A rotina na frota pode parecer caótica para quem vê de fora, pois ninguém nunca está parado. Isso é resultado da falta de uma gestão de transporte de cargas eficiente ou apenas pelo grande número de responsabilidades diárias em uma operação de transporte?
A resposta pode ir para ambos lados. Afinal, se você não tem uma boa gestão de frota, precisa estar sempre correndo atrás dos prazos para cumprir suas entregas. Por outro lado, uma operação logística tem muitos processos e etapas. Ou seja, os dias de cada colaborador são repletos de tarefas.
Agora, quais são essas tarefas? E quem são os responsáveis?
Você precisa da resposta para essas questões a fim de entender qual é a situação da sua frota e o que pode fazer para tornar seus processos diários melhores, certo? Então, neste post, confira:
- O que é uma gestão de transportes;
- Por que é importante realizar a gestão de transporte de cargas;
- Como fazer esta gestão de maneira eficiente;
- Quais são os processos rotineiros de uma operação de transportes.
O que é gestão de transportes de cargas?
Essa etapa de uma operação de transportes é considerada a principal, é a partir dela que todos os processos e atividades diárias são definidas. Assim, define-se como o controle de todas as movimentações da carga, da sua coleta até a sua entrega final, seja a um ponto de vendas ou ao consumidor final.
Para outros tipos de transporte, a gestão também acontece, mas com processos e prioridades condizentes com as diferentes realidades.
Por exemplo, para uma frota de ônibus, o objetivo é garantir o conforto e segurança aos passageiros, sendo as inspeções internas do veículo tão importantes quanto as revisões mecânicas.
A frota de caminhões de carga tem a responsabilidade de a parte interna estar em boas condições, para manter a qualidade e integridade dos insumos e produtos que forem transportados, mas a inspeção mecânica e elétrica tem um peso bem maior para o funcionamento do veículo na realização de rotas.
Por que é importante realizar a gestão de transporte de cargas?
A importância da gestão de transporte de cargas está nos benefícios gerados a partir dela, como a redução de custos operacionais, o menor tempo de realização de rotas e a redução de perda de cargas.
- Redução de custos operacionais;
- Menor tempo de realização de rotas;
- Redução de perda de cargas;
- Antecipação de despesas de transporte;
- Criação de planos de manutenção mais eficientes;
- Maior produtividade na rotina da operação;
- Aumento de competitividade no mercado.
Como fazer a gestão de transporte de cargas?
Para começar, você precisa organizar tanto a sua rotina quanto a dos colaboradores, definindo quem são os responsáveis por cada tarefa e como podem contribuir para a eficiência das entregas da frota.
Igualmente, é necessário definir os objetivos e metas da transportadora, a fim de conseguir identificar quais os indicadores de desempenho a serem acompanhados.
Por exemplo, se você pretende medir a produtividade na rotina da operação, precisa definir o tempo médio de realização das tarefas e utilizar algum método viável para ter este controle.
Assim, tendo os dados necessários para analisar quem está dentro do tempo planejado, quem está muito acima ou até mesmo se este tempo realmente é possível de ser cumprido.
Depois, você deve implementar as tecnologias e sistemas necessários para que tudo ocorra da melhor maneira possível. Algumas alternativas são os checklist e aferidores de pressão e sulcos dos pneus digitais; os rastreadores de carga e roteirizadores inteligentes.
Confira as principais etapas a seguir, em mais detalhes:
1 – Conheça as responsabilidades diárias da operação de transporte
Manutenção de veículos
Os cuidados com a qualidade e funcionamento dos veículos são essenciais para garantir viagens seguras e sem problemas. Da mesma maneira, é preciso realizar a inspeção e manutenção de máquinas e equipamentos, quando estiverem presentes na operação.
O uso do checklist, tanto de papel quanto digital, facilita o trabalho para não esquecer nenhum detalhe.
Para uma manutenção diária de veículos, você deve selecionar os principais itens do veículo, ou os que costumam dar problemas com mais frequência. Assim, economizando tempo e mão de obra.
Nesses casos, inclua as luzes dos faróis, óleo do motor, água do radiador, nível de combustível, entre outros. E sempre confira se há danos visíveis nos pneus, como bolhas, cortes ou rachaduras.
Consolidação das cargas
A consolidação consiste em tornar as entregas mais rápidas e eficientes. Como isso é possível? Primeiro, agrupando pedidos por localizações próximas. Depois, pensando em unir o maior número de pequenas mercadorias em uma única entrega.
