Controle de entrada e saída de veículos: o que anotar

Realizar o controle de entrada e saída de veículos das garagens é uma maneira de tornar mais eficiente a gestão de frota.

Tanto por uma maior visualização de quem está responsável por cada veículo, por exemplo, quanto por questões de otimização das rotinas e segurança dos colaboradores.

Afinal, ao iniciar esse controle, espera-se que os checklists de inspeção de veículos sejam realizados, também, nos dois momentos — saída e retorno à operação.

Dessa forma, a eficiência do fluxo da operação é garantida, permitindo o controle de variáveis, como o desgaste natural das peças e serviços de manutenção programados.

Se a execução desse procedimento for feita da maneira errada, impacta na produtividade e nos custos da operação. Portanto, você precisa ter atenção e entender a fundo como funciona cada etapa dos processos da frota e como pode contribuir para executar melhorias.

Mas…

Para que serve o controle de entrada e saída de veículos?

O controle de entrada e saída de veículos serve para monitorar os deslocamentos diários da operação. Porém, tem um papel complementar que está se tornando cada vez mais fundamental:

Acompanhar a saúde dos veículos da frota.

Esta área é responsável pelo bom funcionamento dos caminhões, garantindo que estejam em perfeito estado para sair em uma viagem, seja de curta ou longa distância.

É através do controle de veículos que os responsáveis pela gestão conseguem traçar um histórico de operações de frota, oferecendo uma série de dados à empresa, como número de acidentes e multas quando em percurso.

Além disso, trazendo informações sobre os itens do checklist de inspeção que mais se repetem, qual motorista tem mais ocorrências e gera problemas repetidamente, entre outras informações.

Essas questões são registradas para que o gestor tenha conhecimento do que acontece com a frota de veículos, obtendo resultados qualitativos. É aí que entram as planilhas ou sistemas digitais.

O processo de controle de frota garante:

• Gestão eficaz da movimentação de entrada e saída de veículos;
• Aumento de segurança;
• Redução de custos e burocracia;
• Acesso aos dados da movimentação dos veículos em tempo real;
• Maior nível de satisfação dos condutores e clientes.

Como controlar a entrada e saída de veículos da frota?

O controle de entrada e saída deve ser realizado diariamente por um gestor de frota que ficará responsável pela coleta de informações. Dentre elas:

• Período de amostragem: Serve para monitorar os dados estatísticos da frota através de planilhas. Tudo depende do número de carros que sua frota possui e do ritmo de entradas e saídas. Se o fluxo for pequeno, uma planilha para o mês deve ser o suficiente; se for grande, uma planilha para a semana pode ser necessária.
• Informações sobre o veículo: Dados como o modelo, cor, placa ou qualquer outro método de identificação que a empresa utilize para diferenciar a frota.
• Informações sobre o motorista: Dados como o nome, idade e tempo de contribuição para a empresa podem ser coletados.
• Data e horário da retirada e entrada do veículo: Quando o veículo saiu da empresa e quando ele voltou são informações fundamentais para manter o controle de veículos da frota, assim como do tempo utilizado para a viagem em questão.
• Quilometragem de saída e final: A quilometragem implica em vários gastos, como combustível e desgaste de peças, ajudando na previsibilidade dos custos operacionais.

O relatório pode ser feito manualmente. No entanto, por abranger um número grande de dados, é possível que eles acabem com alguns erros. 

Para lidar com isso, o sistema de gestão de frotas automatizado é uma solução.

Existe um sistema para controle de entrada e saída de veículos?

Não necessariamente uma tecnologia específica para essa função, mas, com certeza, há sistemas que suprem essa necessidade.

Um software de gestão de manutenção, por exemplo, precisa ter esse tipo de controle para monitorar veículos em funcionamento ou conserto. Como já falamos, o próprio checklist de inspeção é um meio para que a entrada e saída de veículos seja acompanhada mais de perto. 

Além destes, já os próprios sistemas de monitoramento e/ou rastreamento de veículos. 

Com eles, você sabe em tempo real, qual é a localização do caminhão — além de outras informações, como tempo que ficou parado, velocidade média que está rodando, entre outros dados.

Algumas de suas vantagens são:

Monitoramento confiável

Com o monitoramento em tempo real, é possível fazer o controle do fluxo de veículos em qualquer lugar, de forma confiável e livre de falhas. 

Com esses dados, fica fácil saber a duração do percurso, o tempo de espera, inspecionar a entrada e saída, entre outros.

Gerenciamento eficiente

Com o controle de entrada e saída de veículos, o gerenciamento das manutenções, gastos com combustível e rotas é feito com bastante precisão.

Ainda mais, se você optar por incluir o checklist na sua rotina, você está sempre a par dos veículos com ordens de serviços em aberto e qual a gravidade do item — moderado ou crítico.

Identificação de falhas operacionais

Por meio do controle total da frota, o sistema é capaz de identificar falhas no processo da operação, como as paradas que podem ser otimizadas e quais motoristas têm uma conduta mais responsável.

Redução de custos

Acompanhar de perto os gastos dos veículos e motoristas ajuda na redução de custos.

Ao monitorar os caminhões que estão em operação, bem como o local onde estão e a quilometragem feita em cada percurso, você consegue definir valores médios para cada deslocamento. 

Assim, identificando quando um custo se torna excessivo e podendo identificar, com mais facilidade, qual problema gerou este aumento.

Como usar o checklist no controle de entrada e saída de veículos?

Um dos benefícios em utilizar uma plataforma de checklist para controle de entrada e saída da frota é a possibilidade de incluir, substituir e alterar qualquer item da lista.

É possível, ainda, solicitar fotos com marcação. 

Caso ocorra alguma avaria no caminhão, o gestor pode receber fotos em tempo real de onde o dano está localizado.

Inclusive, o mesmo sistema pode acompanhar a frota à distância, sabendo da entrega e devolução dos veículos sem precisar estar presencialmente na empresa.

O checklist de veículos é uma forma de agilizar tarefas e automatizar o controle de informações, por isso te convidamos a conhecer a solução que nós, do Prolog, disponibilizamos — clique aqui para acessar nossa página.