Planilhas de logística ainda servem para a sua frota?

Mesmo que muitas das grandes operações de transporte ainda utilizem planilhas de logística em excel atualmente, elas estão se tornando menos populares.

Há alguns anos, quando as logtechs estavam apenas começando, as planilhas eram a alternativa que trazia mais produtividade e organização à gestão de frotas. Inclusive, elas participaram das rotinas da maioria das operações brasileiras durante muito tempo.

Mas, agora estão caindo em desuso. Entenda, neste post:

Por que as planilhas de logística estão caindo em desuso;
Quando continuar utilizando as planilhas de logística;
Como saber se está na hora de abandonar as planilhas na sua gestão de frotas;
Como substituir as planilhas de logística.

Por que as planilhas de logística estão caindo em desuso?

Embora tenham sido utilizadas por muito tempo para melhorar o controle e produtividade das operações de transporte, os motivos que a fazem perder popularidade entre os gestores incluem:

Retrabalho no preenchimento manual de informações

Quem utiliza as planilhas de logística como forma de gestão não possui sistemas tecnológicos e aplicativos para utilizar na rotina da frota. Isto significa que as informações no dia a dia são coletadas por meio de anotações em papel ou apenas na conversa.

Dessa forma, quando tudo chega nas mãos (e ouvidos) do gestor, ele precisa transcrever tudo para suas planilhas. Pelo menos é assim que funciona em boa parte das operações.

Em alguns casos, os próprios colaboradores têm acesso às planilhas e podem preenchê-la por conta própria. Ainda assim, não evita a pior parte do problema: o retrabalho e a perda de produtividade operacional.

Maior quantidade de erros

Principalmente no segundo cenário que mencionamos acima, quando diversas pessoas possuem acesso às planilhas de gestão da frota, os erros acontecem e podem ser excessivos.

Se apenas o gestor possui acesso, as informações são um pouco mais confiáveis, mas ainda existe insegurança em sua veracidade.

Outra situação que pode acontecer, em ambos casos, é a falta de atualização dos dados. Seja pelo gestor não ter tempo de preencher as informações ou pelo colaborador responsável não fazer na hora que deveria.

Além de haver a demora, também podem acontecer erros de planejamento por conta disto, já que você usa como base as informações desatualizadas para tomar decisões.

Impossibilidade de utilização a longo prazo

Para controle mensal de informações ou até o período de um ano, as planilhas conseguem suprir as necessidades da frota. Contudo, além disso, é necessário já replicar a planilha e iniciar o uso deste novo documento.

O motivo é que as planilhas de logística são limitadas.

Por exemplo, se estender demais o uso delas, os arquivos se tornam muito pesados, deixando sua abertura e carregamento demorado. Outro problema é que elas acabam ficando visualmente poluídas, dificultando o encontro de simples informações com agilidade.

Conforme a frota crescer e aumentar o número de placas na operação, você se depara ainda com outro problema:

As planilhas precisam ser configuradas com códigos e fórmulas específicas para funcionar adequadamente e automatizar algumas funcionalidades. Até aí, tudo bem.

Mas, quando é preciso acrescentar novas linhas e dados para controlar mais veículos, podem acontecer — e isto é bastante comum — erros nestas configurações, gerando cálculos e dados incorretos em toda a planilha.

Por isso, você precisaria passar algum tempo ajustando a sua planilha ou optar por criar um documento diferente e mais completo. Em qualquer desses casos, existe a perda de produtividade e eficiência na rotina da operação.

Quando continuar utilizando as planilhas de logística?

Caso a sua frota seja de médio ou pequeno porte, as planilhas conseguem suprir as necessidades básicas de controle do seu dia a dia.

Então, se os planos da transportadora são permanecer nesse estado por mais algum tempo, economizar orçamentos e gerar um maior caixa à empresa, as planilhas são uma opção razoável, já que possuem menor custo de aquisição e manutenção.

Isto, considerando que o gestor ou demais colaboradores saibam utilizar e configurar a ferramenta conforme necessário.

Outro caso que você pode manter as planilhas na sua gestão é quando não realiza nenhuma forma de controle. Ou seja, se você ainda não implementou as rotinas de coleta, organização e análise de dados, as planilhas podem ser um bom caminho para começar.

Como saber se está na hora de abandonar as planilhas na gestão de frotas?

Qualquer planejamento de expandir a frota e aumentar as suas operações de transporte devem considerar o abandono das planilhas de logística e a aquisição de soluções mais modernas e práticas.

Se você está enfrentando os problemas descritos acima ou semelhantes, deve considerar fortemente a substituição das suas planilhas por sistemas tecnológicos de controle de frotas.

Dentre os motivos para encarar essa mudança, os principais são:

Baixa visibilidade dos dados da operação;
Pouco ou nenhum controle da entrada e saída dos veículos da frota;
Pouco ou nenhum controle do envio de veículos para manutenção;
Não tem controle de ordens de serviço;
A quantidade de papéis na operação é muito alta;
Não consegue automatizar nenhuma etapa da gestão de frotas;
Existe pouca produtividade na rotina da frota.

Como substituir as planilhas de logística?

Com a grande quantidade de empresas e startups com soluções voltadas ao setor logístico, a melhor via para resolver os problemas da sua frota passa pela aquisição da tecnologia mais adequada às suas necessidades.

As logtechs, como são chamadas essas empresas, são muitas. Você encontra hoje tanto sistemas de ERP, de gerenciamento empresarial, quanto ferramentas para etapas específicas da operação.

Por exemplo, para o controle de rotas, de combustível, de pneus, de checklists e manutenção da frota, e assim por diante.

Pode ter certeza que, para cada planilha que você utiliza, existe uma solução tecnológica completa para substituí-la.

Basta que você encontre qual o principal ponto que precisa de melhorias na sua operação e focar na aquisição do modelo gerencial mais apropriado.

Para começar, conheça as soluções disponibilizadas pelo Prolog App.

Perguntas frequentes

Ainda vale a pena usar planilha de Excel para controlar a frota?

Depende do porte e do plano da operação. Em frotas de pequeno e médio porte que pretendem permanecer nesse tamanho, a planilha atende às necessidades básicas de controle e tem custo menor de aquisição e manutenção — desde que alguém saiba configurá-la. Ela também é um começo razoável para quem ainda não coleta, organiza nem analisa dado nenhum. Já quem planeja crescer deveria considerar a troca por um sistema.

Quais sinais indicam que chegou a hora de abandonar a planilha?

Alguns sinais são recorrentes: pouca visibilidade dos dados da operação; controle escasso ou inexistente sobre a entrada e a saída de veículos, sobre o envio para manutenção e sobre ordens de serviço; volume alto de papel; nenhuma etapa da gestão automatizada; e pouca produtividade na rotina. Planos de expandir a frota e ampliar as operações de transporte também pedem essa mudança.

Por que a planilha gera retrabalho mesmo quando a equipe toda tem acesso?

Quando não há sistema nem aplicativo na rotina, as informações do dia a dia chegam por anotação em papel ou conversa, e alguém precisa transcrever tudo para o arquivo. Liberar o preenchimento para os próprios colaboradores não resolve o essencial: o retrabalho e a queda de produtividade continuam. E, com várias pessoas editando o mesmo documento, os erros podem se tornar excessivos e a atualização dos dados pode ficar para trás.

Por que a planilha trava quando a frota cresce?

Porque ela é limitada. Estendida por muito tempo, o arquivo fica pesado, demora a abrir e vira uma tela poluída, em que achar uma informação simples custa tempo. Além disso, a planilha depende de códigos e fórmulas configurados para funcionar; ao acrescentar linhas e dados de novos veículos é bastante comum errar nessas configurações, o que gera cálculos e dados incorretos no documento inteiro.

Por onde começar a substituição das planilhas?

Pelo ponto que mais precisa de melhoria na operação. O mercado de logtechs oferece desde ERPs de gerenciamento empresarial até ferramentas para etapas específicas — controle de pneus, de rotas, de checklists, de combustível e de manutenção da frota. Para cada planilha em uso existe uma solução tecnológica capaz de substituí-la, então a decisão passa por identificar a prioridade e buscar o modelo gerencial mais apropriado a ela.

Buscar no blog