Além de agilizar a distribuição, é uma maneira de organizar melhor os armazéns, otimizando também o tempo de carregamento do veículo antes de sua saída.
É preciso estar acompanhando e organizando as entregas diariamente, já que novos pedidos chegam constantemente e, por vezes, um produto pode voltar ao armazém por entrega não-concluída ou mesmo devolução.
Planejamento de rotas
A gestão de transporte de cargas envolve tanto planejar viagens curtas, urbanas, quanto longas, prevendo, em muitos casos, entregas interestaduais. Os planos são realizados conforme tamanho e nicho de cada transportadora.
De modo geral, as viagens devem ser definidas com base em:
- Distância entre pontos de partida e chegada;
- Tempo médio de viagem esperado;
- Número de paradas necessárias;
- Tempo médio para cada parada.
Caso seja uma rota para a qual a empresa ainda não tem experiência, os sistemas roteirizadores auxiliam na criação dos caminhos. O que você deve lembrar é o objetivo de um plano de roteirização:
Realizar mais entregas, em menos tempo, com o menor custo possível.
Monitoramento de carga e veículos
Monitorar as viagens é uma parte fundamental da gestão de transporte de cargas, podendo ser por GPS, telemetria ou outros meios tecnológicos. Com estes, você acompanha a movimentação dos veículos em tempo real.
Se optar por um meio de controle como o RFID, você consegue ter a visualização de movimento apenas das cargas, já que o micro chip rastreador é instalado em cada produto individualmente.
Você deve identificar o que faz mais sentido para a sua operação, mas, como dica de quem busca a eficiência e produtividade nas operações de transporte:
Mais vale usar o monitoramento com um sistema que permite visualizar a movimentação do veículo em tempo real.
Assim, você consegue unir dados sobre velocidade média percorrida, identificar acelerações e frenagens bruscas, entre outras informações cruciais à gestão de transporte.
Também, torna-se mais viável e prático de socorrer motoristas que enfrentam problemas em suas rotas — seja um veículo quebrado ou um roubo de carga.
Inclusive, outra parte das responsabilidades diárias da operação é o:
Gerenciamento de riscos
Embora um plano de contingência generalizado deva fazer parte de um planejamento anual da empresa, os riscos estão diretamente relacionados às viagens. Portanto, você precisa estar cuidando disso no dia a dia da frota.
Tudo que pode gerar atrasos no prazo de entrega ou o cancelamento da viagem é um risco com consequências que trazem o efeito “cascata” — quando uma consequência gera outra e outra, e assim por diante.
Por exemplo, um motorista que não realizou a inspeção do veículo antes de partir para uma viagem de longa distância. No meio do caminho, ele fez uma parada e, quando quis sair novamente, o veículo não ligou. E agora?
Se não foi identificado nenhum problema antes da saída, qual medida tomar?
E pior ainda, se não houver nenhuma luz de identificação acesa no painel do veículo, como saber o que aconteceu? Como buscar ou solicitar ajuda da central? Em qual local buscar ajuda, borracharia, mecânica, elétrica?
Além de demorar muito tempo para ser socorrido, existe a possibilidade de o veículo não possuir conserto.
O atraso na entrega é inevitável de qualquer maneira: o motorista tem que esperar o caminhão estar liberado ou você perde a viagem por completo, sendo necessário retornar o veículo e cargas à central para, depois, enviar os produtos em uma nova rota.
2 – Entenda as responsabilidades de cada etapa da gestão de transporte de carga
Com tantas tarefas em uma rotina de operação de transporte, é preciso que uma equipe completa seja montada. Para isso, alguns dos principais cargos incluem:
Supervisores, gerentes e/ou coordenadores
Os mesmos cuidam da organização dos processos e distribuição das tarefas para cada equipe em seu setor. Devem monitorar e analisar o andamento de todas as rotinas.
Cada gestor é responsável por sua área, ou seja, o gestor da frota precisa estar ciente de todo o processo, enquanto o gestor de pneus precisa lidar apenas com as tarefas relacionadas a pneus, já o gestor de manutenção lida com a inspeção, funcionamento e desempenho dos veículos, etc.
Cada operação possui diferentes responsáveis, conforme porte e verba disponível. Portanto, se não há capacidade de contratar um gestor exclusivamente para lidar com os pneus da frota, esta função deve ser delegada a alguém capacitado para isto — como o próprio gestor de frota ou o responsável pelas manutenções veiculares.
Analistas
São o “braço” dos gestores, coletando e analisando dados da frota para fundamentar a tomada de decisão final dos gestores. É possível ter um analista de frota ou analistas específicos para cada setor (analista de pneus, analista de veículos, etc.).
