Planilha de controle de motoristas: as 5 abas

Realizar a gestão de motoristas na frota é uma tarefa que exige registros de viagens, veículos, manutenções, dentre outras informações. Por isso, a planilha de controle de motoristas é uma solução para essa etapa do gerenciamento da empresa.

Nela, você consegue controlar as horas trabalhadas, visualizar quantas viagens cada motorista fez no mês e até montar um ranking de motoristas para fazer premiações aos destaques positivos do período.

Para manter as abas conectadas, a sequência mais prática começa pelo cadastro de motoristas e veículos. Depois, a rotina alimenta o controle de viagens e de ocorrências; esses registros servem de base para o ranking e para o relatório mensal.

Veja a seguir:

O que é registrado na planilha para controle de motoristas;
Como montar uma planilha para controle de motoristas;
Por que utilizar uma planilha de controle de motoristas.

O que é registrado na planilha para controle de motoristas

Cadastros de motoristas e veículos

Para começar a utilizar a sua planilha, é preciso cadastrar quem são os motoristas e quais são os veículos disponíveis para utilização. Assim, o controle fica mais prático e torna-se possível realizar algumas automatizações entre as abas do documento.

Para cadastrar o motorista, você deve incluir o nome e categoria, registro e data de vencimento da CNH. Outras informações também podem ser adicionadas, caso tenha a necessidade de controlar, como: data de contratação, regime de contratação (autônomo, PJ, CLT, etc.) e exames realizados.

Na parte dos veículos, eles devem ser identificados pelo tipo de veículo, marca e modelo, placa e quilometragem rodada.

Essa aba funciona como a base das demais. Para facilitar consultas e fórmulas, use rótulos claros nas colunas, mantenha itens semelhantes na mesma coluna e evite linhas ou colunas vazias dentro da área de dados.

Controle de viagens

Na aba de controle de viagens, você visualiza a data da viagem, motorista, placa utilizada, o trajeto realizado, valor abastecido na rota e a quilometragem total rodada.

Essas informações ajudam a entender quanto um veículo gasta a cada litro de combustível. Dessa forma, é possível estabelecer metas realistas de economia e consumo.

Ainda nessa etapa, acontece o controle de rotinas, identificando se o motorista cumpriu as atividades direcionadas a ele, como o checklist de inspeção.

Como motoristas e placas já foram cadastrados, esses campos podem ser selecionados a partir da base existente. A validação de dados também pode restringir o tipo de informação ou os valores aceitos em uma célula, inclusive por meio de uma lista suspensa, para manter o preenchimento consistente.

Controle de inspeção de veículos e ocorrências

A realização do checklist de inspeção é o principal meio de ter controle das manutenções da frota, identificando situações problemáticas com antecedência e evitando gastos excessivos ou perda de veículos.

Do mesmo jeito que essa atividade gera pontuações positivas para quem as realiza corretamente, há ocorrências negativas que podem prejudicar o ranking de um colaborador. Por exemplo, se ele toma alguma multa ou se atrasa com frequência nas rotas.

Além de auxiliar nas premiações, funcionando como um programa de incentivo para motoristas, traz uma visualização completa e resumida de como está o comportamento dos motoristas e quais medidas tomar a partir disso.

A finalidade dessa aba é registrar e acompanhar ocorrências. Para organizar o histórico, mantenha cada tipo de dado em sua própria coluna e adote o mesmo padrão de preenchimento ao longo do mês.

Ranking de motoristas

O ranking de motoristas pode ser automatizado na planilha, como na que desenvolvemos aqui na Prolog.

Conforme você registra as atividades que deseja pontuar e quais são os valores de adição ou penalização para cada uma, os rankings se alteram ao alimentar a planilha com os dados da rotina da frota.

Ao final de cada mês, você tem estabelecido quais motoristas tiveram os melhores desempenhos para receberem as bonificações.

Lembre-se também de avaliar conforme as metas que determinou para cada motorista individualmente. Afinal, se ele pegou o número 1 no ranking, mas não cumpriu a meta mais importante, você deve realizar alguns ajustes nas pontuações da planilha.

Por depender dos registros feitos nas abas anteriores, o ranking deve ser conferido junto com viagens e ocorrências antes do fechamento do período. As atividades pontuadas e os respectivos valores de adição ou penalização precisam seguir o critério definido para a operação.

Relatórios mensais

Os relatórios, hoje, são fundamentais para uma gestão mais organizada e de alto nível, pois você toma decisões condizentes com a realidade da operação e que trazem resultados ainda mais positivos.

Ou seja, não poderia estar fora da planilha de controle de motoristas.

Essa é outra aba preenchida automaticamente, conforme você insere as informações nas demais partes. Aqui, você visualiza as principais informações que precisa para entender se a frota está tendo uma boa performance.

Dentre elas: o total de viagens realizadas, gastos com abastecimento e a distância total percorrida.

Por ser a etapa de consolidação, o relatório deve ser consultado depois que os cadastros e os registros operacionais estiverem preenchidos. Assim, ele reúne os totais sem substituir a conferência das informações de origem.

Como montar uma planilha para controle de motoristas

Definir que tipos de controle deseja fazer

Você precisa priorizar aquilo que faz mais sentido para a gestão. Uma planilha para transportadora pode ter diversas finalidades, desde um controle de estoque até a gestão de rotas.

Por isso, é preciso ter um objetivo bastante claro na hora de planejar e executar a sua ferramenta.

No caso do controle de motoristas, você precisa pensar no dia a dia deles e o papel que desempenham na gestão de frotas. A pergunta que você deve responder é: “O que eles fazem que mais contribui para os resultados positivos de nossas operações?”

