Guia para gestão de estoque da sua frota

Entenda como fazer a gestão de estoque para ter mais segurança, agilidade e garantir a qualidade de suas operações.
Entenda

Nada melhor para entender o que é gestão de estoque do que colocá-la em prática. Para isso, é importante seguir um passo a passo que indique as informações sobre essa etapa na empresa e na frota.

A eficiência de um estoque começa com a gestão adequada de veículos e a implementação de boas práticas para aprimorar o controle de inventário.

E os benefícios incluem a redução de custos por evitar compras excessivas ou emergenciais, a melhoria na eficiência operacional por ter as peças necessárias disponíveis sem atrasos, e o aumento da capacidade de resposta às demandas de manutenção rápida e eficiente.

Além disso, diversas metodologias podem ser aplicadas para gerenciar o estoque, como  o Just-in-Time, PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), e o uso de códigos SKU (Unidade de Manutenção de Estoque), cada um com suas características e benefícios específicos para diferentes tipos de operações.

Confira a seguir:

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque envolve a responsabilidade da empresa por codificar, nomear, setorizar e catalogar as peças usadas para reparos e manutenção da frota. 

Esse processo assegura a disponibilidade contínua de componentes necessários, prevenindo longos períodos de inatividade dos veículos enquanto aguardam a compra ou entrega de novos itens.

O gerenciamento adequado do estoque permite que as demandas de manutenção sejam prontamente atendidas, melhorando a qualidade dos serviços prestados pela redução de atrasos nas entregas e aumentando a segurança operacional.

Como fazer a gestão de estoque?

1. Planejar e organizar as demandas

O controle de estoque começa com um planejamento cuidadoso sobre quais tipos de peças são necessárias e em que quantidades.

É preciso avaliar quais componentes falham com mais frequência, quais se desgastam rapidamente e quais são difíceis de adquirir rapidamente para manutenções corretivas.

Analisando as respostas a estas perguntas, juntamente com o histórico de manutenções, é possível antecipar as necessidades de manutenção e realizar compras estratégicas para estabelecer um estoque coerente e adequado às suas operações.

Essa etapa também deve considerar a variação sazonal na demanda de peças, permitindo um planejamento ainda mais adaptado e eficiente.

2. Inventário e armazenagem

A realização de um inventário eficiente geralmente é feita através de sistemas que registram a entrada e saída de peças. O uso de tecnologias como códigos de barras, etiquetas RFID ou códigos SKU pode otimizar este processo.

É importante também verificar as condições de armazenamento adequadas para cada tipo de item, como temperatura e umidade controladas, e seguir as recomendações do fabricante para evitar deterioração ou perda de garantia dos produtos.

3. Tecnologias de gestão

Para frotas grandes ou empresas com alta demanda de entregas, a agilidade nos processos de estoque é essencial. Por isso, o uso de sistemas que ajudam a controlar o estoque de peças da frota pode ser muito útil.

Realizar um cadastro rápido, além do controle de entradas e saídas, facilita a localização de itens e a execução de manutenções. E as tecnologias também ajudam na análise de dados de uso e desgaste, contribuindo para uma gestão de estoque mais eficiente.

4. Integração com sistema de manutenção

Essa integração com um sistema de gestão de manutenção permite uma comunicação direta entre o controle de estoque e as necessidades do setor, garantindo que as peças necessárias para reparos programados ou emergenciais estejam disponíveis quando necessárias.

Com os sistemas integrados, informações sobre a vida útil das peças e os padrões de falha dos veículos podem ser automaticamente alimentadas no planejamento de estoque, permitindo ajustes nas ordens de compra e na programação de manutenção. 

Qual é a importância de fazer a gestão de estoque na frota?

Mais do que simplesmente facilitar as manutenções da empresa e organizar a demanda de novas peças para a frota, a gestão de estoque influencia na saúde financeira e na reputação da empresa.

