Checklist automatizado para flotas: qué es y cómo adoptarlo

La automatización del checklist del vehículo es una realidad cada vez más presente en las operaciones de transporte y puede aportar beneficios importantes cuando se implementa bien.

Al fin y al cabo, el checklist de vehículos es una de las herramientas más importantes en el mantenimiento de la flota. Antes de poner el vehículo en circulación, el conductor debe verificar la existencia y las buenas condiciones de funcionamiento de los equipos obligatorios, y la rutina de inspección ayuda a organizar ese cuidado cotidiano.

Sin embargo, el proceso manual, todavía bastante común en las flotas, acaba siendo descuidado por parte de los conductores y es más susceptible a errores humanos, ya sea por una lectura incorrecta durante la inspección o por llenar incorrectamente la hoja de cálculo de control después.

Por lo tanto, si su operación todavía no ha empezado a adaptarse a las tecnologías logísticas, la automatización del checklist es un paso importante para hacer más confiables los registros y facilitar la comunicación de las fallas encontradas. Vea:

• Qué es la automatización del checklist;
• Beneficios de automatizar el checklist de la flota;
• Cómo funciona la automatización del checklist de la flota;
• Cómo automatizar el checklist de la flota;
• Ejemplo de empresa que automatizó el checklist.

¿Qué es la automatización del checklist?

Se trata de un proceso que sustituye el llenado manual de las listas de inspección de la flota por soluciones tecnológicas que realizan ese registro de forma parcial o totalmente automatizada.

Es decir, es una solución tecnológica que simplifica y mejora la inspección de los vehículos de la flota, aumentando la confiabilidad de la información y facilitando la apertura de órdenes de servicio cuando se señala una no conformidad.

Beneficios de automatizar el checklist de la flota

Reducir errores e inconsistencias

Cuando el checklist se realiza en papel, es común cometer errores como llenar una línea equivocada y acabar haciendo tachaduras en el documento. Esto dificulta la comprensión del gestor para controlar el mantenimiento y generar órdenes de servicio.

Además, existe el riesgo de que el conductor no realice el checklist correctamente o simplemente ignore esa responsabilidad. Con el registro digital, es más fácil estandarizar las preguntas, exigir evidencias cuando sea necesario y dar seguimiento a quién hizo cada inspección.

Lograr mayor eficiencia operativa

La eficiencia se logra cuando la rutina de la flota se cumple, al mismo tiempo, con calidad y con el menor esfuerzo posible. Es decir, si el conductor realiza un checklist en papel, tarda más en llenar, entregar y organizar el documento, y las probabilidades de cometer errores son mayores, lo que indica una baja eficiencia.

Por otro lado, una herramienta de automatización del checklist permite realizar la tarea de forma más rápida y confiable, aumentando la productividad de las operaciones y reduciendo el tiempo dedicado a repetir tareas administrativas.

Dar más seguridad a vehículos y conductores

Cuando se realiza el checklist y se gestionan las órdenes de servicio con más facilidad, la operación obtiene visibilidad sobre los ítems que necesitan atención antes de que se conviertan en problemas mayores.

Esto no significa que la aplicación, por sí sola, garantice la inspección correcta, la reparación o la inmovilización operativa del vehículo. La tecnología organiza el registro y ayuda a dirigir la falla al equipo de mantenimiento; la decisión de autorizar o no el uso del vehículo y la ejecución de la reparación siguen dependiendo de los procesos definidos por la empresa y de las personas responsables de cada etapa.

Optimizar los procesos de mantenimiento de la flota

La estandarización de los procesos de mantenimiento es algo que ofrece la automatización del checklist. Al igual que el proceso de inspección, transforma el mantenimiento de los vehículos en una actividad más práctica y rápida, así como la apertura de órdenes de servicio, que puede ocurrir durante la propia inspección cuando se registra un problema.

Además, al tratarse de una solución tecnológica, el historial de mantenimiento y checklists se crea automáticamente a partir de los registros realizados por el equipo.

