¿Las hojas de cálculo de logística aún sirven para su flota?

Aunque muchas de las grandes operaciones de transporte todavía usan hojas de cálculo de logística en Excel actualmente, se están volviendo menos populares.

Hace algunos años, cuando las logtechs apenas estaban comenzando, las hojas de cálculo eran la alternativa que más productividad y organización aportaba a la gestión de flotas. De hecho, formaron parte de las rutinas de la mayoría de las operaciones brasileñas durante mucho tiempo.

Pero ahora están cayendo en desuso. En este artículo, verá:

• Por qué las hojas de cálculo de logística están cayendo en desuso;
• Cuándo seguir usando las hojas de cálculo de logística;
• Cómo saber si llegó la hora de abandonar las hojas de cálculo en su gestión de flotas;
• Cómo reemplazar las hojas de cálculo de logística.

¿Por qué las hojas de cálculo de logística están cayendo en desuso?

Aunque se usaron durante mucho tiempo para mejorar el control y la productividad de las operaciones de transporte, los motivos que les hacen perder popularidad entre los gestores incluyen:

Retrabajo en el llenado manual de información

Quien usa las hojas de cálculo de logística como forma de gestión no tiene sistemas tecnológicos ni aplicaciones para usar en la rutina de la flota. Esto significa que la información del día a día se recopila mediante anotaciones en papel o solo en la conversación.

De esta forma, cuando todo llega a las manos (y a los oídos) del gestor, este tiene que transcribirlo todo a sus hojas de cálculo. Al menos así funciona en buena parte de las operaciones.

En algunos casos, los propios colaboradores tienen acceso a las hojas de cálculo y pueden llenarlas por su cuenta. Aun así, eso no evita la peor parte del problema: el retrabajo y la pérdida de productividad operativa.

Mayor cantidad de errores

Sobre todo en el segundo escenario que mencionamos arriba, cuando varias personas tienen acceso a las hojas de cálculo de gestión de la flota, los errores ocurren y pueden ser excesivos.

Si solo el gestor tiene acceso, la información es un poco más confiable, pero todavía existe inseguridad sobre su veracidad.

Otra situación que puede ocurrir, en ambos casos, es la falta de actualización de los datos. Ya sea porque el gestor no tiene tiempo de llenar la información o porque el colaborador responsable no lo hace en el momento en que debería.

Además de la demora, también pueden ocurrir errores de planificación por este motivo, ya que usted usa como base información desactualizada para tomar decisiones.

Imposibilidad de uso a largo plazo

Para el control mensual de la información, o incluso por un período de un año, las hojas de cálculo logran cubrir las necesidades de la flota. Sin embargo, más allá de eso, ya es necesario replicar la hoja y empezar a usar este nuevo documento.

El motivo es que las hojas de cálculo de logística son limitadas.

Por ejemplo, si se extiende demasiado su uso, los archivos se vuelven muy pesados, lo que hace que tarden en abrirse y cargarse. Otro problema es que terminan quedando visualmente saturadas, lo que dificulta encontrar información simple con agilidad.

A medida que la flota crezca y aumente el número de placas en la operación, usted se encuentra además con otro problema:

Las hojas de cálculo necesitan configurarse con códigos y fórmulas específicos para funcionar adecuadamente y automatizar algunas funcionalidades. Hasta ahí, todo bien.

Pero, cuando es necesario agregar nuevas filas y datos para controlar más vehículos, pueden ocurrir (y esto es bastante común) errores en estas configuraciones, que generan cálculos y datos incorrectos en toda la hoja.

Por eso, usted tendría que dedicar algún tiempo a ajustar su hoja de cálculo u optar por crear un documento diferente y más completo. En cualquiera de estos casos, hay una pérdida de productividad y de eficiencia en la rutina de la operación.

¿Cuándo seguir usando las hojas de cálculo de logística?

Si su flota es mediana o pequeña, las hojas de cálculo logran cubrir las necesidades básicas de control de su día a día.

Entonces, si los planes de la empresa de transporte son permanecer en este estado por algún tiempo más, ahorrar presupuesto y generar más caja para la empresa, las hojas de cálculo son una opción razonable, ya que tienen un menor costo de adquisición y mantenimiento.

Eso sí, siempre que el gestor o los demás colaboradores sepan usar y configurar la herramienta según sea necesario.

Otro caso en el que usted puede mantener las hojas de cálculo en su gestión es cuando no realiza ninguna forma de control. Es decir, si todavía no implementó las rutinas de recopilación, organización y análisis de datos, las hojas de cálculo pueden ser un buen camino para empezar.

¿Cómo saber si llegó la hora de abandonar las hojas de cálculo en la gestión de flotas?

Cualquier plan de expandir la flota y aumentar sus operaciones de transporte debe considerar el abandono de las hojas de cálculo de logística y la adquisición de soluciones más modernas y prácticas.

Si usted está enfrentando los problemas descritos arriba u otros similares, debe considerar seriamente reemplazar sus hojas de cálculo por sistemas tecnológicos de control de flotas.

Entre los motivos para encarar este cambio, los principales son:

• Baja visibilidad de los datos de la operación;
• Poco o ningún control de la entrada y la salida de los vehículos de la flota;
• Poco o ningún control del envío de vehículos a mantenimiento;
• No hay control de las órdenes de servicio;
• La cantidad de papeles en la operación es muy alta;
• No logra automatizar ninguna etapa de la gestión de flotas;
• Hay poca productividad en la rutina de la flota.

¿Cómo reemplazar las hojas de cálculo de logística?

Con la gran cantidad de empresas y startups con soluciones orientadas al sector logístico, la mejor vía para resolver los problemas de su flota pasa por adquirir la tecnología más adecuada a sus necesidades.

Las logtechs, como se llaman estas empresas, son muchas. Hoy usted encuentra tanto sistemas ERP, de gestión empresarial, como herramientas para etapas específicas de la operación.

Por ejemplo, para el control de rutas, de combustible, de neumáticos, de checklists y del mantenimiento de la flota, y así sucesivamente.

Tenga la certeza de que, para cada hoja de cálculo que usted usa, existe una solución tecnológica completa para reemplazarla.

Basta con que identifique cuál es el principal punto que necesita mejoras en su operación y se enfoque en adquirir el modelo de gestión más apropiado.

Para empezar, conozca las soluciones que ofrece Prolog App.