7 señales de que la flota necesita un checklist digital

La inspección de vehículos es un proceso que exige tiempo y atención, y al usar checklists en papel, estas cuestiones se acentúan aún más.

Los papeles aportan poca agilidad a la rutina y resultan contradictorios para quienes buscan construir una flota más sostenible, un tema cada vez más presente en las tendencias del sector del transporte.

Deben trasladarse del gestor al conductor. Después, deben volver a la central, lo que exige además nuevos papeles para abrir órdenes de servicio, que a su vez deben llegar al taller o al equipo de mecánicos de la operación.

Además, necesita un sistema de archivo para guardar todos los documentos generados durante el año.

El checklist digital es un excelente medio para resolver esta situación, con checklists realizados en la aplicación y guardados en la plataforma, a los que se puede acceder siempre que sea necesario.

Además, los colaboradores involucrados reciben las actualizaciones a medida que la inspección se registra y concluye, reduciendo la necesidad de enviar formularios u órdenes de servicio manualmente.

Conozca otras situaciones que mejoran con un checklist digital para inspección de vehículos:

• Inspección demorada;
• Pérdida de checklists realizados;
• Trabajo repetido para completar hojas de cálculo;
• Mucho tiempo de ociosidad de los vehículos;
• Poco o ningún control de incidencias por conductor;
• Falta de historial vehicular;
• Dificultad para identificar anomalías.

La inspección tarda demasiado

Revisar los ítems de un vehículo es una tarea que exige calma y atención, ¿cierto? Por eso, sí requiere algo de tiempo de los conductores. Sin embargo, con el checklist en papel, el tiempo puede ser aún mayor, pues el conductor debe detener lo que está haciendo para anotar la información recopilada.

En muchos casos, realizar la inspección es una tarea que incomoda a estos profesionales. Esto hace que muchos no den la debida importancia al proceso de inspección.

Es decir, pueden completarlo de cualquier manera o hacer solo una gran raya en el papel para devolverlo al gestor, como si no hubiera ningún problema en el vehículo. Su objetivo es no dedicar tiempo a la inspección y salir a la ruta lo antes posible.

Sin embargo, esto puede generar otras consecuencias: más fallas que llegan sin un registro claro, mayores costos de corrección y falta de previsibilidad para planificar reparaciones y sustituciones de vehículos.

Con el checklist digital para inspección de vehículos, el proceso se simplifica y puede terminarse en pocos minutos. El conductor solo necesita su celular con la aplicación instalada y abrir el checklist deseado.

Así, utiliza una mano para revisar el ítem necesario y la otra para marcar OK o NOK en la aplicación. Cuando necesita ambas manos para analizar un componente, basta con guardar el celular en el bolsillo y volver a sacarlo para registrar la información.

Se pierde una parte de los checklists realizados

La cantidad de papeles en la flota es alta cuando se usan checklists en este medio. Incluso en una flota pequeña, las distintas inspecciones, sobre todo las diarias, acumulan muchos papeles.

Si tiene 10 vehículos que realizan al menos un checklist de salida, ya son, como mínimo, 10 papeles al día. Al final del mes, termina con 300 papeles en las manos.

Es normal que, entre tanto papel, algunos checklists se pierdan. Esto puede ocurrir porque el conductor olvida realizar el checklist o entregarlo al gestor después de hacerlo.

Sin embargo, también puede ocurrir cuando el propio gestor deja de leer y transferir los datos a su hoja de cálculo de gestión. O incluso por dejar que se acumulen muchos papeles y que el checklist se pierda entre una pila de documentos.

La consecuencia es que los vehículos pueden salir a las rutas con ítems abiertos, sin la corrección necesaria para garantizar su seguridad y desempeño en la carretera.

La gran ventaja del checklist digital es simple: una vez concluida la inspección y firmado el checklist, queda guardado en el sistema y puede consultarse siempre que sea necesario, sin depender del archivo físico del papel.

