Eficiencia operativa en logística: qué es y cómo medirla

Lograr e incluso aumentar la eficiencia operativa de la flota depende de factores como el uso de tecnologías de gestión, el compromiso de los colaboradores y la toma de decisiones fundamentadas y estratégicas por parte de los gestores.

A diferencia de una operación eficaz, que alcanza el resultado acordado, la eficiencia aparece cuando ese resultado se alcanza con mejor uso de los recursos, el tiempo y la calidad. Es decir:

Mientras que la eficacia significa cumplir el objetivo de la operación, la eficiencia muestra si ese objetivo se cumplió sin desperdicios, retrabajo ni costos innecesarios.

¿Qué es la eficiencia operativa?

Son acciones y prácticas en la rutina de las operaciones para realizar las actividades de la mejor manera posible, con calidad, pero utilizando el mínimo de recursos y tiempo disponibles.

La idea es buscar los resultados más positivos sin causar problemas en el camino. En logística, esto implica planificar, implementar y controlar flujos eficientes y eficaces, incluidas actividades como transporte, gestión de flotas, almacenamiento y atención de pedidos.

Por ejemplo, si reduce a la mitad el tiempo de inspección de los vehículos, pero empieza a encontrar muchos errores al llenar los checklists o los vehículos empiezan a pasar por mantenimiento más frecuente, no podemos considerarlo eficiencia.

Aunque disminuyó el tiempo de inspección, el cambio generó peores resultados al final del proceso: menos calidad, más retrabajo y mayor riesgo de costos inesperados.

¿Qué es la parte operativa de la flota?

La parte operativa de la flota se ocupa de la rutina práctica de la operación. Es decir, actividades como la verificación de cargas, la carga del vehículo y el transporte.

¿Por qué es importante la eficiencia operativa?

Los beneficios de aumentar la eficiencia en su flota incluyen:

• Aumento de la rentabilidad del negocio

Con todos los procesos organizados y optimizados, la operación logra realizar más servicios y aumentar los ingresos que recibe en un período determinado.

• Organización de las rutinas

La estandarización de procesos es parte de aplicar una estrategia de eficiencia operativa en la flota, lo que significa que la rutina de todos los colaboradores también tendrá más agilidad y organización.

• Optimización del tiempo

Del mismo modo que la estandarización organiza los procesos, permite que los colaboradores realicen sus actividades con facilidad y rapidez, ahorrando tiempo en el día a día.

El gestor también se beneficia de la eficiencia operativa, porque tendrá toda la información de la flota organizada y estandarizada para analizar al final del mes. Cuando los datos se preparan con calidad y se presentan de forma accesible, el análisis resulta más confiable y ayuda a convertir la información en decisiones.

• Mejor distribución de conductores y vehículos

Al entender cómo se distribuyen las cargas en su flota y cuántos vehículos realizan rutas diarias, puede evaluar si realmente es necesario mantener la misma estructura o si es posible reducir la cantidad de vehículos en circulación. La planificación de rutas también puede reducir las distancias recorridas, las paradas y el tiempo en tránsito, contribuyendo a entregas más eficientes.

Del mismo modo, tendrá menos conductores en actividad y reducirá también los costos de transporte en esta etapa.

Consecuencias de la falta de eficiencia operativa

No aplicar estrategias que buscan el mejor índice de eficiencia operativa puede no traer consecuencias tan directas, pero deja de aprovechar todos los beneficios.

A largo plazo, puede encontrarse con una operación de baja productividad, costos excesivos y mayor dificultad para recuperar la organización de la flota.

¿Cómo medir la eficiencia operativa?

La única manera de medir la eficiencia en las operaciones de transporte es mediante la recopilación y el análisis de datos. Aunque todavía no cuente con tecnologías para organizar esta actividad, debe tener, como mínimo, hojas de cálculo de control para las distintas áreas de la operación para lograr una gestión de flotas eficiente.

Al recopilar los datos generados, también es necesario conocer las métricas y los parámetros de desempeño para evaluar el índice de eficiencia operativa, algo que puede realizarse en un dashboard logístico. Conozca cuáles son:

Indicadores para la eficiencia operativa

ROI – Retorno de la inversión

El cálculo del retorno de la inversión se realiza para entender qué beneficio genera una inversión respecto de su costo. En este caso, sirve para evaluar si el monto destinado a invertir en herramientas y procesos implementados en la flota está generando resultados satisfactorios.

En la práctica, el ROI puede apoyar la decisión de mantener, revisar o descartar una inversión. Aun así, no debe interpretarse por sí solo: un ROI mayor no siempre significa automáticamente la mejor opción, porque el plazo, el riesgo, la calidad del servicio y el impacto operativo también deben evaluarse.

OEE – Overall Equipment Effectiveness

En español, podemos llamarlo “eficacia general del equipo”. Significa medir en qué medida los vehículos de la flota cumplen su función adecuadamente o en qué medida están generando problemas y costos inesperados.

En el origen industrial del indicador, el OEE se calcula a partir de tres factores: disponibilidad, desempeño y calidad. Adaptado a la flota, ayuda a organizar el análisis de vehículos detenidos, desempeño por debajo de lo esperado, fallas, retrabajo y costos de mantenimiento.

Entre los datos que se pueden evaluar están la cantidad de servicios correctivos por los que pasó un automóvil, los montos de mantenimiento planificado y no planificado, entre otros.

FCO – Flujo de caja operativo

Entender el flujo de caja operativo también es una evaluación importante para saber si la estrategia para aumentar la eficiencia operativa está funcionando. El FCO representa el efectivo generado por las actividades operativas regulares de una empresa en un período específico.

Por eso, debe analizarse como movimiento de efectivo de la operación y no como una simple lectura de las ganancias antes de impuestos o depreciación. Una referencia común para el cálculo es partir de la ganancia neta, sumar gastos que no afectan al efectivo y ajustar la variación del capital de trabajo.

¿Cómo saber si la flota ya es eficiente?

(video en portugués)

Algunas preguntas que puede responder para saber si su operación tiene una buena gestión son:

• ¿Los indicadores de desempeño de su operación son claros y medibles?
• ¿Los procesos internos de la operación ya fueron identificados y mapeados?
• ¿Existe una planificación de flotas a largo plazo?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas fue “no”, puede empezar a replantear cuál es el objetivo de la gestión de flotas y qué metodologías de gestión utilizar para aplicar soluciones en su operación.

Consejos para aumentar la eficiencia operativa de su flota

Una de las maneras de generar más eficiencia en su flota es identificar cuáles son los mayores problemas que enfrenta. A partir de ahí, puede invertir en las soluciones más adecuadas para obtener resultados.

Además, puede aplicar la optimización logística mediante estas acciones:

• Implementar nuevas tecnologías para la recopilación, el almacenamiento y la organización de datos;
• Estandarizar los procesos de su operación, como la inspección de vehículos y la introducción de datos en sistemas de control;
• Identificar las no conformidades y sus causas, y buscar las soluciones necesarias en cada etapa y área de la flota;
• Adoptar medidas de control de calidad en las actividades de su operación, desde la organización del almacén hasta la entrega final;
• Capacitar a los colaboradores sobre eficiencia operativa y otros procesos que se adoptarán para mejorar los resultados de la empresa;
• Definir metas y planes de acción para cumplirlas.

Los programas de capacitación de conductores y una estrategia de mantenimiento consistente también pueden contribuir a ahorrar combustible, reducir costos y mantener los vehículos operando con más eficiencia.

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