Software de logística: o que é, o que faz e opções

Você sabe o que é software de logística? Esse recurso foi desenvolvido para reduzir o trabalho manual e o retrabalho que se acumulam na operação de transporte.

O investimento nesse tipo de tecnologia tende a organizar os processos e a tornar os resultados mais previsíveis, com menos informação perdida em planilha solta. A redução de erros e o ganho de controle sobre o custo da operação estão entre os benefícios geralmente atribuídos aos sistemas para frotas.

Vale dizer desde já o que nenhum software faz sozinho: ele não substitui a coleta de dados na ponta. Alguém precisa inspecionar o veículo, medir o pneu, apontar o serviço na oficina. O sistema organiza, cruza e devolve esse dado em forma de decisão — mas o dado ainda entra por uma pessoa.

A seguir, entenda melhor:

• O que é um software de logística?
• O que faz um software de logística?
• Quais são as opções de software de logística?
• Para que serve o software de logística?

O que é um software de logística?

O software de logística é uma ferramenta tecnológica, incluindo sistemas e aplicativos, voltada para a organização e a otimização de processos operacionais.

Temos como exemplo o checklist. Ele passou de folhas impressas para planilhas no Excel até chegar no sistema de checklist eletrônico — e a diferença entre uma etapa e outra não está só no suporte: está no que sobra de histórico consultável depois que a inspeção termina.

Um dos principais objetivos do surgimento do software de logística é controlar os recursos disponíveis e necessários para manter um bom fluxo de trabalho, e a empresa em constante crescimento.

Isso é buscado através da automação de tarefas repetitivas, da padronização dos registros e da redução de erros humanos que ele proporciona nos setores de estoque, compra e venda de materiais, expedição, manutenção, e, claro, no transporte de cargas, mercadorias e matéria-prima.

Repare no verbo: o software reduz o erro humano, não o elimina. Um campo mal preenchido continua entrando errado — a diferença é que, num sistema, dá para saber quem registrou e quando, o que torna o erro corrigível em vez de invisível.

O que faz um software de logística?

Oferece maior controle sobre as operações

Os sistemas costumam concentrar as informações coletadas na rotina em uma única base de dados, sem a necessidade de exportá-las conforme novas demandas — um motivo que o torna uma das grandes tendências da logística.

Com ele, o controle das atividades fica mais eficiente: os registros ficam disponíveis para consulta assim que são lançados, e as análises passam a estar a poucos cliques de distância, em vez de depender de alguém consolidar planilhas no fim do mês.

Otimiza os processos

O software é uma inovação em logística que reduz o trabalho manual de transcrição e ajuda a manter a consistência das informações — desde que o cadastro esteja bem feito e a equipe registre o que de fato acontece na ponta.

A partir dele, o método de trabalho tende a ficar mais simples, pois demanda menos tempo para a realização de cada atividade. Inclusive, muitas das tarefas passam a ser automatizadas pelas ferramentas digitais que acompanham o uso de diferentes sistemas nas operações de transporte.

É aqui que costuma morar o erro de implantação: contratar sistema esperando que ele conserte um processo que ainda não existe. Se a frota não tem rotina de inspeção definida, o software passa a registrar a ausência de rotina com mais precisão — e nada além disso.

Melhora a comunicação interna

Com o software de gestão de pneus, por exemplo, cada inspeção realizada já entra no sistema como registro consultável pelas outras áreas. As ordens de serviço são geradas no momento da inspeção e chegam à equipe de mecânicos (ou à oficina) sem depender de um aviso por telefone ou de um papel que precisa atravessar o pátio.

Ou seja, a comunicação fica mais ágil e menos sujeita a ruído.

Para o processo logístico, isso faz toda a diferença, visto que a agilidade na tomada de decisões representa uma verdadeira vantagem competitiva. Tanto por um olhar de reduzir o tempo para que um conserto aconteça, quanto para a redução de custos.

Até mesmo pensando em gerar conhecimento para realizar compras mais inteligentes, seja de pneus, veículos, ou contratações de motoristas mais colaborativos com as regras determinadas pela política de frotas.

Integra informações

A integração de informações permite que o gestor acompanhe de perto o desenvolvimento das atividades e identifique possíveis gargalos que atrapalham os resultados.

Tecnologias como o software de gestão de frotas reúnem, num mesmo lugar, o histórico de cada ativo e de seus componentes: as inspeções feitas, os serviços executados na oficina, as peças trocadas e o custo de cada uma dessas etapas.

