Os processos de uma operação de transportes podem ser muito mais simples e rápidos com a ajuda de um sistema para transportadoras.
Existem diversos modelos, com diferentes recursos e funcionalidades para cada necessidade que as operações de transporte têm. Por isso, você precisa entender qual é a melhor escolha para a transportadora. Para isso, confira, a seguir:
- O que é um sistema para transportadoras;
- Quais são os benefícios de usar sistemas para transportadora;
- Como escolher um sistema para transportadoras;
- Quais são as opções de sistema;
- Quantos sistemas utilizar na sua operação.
O que é um sistema para transportadoras?
É uma tecnologia voltada para dar maior controle no gerenciamento das operações de transporte de uma empresa, seja esta uma transportadora ou um negócio com frota própria.
De maneira geral, é um facilitador de gestão de frotas, podendo abordar os processos de todos os setores, do administrativo ao operacional.
Também pode ser utilizado tanto para o transporte de cargas quanto de passageiros.
Quais são os benefícios de usar um sistema para transportadoras?
Maior visibilidade dos processos da frota
Com um sistema, é mais prático centralizar todos os dados gerados na rotina de uma operação de transporte. Na verdade, você nem precisa de todas as informações, mas daquelas que são relevantes na sua tomada de decisões.
Nesse sentido, um sistema para transportadoras também facilita o seu trabalho, pois permite selecionar o que deseja visualizar através de filtros de pesquisa.
Melhor controle de custos
Ao acompanhar as ações realizadas e planejadas na operação de transporte por meio de um sistema, também consegue fazer associações de quais valores estão sendo destinados para cada área.
Em alguns casos, até gerando gráficos e tabelas comparativas, com percentuais para cada área. Em um sistema de gestão de pneus, por exemplo, você terá gráficos com a porcentagem de quantos pneus foram perdidos, descartados e reformados em um determinado período.
Redução de erros
Reduzir os preenchimentos manuais de papéis e planilhas evita os erros de informações na sua frota. Se, às vezes, você se depara com dados falhos ou inconclusivos, pode ser consequência de algum erro cometido na parte operacional.
Aumento de produtividade
Contar com um sistema para transportadoras em sua rotina ajuda a automatizar tarefas, reduzindo muito o tempo de realização delas e gerando produtividade através das ferramentas digitais.
Além disso, otimiza o trabalho do gestor na parte analítica e administrativa. Pois, não é mais necessário buscar os dados e incluí-los nos relatórios, visto que eles são gerados de maneira automática no sistema também.
Integração entre tecnologias
Ao utilizar mais de um tipo de sistema, algo que é bastante comum nas operações de transporte, você consegue realizar a integração entre eles e garantir que todos os dados estarão centralizados em uma única visualização.
Assim, facilitando o entendimento sobre o funcionamento da sua empresa e frota.
Como escolher um sistema para transportadora?
Para escolher um sistema para o seu negócio, responda às seguintes perguntas::
- Qual a necessidade da empresa?
Antes de começar a pesquisar as opções de sistema para transportadoras no mercado, precisa analisar quais são as necessidades que a sua empresa tem.
Se for reduzir as perdas de pneus antecipadas, invista em um sistema de gestão de pneus. Ou, se precisa identificar quais motoristas estão gerando mais problemas, um sistema de gestão de motoristas ou mesmo de checklist eletrônico são as alternativas a buscar.
Se existe a necessidade de resolver um problema ou otimizar uma atividade, é o primeiro sinal para escolher um sistema para a frota.
- Qual a capacidade de integração com outros softwares?
Como falamos acima, a integração entre tecnologias é um item fundamental para facilitar a sua gestão e reunir os dados da empresa em um único local. Portanto, um dos critérios para escolher um sistema para transportadoras é a capacidade de integração que ele tem com as demais tecnologias utilizadas.
- Como são as atualizações e suporte?
Tecnologias estão suscetíveis a falhas e mau funcionamento, assim como qualquer ferramenta. Então, na hora de adquirir uma solução para a sua frota, certifique-se de escolher aquela que tem disponível uma equipe de suporte e atendimento ao cliente.
Da mesma forma, opte por sistemas que estejam sempre atualizados, evitando a perda de dados e informações importantes da sua frota.
- Como é a interface e o funcionamento?
Lembre-se que os sistemas também serão utilizados na etapa operacional, por diversos colaboradores. Por isso, deve ter uma visão clara e intuitiva, sendo fácil para qualquer pessoa se adaptar e utilizar sem problemas.
Se possível, faça um período de teste da ferramenta antes de fechar um contrato duradouro. Dessa forma, pode avaliar se o funcionamento é bom ou se deixa a desejar.
- Qual o orçamento disponível?
Para escolher um bom bom sistema de frotas, que atenda às suas necessidades, precisa considerar o orçamento disponível. Afinal, se o valor de aquisição da tecnologia ultrapassa o que tem de recursos, não serve para o seu negócio nesse momento, certo?
Considere o orçamento conforme cada área da gestão de frotas: pneus, combustível, manutenções, e assim por diante.
Tendo isso em mãos, você pode passar a entender melhor quais são os tipos de sistema para transportadoras que podem atender à sua operação.
Quais são as opções de sistema para transportadoras?
Gerenciamento de transporte (TMS)
Esse sistema é focado no controle de deslocamento de cargas. Para isso, o software conta com funções de otimização de rotas e realização de auditorias de frete.
De forma geral, ele centraliza os processos básicos de uma operação de transporte. Assim, auxiliando no controle financeiro da empresa, dando maior visibilidade da cadeia de transporte e permitindo a análise de alguns KPIs.
Planejamento de recursos (ERP)
Também conhecido por Sistema Integrado de Gestão Empresarial, esse tipo de plataforma é ideal para gerenciar e integrar diferentes setores da empresa.
Então, além de realizar o controle que um TSM proporciona, você também encontra funcionalidades para cadastro de clientes e fornecedores, assim como dados de cobrança e gestão de estoque.
Mais do que isso, por ser um sistema integrado, ele possibilita que mais tecnologias sejam contratadas pela transportadora e utilizadas com uma comunicação entre plataformas, sem perda de dados e informações.
Gerenciamento de armazém (WMS)
Dependendo do fornecedor do sistema para transportadoras que você escolher, o WMS pode até mesmo estar dentro do ERP.
Contudo, se esse não for o caso, uma plataforma para gerenciamento de armazém será um meio de controlar melhor as operações dentro do armazém. Isto é, basicamente, um meio para realizar a gestão e movimentação de estoque antes do transporte de fato.
Gestão de manutenção
No sistema de manutenção, é preciso ter diversas funcionalidades, como a de gerar ordens de serviço avulsas, controle de estoque de peças veiculares, visualização de orçamentos e tipos de manutenção realizadas em cada período.
Checklist eletrônico
O checklist eletrônico é uma plataforma complementar à gestão de manutenção. Nele, estão dispostos os itens do veículo que devem ser inspecionados antes e após realizar uma rota.
Faz parte da manutenção preventiva da frota e tem o objetivo de prevenir danos e quebras do veículo, gerando também uma economia à operação com a redução de manutenções corretivas não planejadas.
Telemetria
A telemetria é uma tecnologia utilizada para realizar o monitoramento e rastreamento das cargas. Desse modo, aumentando a segurança do transporte.
Sua vantagem em relação a outros tipos de rastreadores de frota é a capacidade de coletar dados sobre a velocidade do veículo em cada rota, assim como o tempo de ociosidade do motor, e outras informações.
Gestão de pneus
Com um sistema de gestão de pneus, é possível fazer todo o controle dos pneus dos veículos da frota, atualizando a movimentação deles e acompanhando o nível de desgaste para evitar a perda precoce dos ativos.
Quantos sistemas para transportadoras usar?
Não há um limite de quantos sistemas utilizar, desde que mantenha uma organização e não acabe desperdiçando recursos querendo implementar todas as opções disponíveis.
A empresa pode optar por um sistema para transportadoras mais geral, ou pela implementação de diversos softwares que são mais completos e serão integrados em um sistema central de gestão.
Para saber como escolher, considere as dicas que demos acima e analise com calma que tipo de problemas quer solucionar em sua operação de transporte.
