Business intelligence en la logística: cómo implementar un BI

El business intelligence en la logística es el uso organizado de los datos de la operación para apoyar decisiones. Un BI recopila, organiza, transforma y presenta información en informes y dashboards estratégicos orientados a la flota y a los procesos de transporte.

Esta tecnología le ofrece al gestor una visualización más amplia de la flota y de las actividades que ocurren dentro de ella. Así, puede observar datos de la operación e identificar insights y tendencias para tomar mejores decisiones.

¿Quiere construir su propio BI?

Para construir una solución propia, es necesario considerar cierta información sobre contratación, planificación, comunicación, usabilidad e implementación. Antes de empezar, hay que entender qué implica este trabajo.

Contrataciones

Formar un equipo propio es una de las primeras acciones para implementar una plataforma de business intelligence en la logística de la flota.

El desarrollo puede involucrar profesionales de software, diseñadores y especialistas en seguridad digital. La composición del equipo depende de lo que se vaya a construir para la operación.

Planificación

La planificación puede organizarse en tres pasos:

entender las necesidades o los problemas de las operaciones de transporte;
identificar qué datos ayudan a responder esas cuestiones;
mapear y revisar los procesos operativos de la flota.

Con este análisis, la empresa puede definir lo que es indispensable para el BI: qué datos debe recopilar y priorizar el sistema, cómo se organizarán y de qué forma aparecerán en el software.

En esta etapa, el equipo especializado en software y BI participa en la planificación de la solución y en la definición de los datos con los que debe trabajar el sistema.

Comunicación

Los colaboradores de la flota necesitan entender la importancia del trabajo con datos, cuáles son sus responsabilidades y cómo pueden contribuir a reunir información real y precisa sobre la operación.

Además de informar a los conductores y a otros integrantes del equipo, es necesario conectarlos al proceso y enseñarles a usar el sistema.

Esta atención también prepara el terreno para la siguiente etapa de la implementación.

Usabilidad

El diseño y el layout merecen atención para que la experiencia de los usuarios sea sencilla durante la rutina.

Al adquirir o desarrollar una herramienta colectiva, priorice interfaces intuitivas. Cuanto más fácil sea para los colaboradores usar el sistema sin ayuda ni grandes tutoriales, mejor.

Aun así, considere mantener un soporte disponible para aclarar dudas y ayudar al equipo.

Implementación

En la implementación, ponga el sistema a disposición de los colaboradores de la flota y realice la configuración inicial necesaria.

Luego, transmita las instrucciones básicas, muestre cómo usar la plataforma y presente sus funcionalidades. Explique cuándo debe usarse cada una.

Dé seguimiento a los primeros días o semanas para verificar si los usuarios tienen dificultades y si necesitan nuevas orientaciones sobre la plataforma. Después de esta etapa inicial, observe los resultados obtenidos con la herramienta a medida que lleguen.

Recordatorio: para trabajar con los datos que usa el BI, integre y centralice la información de los otros sistemas de gestión utilizados en la transportadora.

¿Cuáles son los beneficios del BI?

Las ventajas dependen del tipo de tecnología logística adoptada. Entre los beneficios que una solución de business intelligence puede ofrecer a las transportadoras están:

mayor conocimiento sobre la flota;
identificación de fallas en la operación, en los vehículos y en sus componentes;
detección de riesgos y oportunidades;
posibilidad de generar un ranking de conductores;
análisis de CPK;
disponibilidad de informes gerenciales;
visualización del costo real de la operación.

Los beneficios alcanzan tanto el control financiero como el seguimiento operativo y de los componentes de los vehículos.

¿Cuáles son las alternativas de business intelligence en la logística?

Construir un BI interno exige un trabajo de implementación y un equipo preparado para desarrollar el sistema. Como alternativa, la empresa puede evaluar soluciones listas para usar disponibles en el mercado.

Existen diferentes herramientas de business intelligence en la logística, además de sistemas de gestión que producen datos para el análisis.

