamentos estão dentro do planejado ou acima do previsto. Estando excessivos, você precisa identificar o motivo e qual seria a solução mais adequada.

Por isso, o próximo benefício é:

Identificação de itens de mais ocorrências

Se uma placa passou por uma correção muitas vezes em um período, é indicativo de problema. Pode ser por conta de uma má conduta na direção por parte do motorista ou por algum outro problema não identificado no funcionamento do veículo.

Ao analisar a quantidade de ocorrências e qual foi a descrição e o serviço para correção do problema, será mais fácil identificar as prováveis causas do ocorrido.

Repare que o relatório aponta a recorrência, não a causa. Ele mostra que o mesmo item voltou à oficina três vezes em dois meses; dizer por que isso aconteceu exige olhar a descrição do serviço, a peça aplicada e quem executou. Tratar a recorrência como diagnóstico pronto leva a trocar componente sem resolver o que provocou a falha.

Avaliação de comportamento e responsabilidades dos motoristas

O relatório de manutenção é um bom meio de entender se os motoristas estão tendo as práticas adequadas em trânsito e praticando uma direção defensiva. Também contribui para avaliar se estão realizando corretamente as inspeções dos veículos, conforme descrito no plano de manutenção da frota.

A leitura aqui é indireta e pede cuidado: o que o documento registra é a consequência — desgaste fora do padrão, corretivas repetidas, item que reaparece sempre no mesmo veículo —, não a conduta em si. Serve para levantar hipótese e abrir conversa, e não para fundamentar cobrança individual antes de checar rota, carga e idade do veículo.

Acompanhamento da disponibilidade dos veículos

Um dos benefícios do relatório de manutenção é trazer a visualização de veículos disponíveis, em conserto ou parados na sua frota. Outra maneira de trazer essa informação é com uma visualização de tempo que cada placa esteve disponível, parada ou na oficina.

As conclusões que você consegue tirar a partir desses dados incluem: os veículos que tiveram a melhor e a menor produtividade no período e os veículos que apresentaram maior prejuízo financeiro para a operação, combinando essas informações com os custos de manutenção.

Para que a leitura seja consistente, defina antes o que conta como tempo parado: só o veículo dentro da oficina, ou também a espera por peça e por aprovação de orçamento. As duas escolhas são defensáveis; o que não funciona é mudar o critério de um período para o outro.

Avaliação dos indicadores de desempenho de manutenção

Toda gestão tem indicadores de desempenho que auxiliam na hora de avaliar as estratégias adotadas e ações diárias da frota. No caso da manutenção, podem ser indicadores como o Tempo Médio de Reparo de um veículo ou mesmo a Previsão de Troca do ativo.

Os indicadores mais citados nessa área são médias simples, e o próprio nome descreve a conta:

• Tempo médio de reparo: soma das horas gastas em reparo no período, dividida pelo número de reparos concluídos.
• Tempo médio entre falhas: tempo em que o veículo ficou em operação no período, dividido pelo número de falhas registradas.
• Disponibilidade: tempo em que o veículo esteve apto a operar, dividido pelo tempo total do período e normalmente apresentado em percentual.

O que muda o resultado não é a fórmula, e sim a convenção adotada: se o relógio do reparo começa na abertura da ordem de serviço ou na entrada do veículo na oficina, se a espera por peça entra na conta, se o fim de semana conta como tempo do período. Registre a convenção no próprio relatório e mantenha-a de um período para o outro, senão a série deixa de se comparar com ela mesma.

Geralmente, um relatório já é construído em torno de um ou mais indicadores, então certifique-se de identificar qual é a análise que deseja fazer antes de iniciar o seu documento.

Como fazer um relatório de manutenção?

Para montar o seu relatório de manutenção, o primeiro passo é levantar as informações necessárias. Depois, deve organizar os dados e métricas conforme fizer mais sentido.

Algumas informações que podem estar presentes são:

• Tipos de manutenções;
• Custos por serviço;
• Custos por placa;
• Ocorrências por motorista;
• Informações sobre os veículos;
• Descrição das atividades realizadas;
• Nível de criticidade dos serviços de manutenção.

Vale acrescentar dois campos que costumam faltar: a data de abertura e de fechamento de cada serviço e a quilometragem, ou o horímetro, no momento do atendimento. Sem eles, custo por quilômetro e intervalo entre manutenções deixam de ser calculáveis depois.

Se o checklist eletrônico é utilizado na sua frota, o trabalho de montar o relatório fica mais curto: os checklists aplicados geram relatórios completos de forma automática, que podem ser exportados para análise ou integrados à sua ferramenta de BI pela API gratuita do Prolog.

O que incluir no relatório de manutenção da frota?

Depende do tipo de relatório que você está montando.

Um relatório de manutenção preventiva, por exemplo, precisa conter informações sobre todos os serviços preventivos realizados e quais placas passaram pela prevenção corretamente.

É interessante buscar dados sobre a rotina de prevenção, como a aplicação dos checklists diários: quantos foram realizados, qual o tempo médio de realização de cada um, quais motoristas fizeram corretamente e quais deixaram de cumprir, etc.

Um cuidado com o tempo médio de preenchimento: ele mede aderência ao processo, não qualidade da inspeção. Preenchimento muito rápido pode indicar checklist respondido no automático, o que é um sinal para conferir junto com a equipe, não para punir de imediato.

O relatório pode ainda conter o local onde os serviços foram realizados, comparação de orçamentos e tempo de execução de cada serviço. São informações valiosas se você quer avaliar a qualidade do serviço prestado à sua frota.

Erros na criação de relatórios para evitar

A falta de informações reais sobre a rotina e os veículos da frota é o principal erro que você precisa evitar. Se não tiver dados suficientes para montar um relatório, pode ser a hora de implementar novas ferramentas para que a coleta aconteça de maneira regular e mais eficiente.

Sem as documentações sobre a sua rotina, as análises ficam superficiais e a tomada de decisões é realizada sem bases concretas, o que pode gerar mais problemas.

Outros três erros aparecem com frequência e são mais simples de corrigir:

• Somar preventiva e corretiva no mesmo total: o número consolidado sobe e desce sem dizer o que mudou. Separar os dois tipos é o que mostra se a prevenção está funcionando.
• Trocar o critério entre períodos: mudar o que conta como veículo parado, ou o intervalo coberto, quebra a comparação com os relatórios anteriores.
• Fechar o relatório sem responsável e sem prazo: um documento que descreve o problema, mas não aponta quem age e até quando, vira leitura, não gestão.

Para evitar o erro de origem, que é a falta de dado confiável na base, uma alternativa é aderir ao checklist eletrônico. Conheça mais sobre ele em nosso material gratuito fazendo o download aqui.