Planilha de gestão de frota: quando ela basta

A planilha de gestão de frota funciona mesmo? Quando vale a pena ter uma e quando investir em um sistema de gestão digital?

São dúvidas que encontramos com frequência na gestão de frotas e elas fazem bastante sentido. Afinal, estamos colocando em cheque a eficiência e produtividade dos processos das operações de transporte.

São vários detalhes para registrar e acompanhar, desde o plano de manutenção até a jornada dos motoristas. Portanto, a organização é indispensável. Agora, basta entender qual a melhor alternativa para utilizar na sua frota.

Planilha de gestão de frota

Ainda que tenham recursos disponíveis para investir em uma ferramenta de gestão tecnológica, algumas grandes empresas usam a planilha como opção de controle. Isso quer dizer que ela é melhor?

Não necessariamente.

Quando você utiliza uma planilha de gestão completa, com várias páginas indicando dados da frota, quilometragem dos veículos, cadastro de oficinas, documentações, entre demais informações importantes, pode nem sentir falta de ter um sistema digital.

Na verdade, você provavelmente só vai perceber a diferença e facilidade que o sistema traz depois que conhecer e aplicar na sua gestão. Pode até se pegar pensando porque não deu esse passo antes!

Mas antes de começar a comparar ambas alternativas, vamos responder algumas questões:

Quando usar planilha para gestão de frota?

Empresas que ainda estão dando  o primeiro passo na organização e controle de frotas podem se beneficiar das planilhas. Seja usando uma planilha para cada processo ou unificando tudo em uma única planilha de várias páginas.

Vale ressaltar que a centralização de informações em um único lugar é vantajoso para que o gestor da frota consiga encontrar facilmente todas as informações. Assim, consegue gerar relatórios e análises no seu planejamento e tomada de decisões com maior agilidade.

A planilha é um bom meio de consolidar a gestão e ajudar a entender que tipo de sistema seria necessário. Pois a variedade de modelos e funcionalidades de software é tanta que se torna complicado escolher uma ferramenta antes de ter os processos já em andamento e funcionamento.

Como montar uma planilha?

Embora você consiga encontrar modelos prontos online, montar uma planilha de gestão desenhada especificamente para a sua frota tem suas vantagens. Considere essa alternativa.

Resumidamente, o que a sua planilha precisa é:

• Cadastro de motoristas;
• Cadastro de veículos;
• Controle de manutenção;
• Custos fixos;
• Consumo de combustível;
• Gestão de pneus;
• Controle de pedágio;
• Controle de multas;
• Custos diários.

A ideia é que cada uma dessas seja uma página diferente da mesma planilha.

Em cada uma, devem constar colunas e linhas para preencher as informações necessárias. Por exemplo, o cadastro de motorista pode incluir nome, idade, tempo de experiência (atuação) na empresa, número da CNH, número de viagens realizadas, entre outros.

Entenda em mais detalhes a construção de uma planilha para frotas.

Sistema digital para gestão de frota

Em essência, o sistema é muito semelhante à planilha: os dois buscam agilizar e facilitar o controle de frotas. Mas em questão de construção, estrutura, implementação e todo o mais, são bem diferentes.

Empresas que entendem o diferencial da tecnologia sabem que ter um custo inicial um pouco mais alto que o da planilha de gestão de frota compensa ao longo prazo. É demais a facilidade de ter um sistema que é fácil de atualizar e personalizável.

A fins de uma comparação geral, vamos à pergunta:

Quando usar um sistema digital de gestão?

Após ter uma gestão de frotas consolidada, você pode pesquisar e entender qual o melhor sistema para implementar no dia a dia das suas operações.

Inclusive, migrar para um sistema digital se torna mais simples após já ter processos operacionais estabelecidos. Ainda que alguns colaboradores possam resistir ou ter dificuldade na mudança, isso pode ser resolvido mantendo uma comunicação clara e aberta.

Ou seja, você deve avisar a todos que ocorrerá uma mudança, qual será esta e como ela vai acontecer — um cronograma de implementação pode ajudar. 

Tabela comparativa: planilha ou sistema

Em conclusão…

Você deve optar pela alternativa que faz mais sentido para o momento que a sua frota vive. Se este for de realizar uma “revolução” tecnológica,  que tal considerar levar o Prolog com você?

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