Os analistas também são os responsáveis por identificar e sugerir novos métodos de coleta e organização dos dados da frota, trazendo a otimização de processos e na interpretação das informações.
Assistentes
Fazem o trabalho mais “braçal” e/ou operacional da empresa, sendo responsáveis, geralmente, por tarefas que envolvem documentos — emissão de notas fiscais e ordens de serviço.
Também fazem o contato principal com clientes e fornecedores, assim como podem ficar com a responsabilidade de fazer o fechamento de valores de frete.
Conferentes
Conferem as cargas e movimentação na frota, registrando, conforme necessário, o que aconteceu com cada mercadoria.
Motoristas
Nem precisa explicar, concorda? Mas, se tem algo que podemos complementar aqui, é que o motorista é responsável por, além de dirigir os veículos, realizar as inspeções dos mesmos e seus pneus através do checklist da frota e/ou do sistema de gestão de pneus.
3 – Utilize as tecnologias logísticas para facilitar os processos
Roteirizador
Esse tipo de sistema já contém algumas das principais informações que você precisa, como horários de maior movimento e fluxo deste movimento, então é de grande valia para agilizar a sua gestão de transporte de cargas.
Porém, verifique sempre com os motoristas se as rotas realmente estão boas. Às vezes, obras, vias esburacadas ou mesmo uma desatualização do sistema podem trazer caminhos menos eficientes.
Além disso, o motorista é quem vive o dia a dia das estradas e deve contribuir na missão de reduzir os custos de combustível e diminuir o tempo de entrega.
Sistema de gestão de transporte de cargas
Um sistema completo pode contar com a gestão de fretes, manutenções, custos, e assim vai, tudo centralizado em apenas um lugar. E existem muitos sistemas de qualidade, mas, é preciso tomar cuidado com a promessa de entregar tudo.
Isso, pois, muitos deixam a desejar nos detalhes de cada etapa da operação.
Por exemplo, alguns softwares de gestão de frotas trazem a gestão de pneus como uma funcionalidade, mas têm apenas o controle de movimentação dos pneus, registrando a saída ou entrada em estoque, e em qual veículo foi montado.
Nesses casos, pode valer mais a pena um sistema de gestão de pneus específico para esta função.
São análises e considerações que o gestor de frota deve realizar, preferencialmente com a ajuda de seu analista de frota. Qual sistema oferece determinada funcionalidade e qual tem os melhores recursos para as necessidades atuais da frota?
Plataforma de fretes
Seja para calcular o frete ou até mesmo buscar prestadores de serviços, já há plataformas com essa funcionalidade no mercado, que podem tornar o processo de precificação bem mais simples.
Aliás, muitos desses aplicativos também trazem um sistema de contratação de motoristas para realizar as suas viagens.
Normalmente, são oferecidas alternativas conforme localização mais próxima da sua operação ou de um respectivo centro de distribuição, a fim de diminuir os custos do transporte.
Organizador e integrador de informações da rotina
Esse é um meio de centralizar e controlar todas as informações da sua frota. Como podemos notar, a rotina envolve diversas tarefas e, muitas delas, envolvem um registro de informações, seja sobre veículos, pneus, movimentação de armazém, ou outros.
Uma empresa de transportes hoje pode contar com várias tecnologias na sua rotina, como o checklist eletrônico, o sistema de gestão de combustível e o software de gestão de pneus.
Então, fica a questão:
Como ver todos esses dados, sem precisar trocar de sistema em sistema e perder horas em cima disso?
Com a aplicação de APIs, que fazem a integração de todos os softwares utilizados na operação e organizam os diferentes dados em apenas um local automaticamente.
Em outras palavras, por meio de uma torre de controle logístico, como oferece o sistema da Infleet, cuja tecnologia ainda gera indicadores personalizados de acordo com sua operação.
4 – Acompanhe os KPIs para tomar decisões melhores na sua gestão
Ao definir os indicadores de desempenho da frota e aplicar as tecnologias necessárias para coleta desses dados, você consegue gerar análises e tirar conclusões certeiras para tomar decisões melhores.
Embora tenha muito conhecimento e dicas disponíveis para você seguir e tentar na sua frota, nada diz mais que os dados do seu dia a dia. Essas informações são fundamentais para avaliar o que você tem à disposição e quais setores deve priorizar.
Quanto aos indicadores que devem ser acompanhados, você deve avaliar conforme os objetivos e metas que foram definidos. Confira:
