Realizar uma boa administração de frota é difícil e isso se deve ao número de responsabilidades atribuídas ao gestor.
Dentre elas, melhorar o desempenho da frota, reduzir despesas, identificar os melhores custo-benefício (como de combustível e borracharia), trazer segurança, e assim por diante. E essas ainda são todas ações que dependem do levantamento e análise de dados.
Cada responsabilidade destas está relacionada a algum dos grandes setores da gestão de frota. Se você ainda não tem claro quais são estes, é o que mostramos a seguir.
Gestão de veículos
Esta vai além de saber onde está o veículo e o quanto ele já rodou. Você precisa ter um controle mais amplo: saber qual a carga suportada, qual o ano e idade dele, quais problemas já apresentou e quais serviços foram realizados, quais os pneus instalados, e assim vai.
Todo detalhe que pensar sobre o veículo deve ser registrado. É a melhor maneira de garantir um controle seguro e eficiente na gestão de veículos.
Gestão de pneus
Os pneus são considerados o segundo maior gasto das frotas, ficando atrás apenas de combustível. Por isso, a gestão de pneus é cada vez mais reconhecida como um setor a ter um gestor próprio para isto.
Ou, pelo menos, os gestores adquirem ferramentas específicas para ter controle sobre os dados dos pneus da frota.
Essa gestão requer a medição da profundidade dos sulcos e pressão de cada pneu individualmente. Dessa forma, o sistema identifica desgastes fora do comum e possíveis causas e soluções para o ocorrido.
O controle de pneus previne a perda de carcaças, aumenta as possibilidades de recapagem e prolonga a vida útil dos pneus.
Manutenção preventiva
Nenhuma frota consegue sobreviver muito tempo sem ter planos de manutenção preventiva. O checklist de veículos é uma ferramenta indispensável! Ele serve não apenas para viagens longas, mas para caminhos diários também.
Ou seja, o cronograma pode incluir inspeções diárias, semanais, quinzenais, etc. Afinal, você não precisa ter apenas um modelo de checklist. Tanto usando papel quanto usando o check digital, você consegue personalizar os questionários para usar quando for conveniente.
O importante é que a manutenção preventiva seja realizada e cumpra com seu papel: prevenir problemas!
Por outro lado, a prevenção também te ajuda a controlar outras questões na frota. Por exemplo, o estoque de peças para reparo ou os custos com correções e por quilometragem de cada veículo.
Manutenção corretiva
Esta área da administração de frota é a que você quer evitar. Obviamente, quando falamos isso é para evitar que o veículo chegue até ela. Se você pensou que deveria esquecer um veículo quebrado na garagem, precisamos ter uma conversa séria.
Ainda que a manutenção corretiva visa corrigir problemas encontrados na prevenção também, ela é mais comum de acontecer por “acidente”. Isso porque quebras e desgastes nas peças passam despercebidos sem a inspeção de veículos planejada.
Inclusive, quando o objetivo do gestor é economizar e reduzir gastos, a manutenção corretiva vira ponto de atenção. Ela gasta muito mais do que investir na preventiva!
Monitoramento de frota
Para monitorar a frota, você pode optar pelo sistema de telemetria — o mais completo dos dias atuais. Com ele, além de saber onde o veículo está, você recebe dados como os veículos em rota no momento, a quilometragem percorrida e a velocidade média da viagem.
Assim como a automação, ter informação em tempo real é parte do que chamamos logística 4.0 (a revolução tecnológica da logística). Ou seja, o momento que vivemos agora.
Cada vez mais vemos tarefas da administração de frotas sendo tomadas pelas tecnologias e a telemetria também é parte disto. Muito importante também. Uma maneira ideal de ter controle sobre as rotas utilizadas, estilo de direção e consumo de combustível.
Questões legais
Não dá para escapar delas. Para evitar multas e mesmo interrupção das ações da transportadora, você precisa dar atenção para as questões legais também.
A própria manutenção preventiva já faz parte do assunto, afinal, você pode ter veículos apreendidos caso não estejam em boas condições de funcionamento.
Além disso, o emplacamento está incluso aqui. O pagamento de tributos e impostos, claro. E os registros, alvarás, e licenças para funcionamento e transporte de determinadas cargas devem estar em dia.
Gestão financeira
A área financeira da administração de frota, por vezes, recebe mais atenção que as demais.
O motivo é simples: tudo é afetado e afeta ela.
A cada ação realizada que gasta dinheiro, impacta nos recursos financeiros. Ao mesmo tempo, se você precisa de orçamento para investir em um novo veículo, precisa passar pela gestão financeira.
Ainda mais: se precisa reduzir custos, tem que partir de onde vem os maiores gastos.
Empresas maiores costumam ter responsáveis específicos focados nas finanças, enquanto o gestor da frota pode focar mais nos processos operacionais e de dados. Porém, o gestor ainda deve acompanhar tudo de perto para tomar suas decisões com sabedoria.
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