Um estoque bem organizado, equipado com todos os itens necessários, garante a fluidez dos processos operacionais, garantindo que as entregas sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos e que as mercadorias sejam transportadas com a máxima segurança e cuidado.

Além disso, é uma etapa da gestão de frotas que também melhora a produtividade na rotina da empresa e aumenta o controle de custos, evitando gastos inesperados com compras de emergência ou paralisações por falta de peças.

Como um adicional, essa economia e eficiência operacional elevam a credibilidade do negócio, fortalecendo a capacidade de resposta às necessidades do mercado e a posição competitiva da empresa.

Quais são as melhores metodologias para gestão de estoque de frotas?

Just in time

Essa metodologia, também conhecida por “JIT”, visa minimizar o estoque mantido, trazendo peças e materiais somente quando são necessários para as manutenções programadas. Isso é bom porque reduz o custo de armazenamento e minimiza o risco de peças paradas.

Para frotas, isso significa encomendar peças somente quando uma manutenção é iminente, dependendo de um planejamento preciso e de uma coordenação eficaz com fornecedores.

O lado negativo desse tipo de gestão de estoque é que a falta de peças de reserva pode tornar a frota vulnerável a imprevistos que exigem manutenção urgente.

PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai)

O método PEPS, também conhecido por sua sigla em inglês FIFO (First In, First Out),  é amplamente utilizado na gestão de inventários, especialmente para itens com prazos de validade, como lubrificantes, componentes eletrônicos e até mesmo peças sobressalentes que podem se deteriorar com o tempo.

Isso porque ele garante que os itens mais antigos sejam usados primeiro, reduzindo o risco de usar peças que possam ter se degradado ao longo do tempo no estoque.

Para frotas, o uso desse método otimiza o espaço de armazenamento e ainda contribui para a manutenção da qualidade e confiabilidade dos serviços prestados.

Um possível desafio desse método é a necessidade de um sistema de inventário bem organizado e frequentemente atualizado para rastrear corretamente as datas de entrada e garantir que o fluxo de saída esteja alinhado com as datas de aquisição.

Código SKU

O Código SKU, abreviação para “Stock Keeping Unit”, é uma metodologia onde cada peça ou componente recebe um identificador único, composto por letras e números, que reflete características específicas do item, como tipo, tamanho, cor ou fabricante.

Ela é particularmente importante para frotas que gerenciam um grande volume de peças e componentes diversos, porque permite que os gestores de estoque mantenham um sistema organizado, onde cada item pode ser rapidamente encontrado e acessado.

Isso economiza tempo durante o processo de manutenção, assim como reduz a possibilidade de erros, como a utilização de peças incorretas ou duplicadas.

Um desafio ao implementar o sistema de código SKU é que a equipe deve ser adequadamente treinada para entender e utilizar efetivamente o sistema, garantindo que os dados sejam sempre precisos e atualizados.

Curva ABC

A Curva ABC é uma metodologia de classificação de estoque que organiza os itens em três categorias (A, B, e C) baseadas em seu valor e frequência de uso. 

Os itens na categoria A são os mais valiosos ou utilizados com maior frequência, exigindo um controle mais rigoroso e uma revisão mais frequente do estoque. Itens na categoria B têm um valor ou frequência de uso moderado, enquanto os itens na categoria C são os menos valiosos e os menos utilizados. 

Esse método ajuda a otimizar o foco e os recursos na gestão de estoque, concentrando esforços nos itens que têm o maior impacto na operação e custos da frota.

Algo que pode ser desafiador na implementação dessa metodologia é a necessidade de análises periódicas para ajustar a classificação dos itens conforme mudanças na demanda ou na estratégia operacional da frota.
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Autor

Jade Zart

Há mais de 6 anos na área de marketing, hoje coordena o time da Prolog e está sempre antenada nas principais novidades e inovações do setor logístico.

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O conteúdo que você já gosta e acompanha sobre o universo da gestão de frotas também está em vídeos publicados semanalmente e lives exclusivas com convidados.

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