A integração de dados é fundamental para conseguir visualizar as informações da frota como um todo. Afinal, todos os setores estão relacionados, certo? Os pneus influenciam no desempenho e conservação dos veículos, assim como o funcionamento do veículo tem um papel na produtividade de um motorista.

Um bom software de logística terá a possibilidade de integração facilitada pelos seus desenvolvedores. Vale confirmar isso antes de assinar: existe API disponível? Há documentação? Quem desenvolve e quem paga a integração com o ERP que a empresa já usa? São perguntas baratas de fazer no começo e caras de descobrir depois.

Reduz custos operacionais

Essa é, sem dúvidas, uma das vantagens mais citadas do investimento em software de logística. Toda empresa deseja reduzir gastos operacionais, mas nem sempre isso é possível.

Como comentamos em alguns dos pontos acima, o maior controle e a padronização de processos, a redução de tempo, de insumos e de mão de obra podem trazer essa realidade de redução de custos à frota.

O tamanho do ganho, porém, varia com o ponto de partida. Uma operação que já controla bem os próprios custos tende a encontrar menos espaço do que uma que ainda depende de planilha e de memória — e é por isso que faz sentido medir o custo por quilômetro antes de implantar, para ter contra o que comparar depois.

Quais são as opções de software de logística?

Entre as opções presentes hoje no mercado, podemos encontrar soluções para diferentes áreas da gestão de frotas. Dentre elas:

• CRM (Customer Relationship Management): não só registra, como organiza informações de clientes em potencial, incluindo suas atividades de contato com a empresa.
• ERP (Enterprise Resource Planning): faz a gestão de toda a empresa, desde o cadastro de funcionários à gestão de orçamentos.
• TMS (Transportation Management System): automatiza tarefas do dia a dia, como a emissão de documentos obrigatórios para transporte e o cadastramento de tarifas de frete.
• WMS (Warehouse Management System): centraliza o controle e a operação de atividades de manufatura, distribuição, logística e gestão de estoque.
• Software de rastreamento e monitoramento de entregas: categoria vendida por empresas especializadas em rastreamento veicular e logístico; esses sistemas permitem que o embarcador e o consumidor final acompanhem a localização do pedido.
• Sistema de gestão de manutenção: controla toda a rotina de manutenções da frota, gerando ordens de serviço atreladas a uma inspeção ou de maneira avulsa. Também traz a visualização de orçamentos e relatórios de serviços realizados ao longo de um período.

Dificilmente uma única ferramenta cobre bem todas essas frentes. O mais comum é a operação escolher a categoria que resolve o seu maior problema — e exigir que ela converse com as demais, em vez de trocar seis sistemas por um só.

Para que serve o software de logística?

Ele funciona como um facilitador de rotinas da operação de transportes, trazendo agilidade e automação em tarefas que, de outra forma, seriam monótonas e demoradas. Além disso, traz facilidade na organização de dados e geração de conhecimento para a tomada de decisões do gestor da frota.

Você já deve ter ouvido falar em automatização de processos no setor de logística. Mas o que isso significa, exatamente?

É comum que a equipe de gestão avalie se as decisões tomadas estão sendo, de fato, efetivas. Para isso, é necessário realizar um levantamento de dados e comparar as informações.

Os sistemas para frotas diminuem as horas e os papéis usados para esta e outras atividades que antes seriam desempenhadas manualmente.

O software de logística serve para simplificar as tarefas do dia a dia, agilizar os processos e aprimorar as operações e entregas da empresa. Confira suas vantagens:

• Menor ocorrência de erros e redução de retrabalhos;
• Melhora na qualidade das entregas;
• Criação de estratégias mais eficientes com base no perfil da empresa.

Devemos lembrar que o investimento nesse tipo de tecnologia logística pode colocar a empresa em outro patamar de controle. Sabe por quê?

É a partir de um sistema de gestão de frotas que os processos passam a ter registro, prazo e responsável definidos — e é esse registro que sustenta qualquer promessa de prazo e de eficiência feita ao cliente.

Antes de fechar contrato, três perguntas costumam separar a ferramenta que vai ser usada da que vira custo parado: quem alimenta o sistema no dia a dia, quanto tempo isso toma de quem já está na operação e o que acontece com o histórico caso a empresa troque de fornecedor.

Agora que você já sabe o que é um software de logística, veja quais tecnologias vale incluir no seu planejamento fazendo o download do nosso infográfico de tecnologias para frotas!