Entenda como a análise de checklist contribui para a sua gestão de frotas

A análise de checklist da frota é uma maneira de conhecer melhor os seus veículos e identificar os principais problemas recorrentes na sua operação.

O checklist é uma ferramenta para manter os serviços de manutenção em dia, sendo a partir dele que as ordens de serviço da frota são geradas.

Portanto, realizar a análise desses checklists também significa entender quantos serviços foram solicitados em um determinado período e qual a frequência deles.

Confira a seguir:

Por que fazer a análise de checklist da frota?
Quando fazer uma análise de checklist?
Como fazer a análise de checklist da frota?

Por que fazer a análise de checklist da frota?

Porque, através desta análise, os problemas são identificados com maior facilidade nos veículos da frota e também ficam mais fáceis de serem solucionados. A partir disso, você consegue aplicar melhorias no processo de execução do checklist.

A análise de checklist da frota também permite reunir informações a curto e longo prazo, o que torna as tomadas de decisões mais efetivas por serem baseadas em dados.

Algumas das possibilidades na análise de checklist da frota incluem:

Quantidade de itens NOK por placa da frota;
Quantidade de checklists realizados por dia;
Tempo de realização do checklist (exclusivo para ferramentas digitais);
Média de tempo para conserto de um item (desde a abertura da OS até seu fechamento);
Item de maior incidência na frota;
Quantidade de ocorrências por motorista;
Taxa de reincidência do problema (por motorista, veículo ou mecânico responsável);
Nível de criticidade do problema identificado.

Tudo isso falando sobre os resultados de um checklist da frota.

Por outro lado, você também pode realizar a análise de checklist preenchido. Neste caso, você verifica se os itens estão preenchidos corretamente, conforme padrão determinado pela empresa, e o que não ficou claro e deve ser aprimorado.

Quando fazer essa análise?

Quando você começar a notar muitos problemas e incoerências no preenchimento de um checklist, pode ser a hora de fazer uma análise e identificar melhorias.

Além disso, se estiver com custos de manutenção acima da média, pode fazer a análise de checklist para encontrar os principais problemas que podem estar gerando esse aumento.

Inclusive, algumas ferramentas e metodologias que você pode usar para complementar e sustentar a sua análise, nesse segundo momento, são o ciclo PDCA e a árvore de falhas.

Como fazer a análise de checklist da frota?

Crie um plano de análise para gestão de frotas

O seu plano de análise pode ser geral ou específico para alguma área, como o do checklist de veículos. É importante que a sua estrutura siga um padrão lógico e responda às principais questões que o quadro diretor da empresa pode ter.

Confira um exemplo de estrutura:

Apresentação da meta e/ou objetivo da empresa.
Descrição do objetivo do seu plano de análise.
Base de análise utilizada ao longo do período determinado no plano (mês, trimestre ou semestre).
Determinação dos meios de coleta e análise dos dados necessários.
Responsáveis por cada etapa: coleta, organização e análise dos dados.
Regras para a criação dos relatórios de análise da frota.

Tendo um plano de ação, fica mais fácil e objetivo partir para a etapa de coleta e análise propriamente dita.

Seguem algumas dicas para você realizar a análise de checklist da frota:

Ponto de partida: objetivos e metas da frota

Os objetivos e metas da frota são o guia para você tomar qualquer decisão. O que você deve considerar é o quanto a decisão contribui ou afasta o atingimento desses objetivos.

A análise de checklist parte do mesmo princípio: para que você está fazendo essa análise? Ela é coerente com o que foi determinado para a frota neste período?

Por exemplo, se há um objetivo de reduzir as manutenções corretivas realizadas ao longo de um mês, vale a análise dos checklists da frota para entender quais os principais itens que estão levando a manutenção corretiva e o que pode ser feito para evitar essa ocorrência.

Utilize o histórico de manutenções

O histórico de manutenções acontece através das ordens de serviço gerados pela realização de checklists. De certa forma, é um histórico de checklists ou de OS.

