Lista de inspección vehicular: cómo usarla y almacenarla

La lista de inspección vehicular es fundamental en la flota: permite visualizar qué revisar en los vehículos y previene fallas.

Puede completarse en formatos de papel o digitales, reuniendo ítems y componentes del vehículo que deben revisarse. Es decir, es el principal medio para identificar los servicios de mantenimiento necesarios para cada vehículo de la flota.

Cuando hablamos del formato en papel, surgen dudas sobre cómo guardar estas listas y cuál es la mejor manera de hacerlo. Además, ¿cuándo puede desecharse este tipo de documentación? Estas y otras dudas se responden a continuación:

• Qué es la lista de inspección vehicular;
• Por qué utilizar la lista de inspección en la flota;
• Cómo almacenar la lista de inspección vehicular;
• Cuánto tiempo conservar una lista de inspección vehicular;
• Cuándo desechar la lista de inspección vehicular;
• Qué alternativa permite tener menos papel en la operación.

¿Qué es la lista de inspección vehicular?

También conocida como “checklist de vehículos”, es un documento que reúne todos los ítems que deben inspeccionarse en un vehículo, según su tipo, como moto, auto, autobús y otros.

Puede personalizarse según el tipo de inspección que se realice, incluyendo o retirando ítems según sea necesario. Una lista diaria, por ejemplo, tendrá menos ítems que inspeccionar que una mensual.

¿Por qué utilizar la lista de inspección vehicular en la flota?

Debe utilizarse para tener mayor control sobre los vehículos de la operación y los mantenimientos realizados en la rutina de la flota.

La lista permite identificar las fallas de un vehículo y prevenir problemas que podrían causar una avería o la pérdida del vehículo. De esta manera, genera un gran ahorro y una reducción de los costos operativos de la flota.

Como ventaja adicional, usar y completar correctamente la lista de inspección vehicular también aumenta la durabilidad de los vehículos.

¿Cómo almacenar la lista de inspección vehicular en papel?

Para guardar y conservar los papeles, necesita una sala libre de humedad y que, al mismo tiempo, tenga poca exposición a la luz solar.

El archivador es la solución más común y adecuada para la cantidad de papeles generados en la operación. Este mueble está preparado para recibir una gran cantidad de papeles y permite organizarlos como prefiera, por orden alfabético o por fecha de inspección.

La lista de cada vehículo debe mantenerse en su lugar de origen. Así, aunque la inspección se realice en la unidad X, si el vehículo procede de la unidad Y, la lista debe enviarse al lugar Y para almacenarla.

Lo ideal es recopilar la información de la lista de inspección vehicular en papel y transferirla a su computadora, ya sea a un sistema o plataforma de checklist o a una hoja de cálculo de control de mantenimiento (en portugués).

Lo importante es tener la información principal registrada y con fácil acceso.

De esta manera, no necesita ir al archivador y revisar todos los papeles para encontrar la información que desea. Basta con acceder a su hoja de cálculo o sistema y, en pocos clics, tendrá la respuesta.

¿Cuánto tiempo conservar la lista de inspección vehicular?

Al menos 3 meses. Ese es el tiempo promedio para revisar y reparar ítems con una orden de servicio abierta a partir de la lista de inspección vehicular en papel. Pero considere este como el tiempo mínimo de conservación del checklist.

Para tener una visión completa de las inspecciones de la flota a largo plazo, es necesario conservar las listas durante más tiempo, ¿verdad?

Si trata las listas como cualquier otro documento de la flota, el tiempo de almacenamiento es de 5 años. Es el plazo recomendado por diversos profesionales de la gestión financiera y administrativa.

Aunque sea difícil pensar en guardar tantos papeles durante tanto tiempo, aún más cuando el checklist se realiza a diario, es necesario tener el historial de información de sus vehículos.

¿Cuándo se puede desechar la lista de inspección vehicular?

Después del “vencimiento” de los documentos al cumplirse los 5 años, como se mencionó antes. O en casos como un vehículo que ya no está disponible en la flota: ya no es necesario conservar su lista de inspección vehicular.

También puede desechar las listas de papel cuando registre toda la información en el control digital, sea una hoja de cálculo o un sistema. Si no contienen información adicional que pueda necesitar después, no hace falta conservarlas más tiempo.

¿Cuál es la mejor alternativa para evitar la acumulación de papel?

El checklist electrónico es la mejor alternativa, pues surgió con la propuesta de reducir la acumulación de papel en la flota y aportar mayor agilidad y productividad a la inspección de los vehículos.

Se trata de una aplicación que registra todos los datos y los organiza automáticamente. Después de finalizar un checklist, si quiere buscar alguna información, solo selecciona lo que necesita y la fecha deseada.

Una de las ventajas adicionales es la entrega automatizada de informes, que genera información de gran valor para optimizar la gestión de flotas.

La función de salud de los vehículos también es un elemento diferenciador. Si un vehículo tiene una orden de servicio importante abierta, el sistema identifica esa placa como no disponible para ruta, evitando accidentes y averías del vehículo durante el trayecto.

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