Trabajo repetido para completar hojas de cálculo

Generalmente, quienes usan checklists en papel también usan hojas de cálculo para controlar la flota. En estos casos, el gestor debe leer la información registrada en cada inspección para después introducir los datos en sus hojas de cálculo en la computadora.

Aunque las hojas de cálculo facilitan diversas funciones, con una visualización más completa y práctica de los distintos vehículos de una operación, también presentan este aspecto negativo: el trabajo repetido.

Con el checklist digital, la información se introduce directamente en el sistema de control (video en portugués), lo que disminuye la introducción manual repetida y ayuda a mantener el registro de la inspección en el mismo flujo de gestión.

El tiempo de ociosidad de los vehículos es alto

Con los checklists en papel, el tiempo para analizar cada uno, identificar los problemas y enviar las órdenes de servicio necesarias es largo. Hasta que esto ocurra, el vehículo ya puede haber salido a la ruta o haberse averiado por completo.

En este segundo caso, el vehículo queda parado en el garaje, el estacionamiento o el taller.

Según el tamaño de su operación, un vehículo ocioso puede generar retrasos en todas las entregas y, en consecuencia, gastos muy altos.

Por eso, adoptar el checklist digital para inspección de vehículos es la alternativa más viable. Al automatizar las órdenes de servicio a partir de las inspecciones, las correcciones pueden asignarse con más agilidad.

Además, este modelo de checklist más moderno tiene visualizaciones prácticas y automatizadas, como el Semáforo de Checklist.

Es una pantalla donde se enumeran todos los vehículos que tienen ítems abiertos para realizar algún servicio y se identifican con el nivel de gravedad del problema (normal, moderado o crítico).

Hay poco o ningún control de incidencias por conductor

Si no se identifica a los conductores en los checklists realizados, tampoco es posible saber quién fue responsable de registrar o dejar de registrar algún problema del vehículo. Esto es algo que el sistema de checklist electrónico cambia.

El cambio se debe a que cada usuario tiene un acceso único al sistema y a la aplicación, y al iniciar cualquier checklist es necesario identificar al conductor.

Además, al final de cada inspección, el conductor debe añadir su firma electrónica, confirmando que fue él quien realizó el checklist.

No contar con historial de los vehículos

Aunque las hojas de cálculo puedan cubrir esta necesidad, son limitadas. Una sola hoja de cálculo no puede incluir toda la información de cada checklist realizado en los últimos 5 años.

Claro, este es solo un ejemplo, pero transmite la idea general:

Las hojas de cálculo de logística funcionan para un control a mediano plazo; cuando pensamos en un período mayor, las cosas se complican un poco.

Además, por diferentes motivos:

• Falta de practicidad para buscar la información deseada;
• Poco control de personalización en la visualización de datos;
• Imposibilidad de mantener un control a largo plazo usando siempre la misma hoja de cálculo.

Por tanto, para acceder fácilmente a datos sobre las placas de la flota de manera rápida y simple, el sistema de checklist digital es su mejor opción.

Guarda la información registrada durante las inspecciones y genera informes automáticamente; solo es necesario definir la operación, las fechas y cualquier otro filtro que necesite.

Dificultad para identificar anomalías

Cuando la inspección de vehículos se realiza con un checklist en papel, puede tardar en evaluar todos los papeles entregados e identificar los problemas encontrados en cada vehículo.

Así, es probable que algunos vehículos que salen a sus rutas previstas tengan ítems críticos abiertos.

Debe evitarlo a toda costa, pues es un factor que afecta no solo a los costos o bienes de la flota, sino a la seguridad de los conductores y los demás usuarios de la carretera.

Las órdenes de servicio automatizadas, una vez más, son una solución. Además, la actualización del sistema con cada inspección concluida ayuda a resolver el problema con menos dependencia de la revisión manual de los papeles.

Para conocer aún más las funciones y los beneficios del Checklist Digital (en portugués) para la inspección de vehículos, agende una demostración con uno de nuestros especialistas.