Existem diversos tipos de relatórios que você pode elaborar para direcionar a comunicação e a gestão da sua frota.
Com o aumento do uso de dados (e Big Data) nas operações de transporte, os relatórios se tornaram essenciais para organizar a vasta quantidade de informações geradas diariamente, tornando as análises e conclusões mais coerentes e concretas.
Não há dúvidas de que a gestão baseada em dados está se tornando cada vez mais importante nas operações de transporte.
E os indicadores de desempenho precisam ser organizados em diferentes tipos de relatórios que serão utilizados tanto pelo gestor, em sua tomada de decisões, quanto em apresentações de resultados à diretoria.
Confira a seguir:
- Quais são os tipos de relatórios
- Quais os melhores tipos de relatórios para frotas
- Como montar diferentes tipos de relatórios
- Como incluir suas análises nos relatórios
- Como apresentar relatórios para a diretoria da empresa
Quais são os tipos de relatórios?
Financeiro
Os relatórios financeiros acompanham os custos e receitas associados à gestão de frotas. Eles incluem detalhes sobre despesas com combustível, manutenção, salários de motoristas, seguros e depreciação dos veículos, entre outras possíveis informações.
Esse modelo ajuda os gestores a identificar áreas onde é possível reduzir custos e melhorar a eficiência financeira da frota.
Operacional
Os tipos de relatórios operacionais focam nas atividades diárias da frota, cobrindo aspectos como quilometragem percorrida, tempo de inatividade dos veículos, desempenho dos motoristas e eficiência das rotas.
Esses relatórios são essenciais para otimizar a utilização da frota e garantir que as operações estejam funcionando em sua melhor performance.
Resultados e desempenho gerais
Esses relatórios fornecem uma visão abrangente do desempenho geral da frota. Eles combinam dados financeiros e operacionais para oferecer uma análise completa da eficiência e eficácia da gestão de frotas.
Nesse sentido, podem incluir indicadores-chave de desempenho (KPIs) como consumo de combustível, custos de manutenção, e produtividade dos motoristas.
Análise de cenários, tendências e levantamento de hipóteses
Esse tipo de relatório é usado para prever e planejar futuras operações da frota. O objetivo é analisar dados históricos para identificar tendências e padrões, ajudando os gestores a antecipar demandas e problemas potenciais.
Além disso, permite o levantamento de hipóteses sobre diferentes cenários operacionais e suas possíveis consequências, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Quais os melhores tipos de relatórios para frotas?
Desempenho de veículos
Os relatórios de desempenho de veículos fornecem informações detalhadas sobre a eficiência e a condição de cada veículo na frota. Eles incluem dados como consumo de combustível, frequência de manutenção, e quilometragem percorrida.
Dessa forma, podem ajudar a identificar veículos que precisam de reparos ou substituição e também a otimizar o uso da frota.
Custos com manutenção
Relatórios de custos com manutenção registram todas as despesas relacionadas à manutenção dos veículos. Isso inclui custos de peças, mão de obra, além de serviços terceirizados.
Esses relatórios são essenciais para controlar os gastos, identificar padrões de custos elevados e planejar manutenções preventivas que podem reduzir despesas futuras.
Desempenho de motoristas
Os relatórios de desempenho de motoristas avaliam a eficiência e a segurança dos motoristas e podem incluir métricas como pontualidade, comportamento ao volante, consumo de combustível e incidentes de trânsito.
De maneira geral, esses tipos de relatórios para frotas vão ajudar a identificar necessidades de treinamento e a incentivar boas práticas de direção
Custos com combustível
Os relatórios de custos com combustível permitem analisar a eficiência de consumo de combustível de cada veículo e motorista, identificar desvios no padrão de consumo e implementar medidas para economizar combustível.
Isso porque nele estão os dados gerais e específicos sobre o consumo e os gastos com combustível da frota.
Auditoria e conformidade
Relatórios de auditoria e conformidade asseguram que a frota está operando de acordo com as regulamentações e normas vigentes. Eles incluem verificações de documentação, manutenção de registros de inspeção e conformidade com as leis de trânsito.
Esses relatórios ajudam a evitar multas e penalidades, garantindo que a operação esteja em conformidade com os requisitos legais.
Acidentes e sinistros
Os relatórios de acidentes e sinistros documentam todos os incidentes envolvendo a frota e detalham as circunstâncias de cada um, os custos envolvidos, e as ações corretivas tomadas.
Eles são fundamentais para entender os pontos de melhoria da segurança da frota, reduzir a frequência de acidentes e minimizar os custos associados a sinistros.
Desempenho e custos com pneus
Relatórios de custos com pneus monitoram as despesas relacionadas à compra, manutenção e substituição de pneus.
A partir de dados como desgaste médio ao longo do tempo, carcaças perdidas e tempo médio de utilização dos pneus, é possível identificar padrões de desgaste, otimizar a vida útil dos pneus e reduzir os custos associados a falhas prematuras.
Como montar esses diferentes tipos de relatórios para frotas?
Independente do modelo de relatório que você for montar, é preciso seguir uma estrutura base de relatório: apresentação do cenário atual, objetivo do relatório e inclusão dos dados e métricas mais importantes para atender a essa análise do objetivo.
Para começar, descreva o contexto e a situação atual da frota e inclua informações relevantes sobre a operação, desempenho e desafios enfrentados.
Em seguida, defina claramente o propósito do relatório. Por exemplo, se é para avaliar o desempenho dos motoristas, reduzir custos de manutenção ou melhorar a eficiência do combustível.
Depois disso, é preciso complementar os dados e métricas mais relevantes para o objetivo do relatório utilizando gráficos, tabelas e visualizações para facilitar a compreensão.
Quando estiver montando um relatório para objetivos mais específicos, como levantamento de hipóteses ou até uma solicitação de investimento em alguma nova solução para a sua gestão, é importante deixar clara a hipótese e explicar por que você acredita nela, baseando-se em dados históricos e tendências observadas.
Se possível, compare esses dados com padrões estabelecidos para identificar as prováveis melhorias.
Como incluir suas análises nos relatórios?
Cada tipo de relatório oferece diferentes momentos e oportunidades para incluir suas análises. Na maioria dos casos, o melhor lugar para inserir uma análise é após a apresentação dos resultados e dados que a comprovem.
Depois da apresentação dos dados, você pode adicionar sua conclusão sobre o assunto e sugerir ações que acredita serem necessárias. Se houver mais de uma ação, organize-as por prioridade.
Caso esteja apresentando soluções e alternativas que exigem investimentos, traga todas as informações necessárias para que a reunião de apresentação do relatório seja mais produtiva e facilite a tomada de decisões.
Dessa forma, é mais fácil sair de uma reunião com decisões tomadas — ou, pelo menos, bem encaminhadas.
Como apresentar relatórios para a diretoria da empresa?
Além de um relatório organizado e bem embasado, é preciso que você mantenha uma comunicação clara e direta. Comece com um resumo que destaque os principais pontos e conclusões e use os dados de forma visualmente atraente para facilitar a compreensão.
É fundamental que você saiba explicar os resultados de maneira objetiva, enfatizando as ações recomendadas. Igualmente, esteja preparado para responder perguntas e fornecer detalhes adicionais.
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