Para quienes optan por una gestión basada en datos, con una toma de decisiones más analítica, también resulta muy ventajosa, pues la plataforma de checklist puede generar gráficos e informes en un dashboard para los análisis de la operación.

Garantizar la responsabilidad de los conductores sobre los vehículos

Cuando el checklist se realiza mediante una tecnología, es más práctico identificar al conductor responsable, ya sea a través de un perfil de usuario en la plataforma o de la firma electrónica al final del checklist.

¿Cómo funciona la automatización del checklist de la flota?

En las flotas donde ya se realiza mantenimiento predictivo, hay tecnologías que automatizan completamente las inspecciones de los elementos del vehículo, aunque la inversión necesaria es mayor.

En esos casos, se utilizan máquinas y sensores que miden temperatura, vibraciones y otros elementos del vehículo para detectar problemas en etapas iniciales que otros medios de inspección no logran identificar.

Muchas operaciones todavía no tienen presupuesto para ese tipo de tecnología, dado el alto costo inicial de adquisición. Sin embargo, el checklist electrónico es una alternativa más accesible, con funcionalidades que contribuyen significativamente a la inspección, que se realiza de forma semiautomatizada.

En esta opción, el conductor todavía debe realizar las inspecciones, pero todo se hace mediante una aplicación, donde registra respuestas de “sí” o “no” (u “ok” y “nok”), toma fotos del ítem inspeccionado y firma electrónicamente al final del proceso.

Si hay algún problema con el vehículo, la orden de servicio puede crearse en el momento para que el conductor incluya más detalles. Al completar la OS, queda disponible para que los mecánicos vean la falla y gestionen su resolución según el flujo definido por la empresa.

¿Cómo automatizar el checklist de la flota?

1 – Elegir la solución más adecuada

Identificar las necesidades de su flota es fundamental para entender qué herramienta será más adecuada para su rutina.

Por eso, determine la cantidad de vehículos y conductores de su flota, comprenda cuáles son los principales problemas actuales de la inspección y busque soluciones que respondan a sus necesidades sin crear etapas innecesarias para quienes trabajan en la operación.

2 – Capacitar al equipo

Cada vez que adquiera una nueva herramienta para la flota, es necesario capacitar a su equipo. Así, además de fomentar el uso de la nueva tecnología implementada, nadie se sentirá perdido al utilizar la solución.

Para la automatización del checklist, también es importante mostrar a los conductores cómo pueden colaborar para que el proceso transcurra sin problemas y toda la información se recopile y almacene correctamente.

3 – Dar seguimiento y realizar ajustes continuos

La automatización del checklist agiliza la rutina de la operación, pero todavía es necesario dar seguimiento a los checklists completados y entender si su operación está obteniendo los resultados esperados.

Si nota problemas o identifica otros procesos que puedan aportar mejoras, aplique los ajustes necesarios y repita el ciclo de implementación, análisis y mejora continua.

Ejemplo de empresa que adoptó la automatización del checklist

Caso Prolog: Klabin

Dos de las principales necesidades de Klabin eran agilizar la inspección de los vehículos, realizándola mediante smartphone, sin necesidad de llenar formularios manualmente ni llevar un portapapeles.

La otra necesidad era abrir automáticamente una OS al identificar un problema, agilizando tanto la comunicación como la resolución de los problemas. En el caso publicado, Klabin eligió el Checklist Electrónico Prolog para digitalizar el mantenimiento preventivo de la flota, con un cronograma de mantenimiento, inspección mediante smartphone y apertura automática de OS.

Esto fue lo que la automatización del checklist mediante la solución Prolog App aportó a la empresa, además de muchos otros beneficios, como identificar los ítems y vehículos que más problemas generan en la flota.

Caso Prolog: Ghisolfi

En el caso de Ghisolfi, la automatización del checklist aportó visibilidad y comprensión de las fallas y los puntos de mejora de la operación, además de aumentar la productividad del equipo al agilizar los procesos de inspección vehicular.

La empresa digitalizó las inspecciones, adoptó un checklist 100% digital y obtuvo control real sobre la productividad del equipo de flota, reduciendo prácticamente todo el uso de papel en la operación.

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