Software de logística: qué es, qué hace y opciones

¿Sabe qué es un software de logística? Este recurso se desarrolló para reducir el trabajo manual y el retrabajo que se acumulan en la operación de transporte.

La inversión en este tipo de tecnología tiende a organizar los procesos y a hacer más previsibles los resultados, con menos información perdida en hojas de cálculo sueltas. La reducción de errores y el mayor control sobre el costo de la operación están entre los beneficios que suelen atribuirse a los sistemas para flotas.

Conviene decir desde ya lo que ningún software hace solo: no sustituye la recopilación de datos en el terreno. Alguien tiene que inspeccionar el vehículo, medir el neumático y registrar el servicio en el taller. El sistema organiza, cruza y devuelve ese dato en forma de decisión, pero el dato todavía entra a través de una persona.

A continuación, entienda mejor:

• ¿Qué es un software de logística?
• ¿Qué hace un software de logística?
• ¿Cuáles son las opciones de software de logística?
• ¿Para qué sirve el software de logística?

¿Qué es un software de logística?

El software de logística es una herramienta tecnológica, que incluye sistemas y aplicaciones, orientada a la organización y la optimización de los procesos operativos.

Tenemos como ejemplo el checklist. Pasó de las hojas impresas a las hojas de cálculo en Excel hasta llegar al sistema de checklist electrónico, y la diferencia entre una etapa y otra no está solo en el soporte: está en cuánto historial consultable queda después de que termina la inspección.

Uno de los principales objetivos del surgimiento del software de logística es controlar los recursos disponibles y necesarios para mantener un buen flujo de trabajo y la empresa en constante crecimiento.

Esto se busca mediante la automatización de tareas repetitivas, la estandarización de los registros y la reducción de errores humanos que proporciona en los departamentos de inventario, compra y venta de materiales, despacho, mantenimiento y, claro, en el transporte de carga, mercancías y materia prima.

Fíjese en el verbo: el software reduce el error humano, no lo elimina. Un campo mal llenado sigue entrando mal; la diferencia es que, en un sistema, se puede saber quién lo registró y cuándo, lo que vuelve el error corregible en lugar de invisible.

¿Qué hace un software de logística?

Ofrece mayor control sobre las operaciones

Los sistemas suelen concentrar la información recopilada en la rutina en una única base de datos, sin necesidad de exportarla a medida que surgen nuevas demandas, un motivo que lo convierte en una de las grandes tendencias de la logística.

Con él, el control de las actividades se vuelve más eficiente: los registros quedan disponibles para consulta en cuanto se ingresan, y los análisis pasan a estar a pocos clics de distancia, en lugar de depender de que alguien consolide hojas de cálculo a fin de mes.

Optimiza los procesos

El software es una innovación en logística que reduce el trabajo manual de transcripción y ayuda a mantener la coherencia de la información, siempre que el registro de datos maestros esté bien hecho y el equipo registre lo que realmente ocurre en el terreno.

A partir de él, el método de trabajo tiende a volverse más simple, ya que demanda menos tiempo para realizar cada actividad. Además, muchas de las tareas pasan a automatizarse con las herramientas digitales que acompañan el uso de diferentes sistemas en las operaciones de transporte.

Aquí suele estar el error de implementación: adoptar un sistema esperando que arregle un proceso que todavía no existe. Si la flota no tiene una rutina de inspección definida, el software pasa a registrar la ausencia de rutina con más precisión, y nada más.

Mejora la comunicación interna

Con el software de gestión de neumáticos, por ejemplo, cada inspección realizada ya entra en el sistema como un registro que las demás áreas pueden consultar. Las órdenes de servicio se generan en el momento de la inspección y llegan al equipo de mecánicos (o al taller) sin depender de un aviso por teléfono ni de un papel que tenga que atravesar el patio.

Es decir, la comunicación se vuelve más ágil y menos sujeta a ruido.

Para el proceso logístico, esto hace toda la diferencia, ya que la agilidad en la toma de decisiones representa una verdadera ventaja competitiva. Tanto desde la perspectiva de reducir el tiempo que tarda una reparación como desde la de reducir costos.

Incluso sirve para generar conocimiento que permita compras más inteligentes, ya sea de neumáticos o de vehículos, o contrataciones de conductores más colaborativos con las reglas que determina la política de flota.

Integra la información

La integración de la información permite que el gestor dé un seguimiento cercano al desarrollo de las actividades e identifique posibles cuellos de botella que perjudican los resultados.

Tecnologías como el software de gestión de flotas reúnen, en un mismo lugar, el historial de cada activo y de sus componentes: las inspecciones realizadas, los servicios ejecutados en el taller, las piezas cambiadas y el costo de cada una de esas etapas.