A resposta, geralmente, passa por questões como realizar entregas sem atrasos, solicitar serviços de reparo antes que o veículo quebre ou sofra um dano irreparável, não tomar multas e assim por diante.

Dadas essas alternativas, você sabe que, na planilha, precisa incluir um controle dessas atividades.

Também defina quem preenche cada informação e em qual momento da rotina isso acontece. Esse cuidado ajuda a evitar que uma mesma ocorrência seja descrita de formas diferentes ou fique sem registro.

Criar as abas necessárias

Na hora de montar a planilha de controle de motoristas, é preciso inserir alguns cálculos e regras condicionais para que todas as abas funcionem adequadamente. Uma aba de controle de viagens precisa puxar os dados dos motoristas e placas cadastradas, por exemplo.

Portanto, quem estiver estruturando a planilha, deve ter algumas noções básicas de como realizar essas automações. Ou, você pode realizar o download do nosso modelo já pronto.

As principais abas que devem estar presentes são:

Cadastro de motoristas e placas;
Controle de viagens;
Ocorrências positivas e incidentes;
Ranking de motoristas;
Relatório.

Crie primeiro a aba de cadastro, porque viagens, ocorrências, ranking e relatório dependem dos dados registrados ao longo da rotina. Ao estruturar cada área, use rótulos de coluna para identificar os dados e evite espaços vazios dentro do intervalo preenchido.

Aplicar os cálculos para auxiliar na geração de relatórios e rankings

Todas as planilhas excel, sejam para o transporte ou outras áreas de gestão, possuem cálculos auxiliares para realizar as automações.

Como falamos acima, você precisa saber fazer isso ou de alguém que saiba, a fim de evitar erros na planilha e até gerar informações incorretas ao final do mês.

Organizar o intervalo como tabela pode facilitar tarefas como ordenar, filtrar, totalizar e calcular os dados. Antes de usar o ranking ou o relatório, confira se as fórmulas abrangem os registros novos e se os campos obrigatórios foram preenchidos.

Por que utilizar uma planilha para controle de motoristas

Porque você precisa de uma ferramenta que faça os registros de informações e mantenha algum histórico do seu controle. Assim, você não perde informações ao longo do mês e tem sempre a mão quando precisa consultar alguma coisa.

A planilha pode contribuir, por exemplo, para fazer um controle de jornada e das horas que o motorista pode dirigir por dia.

Além disso, ela traz as visualizações dos melhores motoristas da frota e quais os problemas mais recorrentes, tanto por motorista, quanto no geral. Nas mãos do gestor, essas informações são cruciais para tomar decisões efetivas em sua frota.

Para que o histórico continue útil, mantenha os mesmos rótulos e padrões de preenchimento, registre as informações na aba correspondente e revise a base antes de fechar o relatório mensal.

Aproveite os benefícios de uma planilha de controle de motoristas fazendo o download gratuito do modelo desenvolvido pela Prolog.

Perguntas frequentes

Quais informações precisam estar no cadastro de motoristas?

No cadastro do motorista entram o nome e a categoria, o registro e a data de vencimento da CNH. Outras informações podem ser incluídas conforme a necessidade de controle, como a data de contratação, o regime de contratação — autônomo, PJ ou CLT — e os exames realizados. Na parte dos veículos, a identificação costuma trazer tipo, marca e modelo, placa e quilometragem rodada.

Quais abas a planilha precisa ter?

As abas apontadas como principais são o cadastro de motoristas e placas, o controle de viagens, as ocorrências positivas e os incidentes, o ranking de motoristas e o relatório. Para que elas funcionem juntas, é preciso inserir cálculos e regras condicionais: a aba de viagens, por exemplo, precisa puxar os dados dos motoristas e das placas já cadastradas. Quem montar a planilha precisa dessas noções básicas de automação.

O que registrar no controle de viagens?

Nessa aba entram a data da viagem, o motorista, a placa utilizada, o trajeto realizado, quanto foi abastecido na rota e o total de quilômetros rodados. Esses registros ajudam a entender quanto cada veículo gasta por litro de combustível, o que permite estabelecer metas realistas de economia e consumo. É também aí que se confere se o motorista realizou as tarefas atribuídas a ele, a exemplo do checklist de inspeção.

Como funciona o ranking de motoristas na planilha?

O ranking pode ser automatizado. Você define quais atividades quer pontuar e quanto cada uma soma ou penaliza; conforme a planilha é alimentada com os dados da rotina, as posições mudam sozinhas. No fim do mês, fica claro quem teve o melhor desempenho para receber a bonificação. Vale cruzar com as metas individuais: se alguém chegou em primeiro sem cumprir a meta mais importante, a pontuação pede ajuste.

Dá para controlar a jornada do motorista pela planilha?

A planilha pode contribuir para o controle da jornada e de quantas horas cada motorista pode dirigir por dia, já que registra as horas trabalhadas e as viagens de cada um. Como ela mantém histórico, você não perde informação ao longo do mês e tem os dados à mão quando precisa consultar. Também ajuda a enxergar quais são os problemas mais recorrentes, por motorista e no geral.

O que o relatório mensal mostra?

É uma aba que se preenche sozinha à medida que você alimenta as demais partes da planilha. Nela aparecem os dados principais para entender se a frota teve boa performance no período — entre eles, o total de viagens realizadas, o gasto com abastecimento e a distância percorrida no total. Ter esse resumo pronto ajuda a tomar decisões mais alinhadas com a realidade da operação.

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