Este histórico é uma ferramenta fundamental para a sua análise, que reúne todos os dados dos checklists preenchidos e serviços realizados. Ele possibilita fazer comparações entre diferentes períodos, para entender quais tipos de serviços acontecem em períodos de menor e maior demanda, por exemplo.

Também permite comparar a quantidade de ocorrências por veículo e por motorista responsável, entre outras informações. Você pode utilizar tanto para a análise de um checklist preenchido quanto para avaliar os problemas e soluções para a sua gestão de manutenção.

Determine hipóteses para os problemas que encontrar

Uma etapa fundamental na análise de processos da frota é o levantamento de hipóteses para resultados. Geralmente, se analisam os resultados negativos para identificação de melhorias.

Ao realizar o levantamento de uma hipótese/solução, é preciso que os dados analisados e que estão à sua disposição façam sentido e sustentem a sua conclusão.

A teoria, como um todo, precisa fazer sentido, assim como o direcionamento da solução.

Gere relatórios completos

Os relatórios servem para resumir os dados mais importantes e apresentar sua hipótese e argumentos para melhorar os resultados da frota. Nele, você deve mostrar o que encontrou, o que conclui dos dados e quais são os próximos passos para seguir no atingimento de objetivos e metas.

Algumas plataformas de coleta e análise de dados da frota já possuem relatórios automatizados, como o próprio sistema de checklist eletrônico. Isso facilita o trabalho, mas ainda vale complementar o que for gerado com as suas conclusões e observações, destacando também as informações mais importantes.

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Perguntas frequentes

Meu custo de manutenção subiu e não sei por quê. A análise de checklist ajuda?

Pode ajudar. Estando com custos de manutenção acima da média, a análise dos checklists serve para encontrar os problemas que podem estar por trás desse aumento, já que toda ordem de serviço da operação nasce de um checklist. Para sustentar a investigação, a árvore de falhas e o ciclo PDCA são metodologias que complementam essa leitura.

O que dá para medir a partir dos checklists da frota?

Quantidade de itens reprovados por placa, quantidade de checklists realizados por dia, média de tempo entre a abertura e o fechamento de uma ordem de serviço, item de maior incidência, ocorrências por motorista, taxa de reincidência por motorista, veículo ou mecânico responsável, e o nível de criticidade do problema. O tempo de realização do checklist só é mensurável em ferramentas digitais.

Qual a diferença entre analisar o resultado do checklist e analisar o checklist preenchido?

São duas leituras com finalidades diferentes. A análise dos resultados olha o que as inspeções revelaram sobre os veículos: itens reprovados, reincidências, tempo de conserto. A análise do preenchimento olha o formulário em si — se os itens foram marcados corretamente, conforme o padrão determinado pela empresa, e o que ficou confuso e precisa ser aprimorado no próprio modelo de checklist.

Como estruturar um plano de análise de checklist?

Uma estrutura possível tem seis partes: a meta ou objetivo da empresa, o objetivo do próprio plano, a base de análise usada no período escolhido (mês, trimestre ou semestre), os meios de coleta e análise dos dados, os responsáveis por cada etapa entre coleta, organização e análise, e as regras para criação dos relatórios. O plano pode ser geral ou específico de uma área.

Quando é hora de fazer uma análise de checklist na frota?

Quando começarem a aparecer muitos problemas e incoerências no preenchimento, é sinal de que vale analisar e identificar melhorias no processo. O outro gatilho é financeiro: custos de manutenção acima da média pedem uma leitura dos checklists em busca dos problemas que estão gerando o aumento. Fora esses momentos, a análise ainda serve para reunir informação de curto e de longo prazo.

O que precisa aparecer no relatório de análise da frota?

Três blocos: o que você encontrou nos dados, o que conclui a partir deles e quais são os próximos passos rumo às metas da frota. O relatório resume os dados mais importantes e apresenta a hipótese com os argumentos que a sustentam. Algumas plataformas já geram relatórios automatizados, o que facilita o trabalho, mas ainda vale complementar com suas conclusões e observações.

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