La integración de datos es fundamental para poder visualizar la información de la flota en su conjunto. Al fin y al cabo, todos los departamentos están relacionados, ¿verdad? Los neumáticos influyen en el desempeño y la conservación de los vehículos, así como el funcionamiento del vehículo tiene un papel en la productividad de un conductor.

Un buen software de logística ofrecerá una integración facilitada por sus desarrolladores. Conviene confirmarlo antes de firmar: ¿hay una API disponible? ¿Existe documentación? ¿Quién desarrolla y quién paga la integración con el ERP que la empresa ya usa? Son preguntas baratas de hacer al principio y caras de descubrir después.

Reduce los costos operativos

Esta es, sin duda, una de las ventajas más citadas de la inversión en software de logística. Toda empresa desea reducir los gastos operativos, pero no siempre es posible.

Como comentamos en algunos de los puntos anteriores, el mayor control y la estandarización de los procesos, y la reducción de tiempo, de insumos y de mano de obra pueden hacer realidad esa reducción de costos en la flota.

El tamaño de la mejora, sin embargo, varía según el punto de partida. Una operación que ya controla bien sus propios costos tiende a encontrar menos margen que una que todavía depende de hojas de cálculo y de la memoria, y por eso tiene sentido medir el costo por kilómetro antes de implementar, para tener con qué comparar después.

¿Cuáles son las opciones de software de logística?

Entre las opciones que hoy ofrece el mercado, podemos encontrar soluciones para diferentes áreas de la gestión de flotas. Entre ellas:

• CRM (Customer Relationship Management): organiza la relación con los clientes a lo largo de su ciclo de vida, incluida la gestión de leads, las previsiones de ventas y las comunicaciones con clientes potenciales.
• ERP (Enterprise Resource Planning): reúne módulos orientados a áreas específicas del negocio, como finanzas, RR. HH., manufactura, cadena de suministro, servicios y compras, para que esas áreas trabajen de forma integrada.
• TMS (Transportation Management System): automatiza tareas del día a día, como la emisión de documentos obligatorios para el transporte y el registro de tarifas de flete.
• WMS (Warehouse Management System): apoya las operaciones de almacén mediante actividades guiadas por el sistema y puede conectar la ejecución del almacén con proveedores, transporte e inventario.
• Software de rastreo y monitoreo de entregas: categoría que venden empresas especializadas en rastreo vehicular y logístico; estos sistemas permiten que el embarcador y el consumidor final den seguimiento a la ubicación del pedido.
• Sistema de gestión de mantenimiento: controla toda la rutina de mantenimientos de la flota y genera órdenes de servicio vinculadas a una inspección o de forma independiente. También ofrece la visualización de presupuestos e informes de los servicios realizados a lo largo de un período.

Difícilmente una única herramienta cubre bien todos estos frentes. Lo más común es que la operación elija la categoría que resuelve su mayor problema y exija que se comunique con las demás, en lugar de cambiar seis sistemas por uno solo.

¿Para qué sirve el software de logística?

Funciona como un facilitador de las rutinas de la operación de transporte, al aportar agilidad y automatización a tareas que, de otro modo, serían monótonas y demoradas. Además, facilita la organización de los datos y la generación de conocimiento para la toma de decisiones del gestor de la flota.

Seguramente ya ha oído hablar de la automatización de procesos en el sector logístico. Pero ¿qué significa exactamente?

Es común que el equipo de gestión evalúe si las decisiones tomadas están siendo, de hecho, efectivas. Para ello, es necesario hacer un levantamiento de datos y comparar la información.

Los sistemas para flotas disminuyen las horas y los papeles que se usan en esta y otras actividades que antes se hacían manualmente.

El software de logística sirve para simplificar las tareas del día a día, agilizar los procesos y mejorar las operaciones y las entregas de la empresa. Vea sus ventajas:

• Menos errores y reducción del retrabajo;
• Mejora en la calidad de las entregas;
• Creación de estrategias más eficientes según el perfil de la empresa.

Debemos recordar que la inversión en este tipo de tecnología logística puede llevar a la empresa a otro nivel de control. ¿Sabe por qué?

Es a partir de un software de gestión de flotas que los procesos pasan a tener registro, plazo y responsable definidos, y es ese registro el que sostiene cualquier promesa de plazo y de eficiencia hecha al cliente.

Antes de cerrar un contrato, tres preguntas suelen separar la herramienta que se va a usar de la que se convierte en un costo inmovilizado: quién alimenta el sistema en el día a día, cuánto tiempo le quita esto a quien ya está en la operación y qué ocurre con el historial si la empresa cambia de proveedor.

¡Ahora que ya sabe qué es un software de logística, vea qué tecnologías conviene incluir en su planificación descargando nuestra infografía de tecnologías para flotas (en portugués)!