Cómo aumentar la productividad con herramientas digitales

La productividad está directamente relacionada con la reducción de costos y la mejora de los procesos en la operación de transporte. Hoy, aumentar la productividad con herramientas digitales es una alternativa importante para eliminar el retrabajo de la rutina y dar más claridad a la gestión.

¿Lo vemos con más detalle?

Confiar en el trabajo de su equipo es esencial para tener una empresa de transporte y logística exitosa. En ese mismo sentido, apostar por tecnologías que facilitan las tareas no significa que su equipo no sea bueno o esté poco calificado, sino que usted está facilitando el trabajo de los colaboradores.

En lugar de que un conductor deba anotar a mano todos sus horarios de conducción y descanso, basta con usar una aplicación y un sistema de monitoreo de flotas que automatice el registro de estos datos.

¡Y este es solo un ejemplo entre muchos! Conozca otras 6 maneras de aumentar la productividad con herramientas digitales.

Gestión financiera

Controlar el flujo de caja exige mucho trabajo en cualquier empresa. Para una empresa de transporte, que tiene costos elevados y variables de combustible, neumáticos, imprevistos, etc., el perjuicio de una planificación deficiente puede ser aún mayor.

Por eso, una herramienta digital con automatización de procesos financieros es muy beneficiosa.

Basta con que usted (o los demás responsables) registre los montos de entrada y salida siempre que se produzcan, mantenga al día la rutina de comprobación y utilice el software para organizar el resto del proceso.

Gestión de relaciones con clientes

Una buena relación con los clientes es una parte fundamental para generar fidelidad y obtener ganancias recurrentes. Los sistemas que ayudan en esta misión son una buena elección.

Como mínimo, necesita un sistema que registre su base de clientes, ¿verdad? Ya forma parte de un control para entender quién le compra y algunos de sus patrones de comportamiento.

Lo ideal es tener acceso a una solución más completa, donde el envío de notificaciones esté automatizado. Por ejemplo, el cliente recibe actualizaciones cuando su compra está en camino y sobre el avance de la entrega.

Algunas empresas también invierten en entregas con horario programado, para las que se conversa previamente con el cliente y este elige el día y la hora en que estará en casa para recibir su pedido.

Sistema de planificación de rutas

Su flota necesita rutas optimizadas según la hora de salida, el tráfico, el tamaño y el peso del vehículo, entre otros datos.

A veces, hacer un recorrido más largo para evitar los semáforos en rojo compensa más.

¿Cómo descubrirlo? Mediante sistemas de planificación de rutas de flotas. Algunos incluso funcionan con inteligencia artificial. Es decir, ¡cuanto más los utiliza y circula por las ciudades, mejor entiende el sistema cuáles son los mejores caminos!

Sistemas de organización de la rutina

No necesita utilizar sistemas muy sofisticados y modernos (aunque puede hacerlo, por supuesto): las herramientas más sencillas de gestión de tareas pueden cumplir esa función. Vale la pena implementarlas, probarlas y analizar qué funciona en su empresa de transporte.

Algunos ejemplos son Trello, Notion y Evernote.

Cada persona sabe qué debe hacer en su día a día, pero la organización de tareas permite encontrar los mejores momentos para incorporar nuevas tareas o cambiar su orden cuando surgen prioridades mayores.

Automatización de informes y análisis

Automatizar es una de las claves de la productividad. Más aún cuando hablamos de informes y análisis.

Usted sabe qué implica el trabajo de crear un informe y elaborar un análisis, ¿verdad?

¡Sobre todo el tiempo que lleva comprobar toda la información! Ya sea en una hoja de cálculo o en notas en papel, lleva tiempo revisar cada dato, línea por línea, y transferirlo a un nuevo documento donde realmente comenzará el análisis.

Por lo tanto, cuando busque un sistema que automatice este tipo de tarea, evalúe cómo recopila, organiza y presenta la información. Los informes, gráficos y paneles ayudan a transformar los datos sin procesar en información más fácil de analizar, siempre que los datos sean correctos y la rutina de uso esté bien definida.

Torre de control logístico, B: integración de herramientas digitales

Para tener una operación de transporte y una gestión realmente productivas, apueste por modelos que puedan reunir la información más importante de su flota en un solo lugar.

La torre de control logístico es el medio más completo para lograr esta visión integrada. Por su parte, un sistema de business intelligence puede apoyar el análisis al reunir procesos tecnológicos para recopilar, gestionar y analizar datos de la organización, presentando los resultados en informes, gráficos, mapas o dashboards.

En cualquier caso, la mejora no proviene únicamente de la herramienta. La integración depende de datos bien registrados, sistemas que puedan comunicarse entre sí y una rutina constante de análisis para que la gestión identifique problemas, tendencias y oportunidades con más confianza.

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