Se você ainda não usa essa ferramenta na sua gestão de frotas, está na hora de descobrir para que serve o checklist eletrônico e porque você deve adquiri-lo.
Mesmo para quem ainda não começou a usar o checklist de veículos, iniciar esse processo com a opção digital é a melhor escolha. Afinal, é uma alternativa focada em resolver todos os problemas que uma lista no papel gera.
Então, ao invés de gerar mais dificuldades à sua operação, providencie as soluções adequadas — como o checklist eletrônico. Hoje, veja as principais finalidades de um checklist:
- Personalizar os itens da inspeção de veículos;
- Registrar ordens de serviço;
- Controlar a disponibilidade de veículos;
- Padronizar o preenchimento dos checklists;
- Analisar os defeitos dos veículos e suas causas;
- Coletar e armazenar dados para análise e metrificação de metas.
Personalizar os itens da inspeção de veículos
Um dos fatores que dita a importância do checklist está em reunir itens em comum para realizar uma inspeção da frota.
Indo além desse fator, o checklist eletrônico se destaca quando você precisa gerar questionários de maneira prática e ágil, tendo a possibilidade de personalizá-los sempre que precisar incluir ou retirar itens do checklist em questão.
Algo que, no papel, precisaria fazer uma edição trabalhosa e realizar a impressão em massa do novo modelo a cada mudança que notar necessária.
É preciso ter todos os itens dispostos na lista para não esquecer de avaliar nada no veículo. Se não houver um padrão na criação dos modelos de checklist, alguns detalhes podem ser esquecidos e gerar grandes problemas a longo prazo.
Ou seja, uma das explicações sobre para que serve o checklist é essa: a facilidade de personalização dos modelos de checklist da frota.
Registrar ordens de serviço
No checklist de papel, a ordem de serviço só é aberta após os checklists de veículos serem preenchidos e entregues ao gestor, que irá analisar cada um deles para levantar os serviços necessários.
Uma das finalidades do checklist eletrônico é fazer essa tarefa ser mais rápida. Por isso, há a funcionalidade de abertura automática de ordem de serviço.
No momento em que um item é identificado como “não conformidade”, inicia-se o processo de abertura da O.S., com campos pré-definidos que devem ser preenchidos. Assim que finalizada, fica imediatamente disponível para que todos acompanhem a disponibilidade do veículo e o nível de criticidade do problema.
Como um adicional, mesmo após finalizadas, os arquivos ficam salvos em um histórico da plataforma para consulta de informações e geração de relatórios sobre os serviços realizados.
Controlar a disponibilidade de veículos
Para entender para que serve o checklist, você precisa saber que, através da realização dele, o sistema consegue identificar os veículos que estão aptos a realizar viagens e quais devem ser mantidos parados, mesmo se não estiverem na oficina.
O nome dessa funcionalidade é “farol de checklist”.
Nela, a saúde da frota fica bem clara, identificando quais os veículos estão em boas condições ou aqueles com itens em aberto para resolução. Ainda é possível identificar se o nível do problema é crítico, o que pode impedir a sua rodagem com segurança.
Essas informações contribuem para entender melhor para que serve o checklist e também quais são os veículos da frota que estão disponíveis.
Padronizar o preenchimento dos checklists
Algo que os checklists de papel podem gerar é a confusão na hora de ler e compreender o que foi respondido no documento. Alguns motoristas usam “X” para dizer que o item está em “não conformidade”, enquanto outros podem usar “X” para identificar que não há problemas naquele item.
Mesmo que você faça treinamentos e crie regras para o preenchimento do modelo de checklist que tem na frota, os erros continuam tendo uma alta probabilidade de acontecer.
Se você pensar para que serve o checklist eletrônico, aqui está uma das principais respostas: trazer padronização aos processos da sua operação.
Com esse modelo de checklist digital, não há campos abertos, cada pergunta tem as alternativas de resposta mais adequadas e o motorista só precisa clicar naquela que condiz à realidade do veículo no momento da inspeção.
Analisar defeitos de veículos e suas causas
Uma das grandes vantagens do checklist eletrônico é que ele cria um histórico de inspeções e serviços para a gestão de manutenção, com a abertura e fechamento das ordens de serviço.
Além disso, o sistema cria relatórios automatizados. Isso permite que o gestor busque dados ao longo do tempo e identifique padrões de falhas e serviços recorrentes. Também fica mais prático avaliar as prováveis causas para cada problema, tomando atitudes pertinentes e que resolvem o problema de maneira efetiva.
Dessa forma, trazendo mais resultados positivos à operação.
Coletar e armazenar dados para análise e metrificação de metas
A coleta e armazenagem de dados é um dos principais elementos que faz os gestores terem interesse na aquisição da plataforma.
Chega de planilhas e erros operacionais, pois você passa a ter uma ferramenta moderna que coleta, armazena e também organiza todos os dados coletados através dela.
Da mesma maneira que o histórico de manutenções permite entender as causas e buscar soluções adequadas para os veículos da frota, você consegue gerar novos conhecimentos sobre o funcionamento da sua operação integrando esses dados a um sistema de gestão central e até mesmo uma torre de controle.
O importante é que o passo inicial foi dado: o acesso à informação. Depois disso, basta você entender qual é a métrica e indicador de desempenho mais importante, usando os dados referentes a eles para analisar e tomar as melhores decisões para a frota.
Se ainda resta alguma dúvida sobre para que serve o checklist, você pode conferir nosso guia completo sobre a plataforma em um material de download gratuito. Baixe ele aqui.
