Uma frota de caminhões possui muitos gastos que podem ser amenizados. Ao mesmo tempo, também tem muitas despesas absolutamente necessárias. Entenda mais quais são elas e como encontrar um caminho para a redução de custos.
Antes de começar a apertar o orçamento para as tarefas que envolvem a gerência da sua frota de caminhões, é preciso criar um plano de ação. Já pensou se você corta um gasto que parece supérfluo e depois descobre que não era bem assim?
Em várias ocasiões, um pequeno investimento pode prevenir gastos excessivos no futuro. Contudo, para que isso realmente aconteça, é preciso entender de onde vem os custos e para onde está indo o orçamento da transportadora.
Por essa razão, uma gestão de frota de caminhões exige muitos conhecimentos. Desde saber como a empresa em si funciona, até entender como criar planos estratégicos e, ainda, saber todos os detalhes dos veículos envolvidos em uma operação.
Assim, levando ao centro da nossa discussão: saber como diminuir custos enquanto mantendo a qualidade da frota de caminhões.
O primeiro passo para a redução de custos
Antes de tomar qualquer decisão em relação à cortes nos custos da operação, é preciso levantar informações sobre quais são esses custos. Por isso é tão importante que o gestor tenha conhecimento pleno de toda a operação.
Para que os cortes sejam feitos de maneira estratégica e eficiente, a mensuração de gastos é indispensável. Isso quer dizer incluir até mesmo os gastos com pedágio na conta, nada por ser deixado de lado.
Apenas com esse panorama geral será possível localizar qual é a melhor maneira de reduzir custos sem afetar a produtividade da frota de caminhões.
Quais são os custos envolvidos na gestão de frota de caminhões?
Tendo isso em mente, esta na hora de focar na mensuração de gastos. E quais são eles? Primeiro, você pode pensar nos mais óbvios:
- manutenções;
- motoristas;
- combustível;
- trocas de óleo;
- lubrificantes;
- trocas de peças.
Mas, também é preciso considerar outros gastos que, apesar de talvez não serem recorrentes, ainda fazem a diferença na soma total. Por exemplo, os pedágios e multas.
Agora, criar um plano de ação para alcançar os objetivos da empresa ao reduzir custos e aumentar o faturamento pode ser desafiador. Ainda mais porque você precisa fazer isso de maneira que não afete o funcionamento da frota.
É importante falar sobre isso pois, digamos que você pense em realizar manutenções preventivas com menos frequência para diminuir os custos. Sabe no que isso pode resultar?
A consequência dessa ação pode ser um caminhão parado e custos mais elevados por conta de uma peça danificada que poderia ter sido prevenido com antecedência. Isso considerando o melhor cenário, pois a negligência da manutenção pode levar até mesmo a acidentes na estrada.
Por esse motivo, é essencial criar uma estratégia com cautela e dados reais da empresa. Apenas através da análise de gastos você conseguirá chegar a uma decisão correta.
6 Dicas para começar agora a redução de custos na sua frota de caminhões
1. Rotina de acompanhamento
Não precisa nem dizer que acompanhar o que acontece na frota de caminhões é importante. Porém, é conveniente ressaltar a necessidade de realizar um serviço minucioso. Afinal, é mais que monitorar as operações e gastos.
Um bom gerenciamento de frota deve incluir, igualmente, o acompanhamento dos veículos, a gestão de pneus e, até, a supervisão de saída de pedidos para transporte. Cada parte desse rastreio de informações tem um propósito.
Por exemplo, monitorar os veículos permite que você saiba exatamente quando é necessário fazer a troca de alguma peça. Já a gestão de pneus ajuda a aumentar a vida útil dos mesmos. A supervisão de saída de pedidos é uma forma de controlar os transportes a fim de evitar roubos.
2. Convênio com postos de combustível
Economizar em combustível não é necessariamente sobre procurar onde estão oferecendo um abastecimento mais barato. Ao invés disso, deve-se buscar uma parceria com postos de combustível.
É consideravelmente mais seguro ter um convênio para desconto do que abastecer nos locais mais baratos. Afinal, muitos postos trabalham com combustível não homologado pela ANP (Agência Nacional de Petróleo).
Por esse motivo, talvez você economize alguns reais ao encher o tanque, mas será mesmo uma economia?
Esse tipo de combustível pode acarretar em um impacto negativo na frota, seja fazendo menos litros por quilometragem ou, até, danificando o tanque e motor do veículo por falta de qualidade no produto.
