Checklist automatizado para frotas: o que é e como adotar

A automatização do checklist do veículo é uma realidade cada vez mais presente nas operações de transporte e pode trazer ganhos importantes quando é bem implementada.

Afinal, o checklist de veículos é uma das ferramentas mais importantes na manutenção da frota. Antes de colocar o veículo em circulação, o condutor deve verificar a existência e as boas condições de funcionamento dos equipamentos obrigatórios, e a rotina de inspeção ajuda a organizar esse cuidado no dia a dia.

Porém, o processo manual, ainda bastante comum nas frotas, acaba sendo negligenciado por parte dos motoristas e fica mais suscetível a erros humanos, seja por uma leitura errada na hora da inspeção ou por um preenchimento incorreto da planilha de controle posteriormente.

Portanto, se a sua operação ainda não começou a se adequar à realidade das tecnologias logísticas, a automatização do checklist é um passo importante para tornar os registros mais confiáveis e facilitar o encaminhamento das falhas encontradas. Confira:

• O que é a automatização do checklist;
• Benefícios de automatizar o checklist a frota;
• Como funciona a automatização do checklist da frota;
• Como fazer a automatização do checklist da frota;
• Exemplo de empresa que fez a automatização do checklist.

O que é a automatização do checklist?

Trata-se de um processo que substitui o preenchimento manual das listas de inspeção da frota por soluções tecnológicas que fazem esse registro de forma semi ou totalmente automatizada.

Ou seja, é uma solução tecnológica que simplifica e traz melhorias à inspeção dos veículos da frota, aumentando a confiabilidade das informações e facilitando a abertura de ordens de serviço quando uma não conformidade é apontada.

Benefícios de automatizar o checklist a frota

Reduzir erros e inconsistências

Quando o checklist é realizado no papel, é comum ocorrerem erros como preencher uma linha errada e acabar rasurando o documento. Isso dificulta o entendimento do gestor para controle das manutenções e geração de ordens de serviços.

Além disso, existe o risco de o motorista não realizar o checklist da maneira correta ou simplesmente ignorar essa responsabilidade. Com o registro digital, fica mais fácil padronizar as perguntas, exigir evidências quando necessário e acompanhar quem fez cada inspeção.

Ter maior eficiência operacional

A eficiência se dá quando a rotina da frota é cumprida, ao mesmo tempo, com qualidade e com o menor esforço possível. Ou seja, se o motorista realiza um checklist de papel, ele demora mais para preencher, entregar e organizar o documento, e as chances de cometer erros são maiores, o que indica uma baixa eficiência.

Por outro lado, uma ferramenta de automatização do checklist permite que a tarefa aconteça de forma mais rápida e com maior confiabilidade, dando maior produtividade às operações e reduzindo o tempo gasto com retrabalho administrativo.

Proporcionar mais segurança para veículos e motoristas

Quando o checklist é realizado e as ordens de serviço são encaminhadas com mais facilidade, a operação ganha visibilidade sobre itens que precisam de atenção antes que eles virem problemas maiores.

Isso não significa que o aplicativo, sozinho, garanta a inspeção correta, o reparo ou o bloqueio operacional do veículo. A tecnologia organiza o registro e ajuda a direcionar a falha para a manutenção; a decisão sobre liberar ou não o veículo e a execução do reparo continuam dependendo dos processos definidos pela empresa e das pessoas responsáveis por cada etapa.

Otimizar os processos de manutenção da frota

A padronização dos processos de manutenção é algo que a automatização do checklist oferece. Bem como o processo de inspeção, ela transforma a manutenção dos veículos em uma atividade mais prática e rápida, assim como a abertura das ordens de serviço, que pode acontecer durante a própria inspeção quando um problema é registrado.

Além disso, por se tratar de uma solução tecnológica, o histórico de manutenções e de checklists é criado automaticamente a partir dos registros feitos pela equipe.

Para quem opta por uma gestão baseada em dados, com a tomada de decisões mais analítica, também é bastante vantajoso, pois a plataforma de checklist pode gerar gráficos e relatórios em um dashboard para as análises da operação.