Los sistemas de gestión de neumáticos, el checklist digital, la gestión de almacenes y los ERP están entre las opciones que recopilan, gestionan y analizan datos de la operación.

Por ejemplo, la gestión de neumáticos de Prolog permite registrar y dar seguimiento a los datos de presión y profundidad del surco para analizar el desgaste de los neumáticos.

El Checklist Electrónico trabaja con cuestionarios personalizables para el mantenimiento preventivo de la flota y almacena datos para prever e identificar fallas de acuerdo con el historial de cada vehículo.

Prolog también ofrece la extracción de datos por API para usar en Power BI (en portugués).

¿Tiene dudas? Hable con uno de nuestros especialistas.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el business intelligence en la logística?

Es la práctica de usar los datos de la operación de transporte de forma estructurada para sustentar decisiones. Una herramienta de BI reúne, organiza y transforma la información de la flota y de los procesos y la muestra en informes y paneles estratégicos. Con esto, el gestor obtiene una visión más amplia de lo que ocurre en la flota y puede identificar insights y tendencias para decidir mejor.

¿Qué se necesita para construir un BI propio para la flota?

Los puntos que se deben considerar son contratación, planificación, comunicación, usabilidad e implementación. Es necesario formar un equipo, que puede reunir desarrolladores, diseñadores y especialistas en seguridad digital, según lo que se vaya a construir. La planificación puede dividirse en tres pasos: entender las necesidades o los problemas del transporte, identificar qué datos ayudan a responderlos y mapear y revisar los procesos de la flota. A partir de ahí, se define lo indispensable: los datos que se deben recopilar y priorizar, la forma de organizarlos y cómo se mostrarán en el software.

¿Cómo involucrar al equipo de la flota en la implementación del BI?

Los colaboradores necesitan entender por qué importa el trabajo con datos, cuáles son sus responsabilidades y cómo pueden ayudar a producir información real y precisa sobre lo que ocurre en la operación. Además de informar a los conductores y a los demás integrantes, es necesario conectarlos al proceso y enseñarles a usar el sistema. Por eso, el diseño y el layout merecen atención: las interfaces intuitivas, que no requieren grandes tutoriales, facilitan la rutina, y también conviene mantener un soporte disponible para las dudas.

¿Cómo hacer la implementación de un BI en la transportadora?

En la implementación, el sistema se pone a disposición de los colaboradores y recibe la configuración inicial. Luego se transmiten las instrucciones básicas, con una demostración de la plataforma y de sus funcionalidades, explicando cuándo debe usarse cada una. En los primeros días o semanas, conviene verificar si los usuarios tienen dificultades y necesitan nuevas orientaciones; después, se observan los resultados a medida que llegan. Un recordatorio importante: integrar y centralizar la información de los otros sistemas de gestión que usa la transportadora, para que el BI tenga datos con los que trabajar.

¿Cuáles son los beneficios del BI para las transportadoras?

Las ventajas varían según la tecnología logística elegida. Una solución de BI puede aportar, entre otros beneficios, más conocimiento sobre la flota, la identificación de fallas en la operación y en los vehículos y sus componentes, la detección de riesgos y oportunidades, el análisis de CPK, un posible ranking de conductores, informes gerenciales y la visualización del costo real de la operación. Los beneficios aparecen en el control financiero y también en el seguimiento de la operación y de los componentes de los vehículos.

¿Existe una alternativa a construir un BI desde cero?

Sí. Construir un BI interno exige implementación y un equipo propio de desarrollo, por lo que la empresa puede evaluar soluciones listas para usar. Existen herramientas de business intelligence para logística y sistemas de gestión que generan datos analizables, como el checklist digital, la gestión de neumáticos, la gestión de almacenes y los ERP. En Prolog, la gestión de neumáticos permite registrar y dar seguimiento a la presión y la profundidad del surco y analizar el desgaste; el Checklist Electrónico usa cuestionarios personalizables y guarda el historial de cada vehículo; y Prolog ofrece extracción de datos por API para Power BI.

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