Para realmente economizar nesse aspecto, mais vale investir em veículos modernos e mais leves, que gastam menos combustível. E, claro, evitar o excesso de carga — já que o peso aumenta bastante o consumo de diesel.
3. Planejamento, orçamento e metas
Para alcançar qualquer objetivo que a empresa tenha, é preciso montar um planejamento. Porém, ele deve ser construído, também, em torno de um orçamento pré-definido. Essa organização deve ser feita de maneira a incluir o máximo de detalhes possível.
Quer um exemplo? Pense então no planejamento de rotas.
Pode parecer óbvio: basta procurar as rotas mais curtas para economizar combustível. Contudo, há outros pontos a ponderar. Dentre eles, as condições das estradas, se há obras sendo feitas no momento, como é o tráfego em determinados horários do dia, etc.
Todos esses fatores afetam o gasto de combustível e precisam ser pensados na hora de planejar o caminho de cada transporte.
Além do mais, o uso de produtos adequados também é uma boa maneira de economizar no longo prazo. Para explicar melhor, cada veículo possui um manual de proprietário indicando as melhores alternativas para cuidar do automóvel e garantir o seu tempo máximo de vida útil.
Claramente, em uma frota com um alto número de veículos, pode ser que haja a necessidade de usar algum produto diferente do indicado — até mesmo por conta da variedade de caminhões existentes. Por isso, é preciso analisar se o produto pelo menos atende as demandas dos automóveis e não esteja danificando nenhuma peça.
Esses são apenas alguns exemplos do que adicionar no seu planejamento para redução de custos. Cada frota de caminhões provavelmente terá necessidades diferentes. Assim, o seu papel como gestor é de realizar a análise de custos e, somente então, começar o plano de cortes.
Uma dica bônus:
Para tornar mais fácil de executar o plano elaborado, crie metas para serem alcançadas. Ter datas limite para atingir o propósito ajuda a realmente ter empenho nos resultados.
4. Treinar condutores
Saber dirigir não é o melhor requisito para contratação de motoristas em uma frota de caminhões, mas sim saber dirigir de maneira correta.
O que isso quer dizer?
Quer dizer que trocas de marcha no momento errado, pisadas bruscas em freios, aceleração excessiva são fatores que levam ao aumento em gastos com combustível. E vale notar que foram mencionados apenas três exemplos de muitas outras ações que levam à essa consequência.
Talvez você pense que um treinamento de condutores seja um gasto desnecessário, mas na maioria dos casos, é um investimento que vai gerar economias ao longo do tempo. Não adianta confiar na experiência e currículo dos motoristas, a garantia de uma condução de qualidade é de extrema importância.
5. Fazer manutenções preventivas
Apesar de ter sido mencionado anteriormente, as manutenções preventivas precisam de um espaço dedicado tamanha a importância desse elemento.
De maneira resumida:
A manutenção preventiva em uma frota de caminhões permite antever problemas antes que eles, de fato, ocorram. Do mesmo modo, permite avaliar e entender quando é hora de parar de gastar em um veículo para renovar a frota completamente.
Em alguns casos, a renovação para um conjunto de veículos mais moderno acaba economizando nas despesas da empresa.
Para tornar a manutenção preventiva mais eficiente, existem algumas ferramentas no mercado que fazem o processo automatizado. Isto é, mais rápido e com menos erros! O checklist eletrônico é um dos melhores métodos para esse propósito.
6. Acompanhar novidades do setor
Não há dúvida alguma de que estamos vivendo na era da tecnologia. Logo, todo gestor deve estar atento às novidades que surgem no setor de transportes. Já há disponível uma boa quantidade de aplicativos e programas de computador que auxiliam na gestão de frota de caminhões.
Seja para reduzir os custos, diminuir a burocracia e, ainda, eliminar erros humanos, esse tipo de software é bem-vindo para automatizar e tornar as operações tão eficientes quanto possível.
Aqui no Prolog, nós oferecemos o software para Checklist eletrônico. Ou seja, um programa (tanto para celular quanto computador) onde você personaliza sua própria lista de verificação para realizar a manutenção preventiva da sua frota de caminhões.
Cada gerente de frota consegue adicionar os itens que precisam ser verificados e o sistema atualiza os dados em tempo real, conforme a inspeção é realizada.
Está curioso para saber mais sobre esse produto? Entre em contato que responderemos todas as suas dúvidas.