Garantir a responsabilidade dos motoristas sobre os veículos

Quando o checklist é realizado por meio de uma tecnologia, é mais prático identificar o motorista responsável, seja através de um perfil de usuário na plataforma ou da assinatura eletrônica no final do checklist.

Como funciona a automatização do checklist da frota?

Em frotas onde a manutenção preditiva já acontece, há tecnologias que automatizam completamente as inspeções dos elementos do veículo, embora o investimento necessário seja maior.

Nesses casos, são utilizadas máquinas e sensores que medem temperatura, vibrações e outros elementos do veículo para detectar problemas em estágios iniciais, que outros meios de inspeção não conseguem identificar.

Muitas operações ainda não têm orçamento para esse tipo de tecnologia, dado o alto custo inicial de aquisição. No entanto, o checklist eletrônico é uma alternativa mais acessível e com funcionalidades que contribuem significativamente para a realização da inspeção, que acontece de forma semiautomatizada.

Nessa opção, o motorista ainda deve realizar as inspeções, mas tudo é feito por meio de um aplicativo, onde ele registra respostas de “sim” ou “não” (ou “ok” e “nok”), tira fotos do item inspecionado e faz a assinatura eletrônica ao final do processo.

Se houver algum problema com o veículo, a ordem de serviço pode ser criada na hora para que o motorista inclua mais detalhes. Ao completar a OS, ela fica disponível para que os mecânicos visualizem a falha e providenciem a resolução da situação conforme o fluxo definido pela empresa.

Como fazer a automatização do checklist da frota?

1 – Escolher a solução mais adequada

Identificar a necessidade da sua frota é fundamental para entender qual ferramenta será mais adequada na sua rotina.

Por isso, levante a quantidade de veículos e motoristas da sua frota, entenda quais os principais problemas da inspeção atualmente e busque as soluções que atendam às suas demandas sem criar etapas desnecessárias para quem está na operação.

2 – Treinar a equipe

Toda vez que adquirir uma nova ferramenta para a frota, é preciso realizar treinamentos com a sua equipe. Assim, além de engajar na utilização da nova tecnologia implantada, ninguém fica perdido na hora de utilizar a solução.

Para a automatização do checklist, é importante ainda mostrar aos motoristas como eles podem colaborar para que o processo ocorra sem problemas e que todas as informações sejam coletadas e armazenadas corretamente.

3 – Monitorar e realizar ajustes contínuos

A automatização do checklist agiliza a rotina da operação, mas ainda é preciso monitorar os checklists preenchidos e entender se sua operação está tendo os resultados esperados.

Caso note problemas ou entenda que pode haver outros processos capazes de trazer melhorias, aplique os ajustes necessários e repita o ciclo de implementação, análise e melhoria contínua.

Exemplo de empresa que adotou a automatização do checklist

Case Prolog: Klabin

Duas das principais necessidades da Klabin eram tornar o processo de inspeção dos veículos mais ágil, sendo realizado através do smartphone, sem a necessidade de preencher manualmente e carregar uma prancheta.

A outra situação era realizar a abertura automática de OS na identificação de um problema, tornando a comunicação mais rápida, assim como a resolução dos problemas. No case publicado, a Klabin escolheu o Checklist Eletrônico Prolog para digitalizar as manutenções preventivas da frota, com cronograma de manutenção, inspeção via smartphone e abertura automática de OS.

Isso foi o que a automatização do checklist através da solução Prolog App gerou para a empresa, além de muitos outros benefícios, como a identificação dos itens e veículos que mais geram problemas na frota.

Case Prolog: Ghisolfi

No caso da Ghisolfi, a automatização do checklist trouxe visibilidade e entendimento de falhas e pontos de melhoria da operação, além de aumentar a produtividade do time ao tornar os processos de inspeção veicular mais ágeis.

A empresa digitalizou as inspeções, adotou checklist 100% digital e ganhou controle real sobre a produtividade da equipe de frota, reduzindo praticamente todo o uso de papel na operação.

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