Inventario de neumáticos: organización y control en la flota

Las empresas que tienen flotas de transporte, principalmente flotas propias, manejan un alto volumen de neumáticos en sus operaciones y por eso necesitan gestionar y controlar el inventario de neumáticos.

Un camión, por ejemplo, puede tener de 4 a 12 neumáticos en su estructura, o incluso más en vehículos mayores. Además, hay que tener piezas de reserva en la base de la operación para sustituirlas cuando sea necesario, ya sea por un cambio previsto o un imprevisto como un pinchazo.

Esta alta demanda de neumáticos exige un control organizado y mucha atención al realizar movimientos. Vea a continuación:

• Cómo organizar el inventario de neumáticos;
• La importancia de crear y controlar correctamente un inventario de neumáticos.

¿Cómo organizar el inventario de neumáticos?

El inventario de neumáticos empieza por definir categorías. Algunas de las más comunes son: neumáticos nuevos, listos para usar, para recauchutado y para descarte.

A partir de ahí, es importante que todos los involucrados en el control de inventario conozcan las clasificaciones utilizadas.
Aunque cada neumático ya tenga un código de identificación único, una forma de apoyar y facilitar la gestión es generar códigos para los estantes y las secciones del inventario.

Además, las existencias y el inventario de neumáticos van de la mano. Por eso, cada identificación debe contener detalles como ID del neumático, tamaño, marca, modelo y características del fabricante y, si es posible, incluir fotos.

Sobre todo cuando los neumáticos pasan a la etapa de descarte, la foto se vuelve un añadido valioso, pues es un dato para analizar y entender por qué se producen los descartes de neumáticos en su flota.

Al organizar el inventario de neumáticos de su flota, un sistema de control puede facilitar mucho las actividades de esta rutina. Aún más cuando existe estandarización de procesos e historial individual de cada neumático, como desgaste, recauchutado, ciclo de vida y costo por neumático.

¿Quién debe participar en la organización del inventario?

Hay tres figuras en la flota que pueden participar en el inventario de neumáticos: el gestor de flotas, el gestor de neumáticos y el analista de neumáticos. Todas con funciones diferentes, pero complementarias.

El gestor de flota es el principal responsable, sobre todo en operaciones que aún no tienen un cargo específico para los neumáticos. En ese caso, realiza desde la marcación de los neumáticos hasta el análisis de calidad de la carcasa, antes de enviar el modelo al recauchutado.

Si hay un gestor de neumáticos, este se encarga de organizar y clasificar los neumáticos, actualizar los movimientos e identificar cuándo añadir neumáticos al inventario.

El analista tiene como una de sus principales actividades cuidar el inventario de neumáticos: lo organiza, identifica si el control responde a las necesidades de la flota y busca formas de hacer más eficiente el proceso y evitar problemas en esta etapa de la operación.

¿Cómo almacenar neumáticos en la flota?

Al almacenar neumáticos en el inventario, debe seguir algunos consejos que evitan que se deterioren antes de tiempo:

• Utilizar estantes;
• Guardarlos solo después de limpiar y secar los neumáticos;
• Evitar lugares de alta temperatura, mucha exposición al sol, sucios, mojados o mal ventilados;
• Mantener los neumáticos lejos de productos químicos agresivos, como combustibles, aceites y solventes;
• Usar embalajes adecuados.

Si un neumático permanece parado mucho tiempo, más de cuatro semanas, es importante alternar su posición para evitar desgaste y daños incluso antes de ponerlo en uso en el vehículo.

¿Cuánto tiempo puede permanecer un neumático en el inventario?

No trate los cinco años después de la fabricación como una caducidad universal para cualquier neumático parado en el inventario. Sin una regla única confirmada en el expediente para todos los casos, el control debe evitar decisiones basadas solo en esa cifra.

En la práctica, la permanencia en el inventario es más segura cuando el neumático sigue identificado, separado en la categoría correcta y almacenado en un lugar limpio, seco, fresco, bien ventilado, fuera del sol directo y lejos de áreas sucias, mojadas o mal ventiladas. También conviene registrar los movimientos y mantener el historial individual del neumático, incluidos desgaste, recauchutado, ciclo de vida y costo por neumático, cuando la flota utiliza un sistema de control.

Incluso, si ya cumplió su vida útil en la flota, puede retirarse del inventario cuando sea conveniente, siempre que se destine a un descarte apropiado y correcto.

A veces, las empresas que recogen y reciben neumáticos usados prefieren recibirlos en gran volumen. En esos casos, guárdelos hasta acumular los suficientes para organizar la retirada de las piezas de su operación, sin dejar de separar, identificar y dar seguimiento a estos neumáticos dentro del control de inventario.

¿Por qué es importante crear y controlar correctamente un inventario de neumáticos?

Hay diversos motivos para crear un inventario de neumáticos adecuado y mantener su control diario:

1. Saber cuánto, cuándo y qué comprar

El inventario, tanto de neumáticos como de otras piezas y componentes del vehículo, es el medio para identificar la cantidad de compras realizadas en un período, ya sea mensual o anual.

Esto se debe a que es posible controlar cuántas piezas salen del inventario, cuántas entran y qué marcas y modelos deben adquirirse. Con el tiempo, crea previsiones de compra de alta precisión.

2. Encontrar fácilmente un neumático en el inventario

Al mismo tiempo que conoce las cantidades y los ítems que deben adquirirse, debe saber dónde se encuentran en el inventario. Es una forma de agilizar los cambios de neumáticos y el mantenimiento.

Siempre que sea necesario encontrar una pieza de marca X, modelo Y y aún nueva, el responsable del inventario de neumáticos deberá saber exactamente en qué estante buscar.

3. Agilidad en el movimiento de neumáticos

El movimiento de neumáticos es una actividad que representa el cambio de neumáticos de los vehículos, instalando nuevos activos. Pero también representa el movimiento dentro de la empresa, como el envío de los ítems al proceso de recauchutado.

Es decir, también agiliza el mantenimiento de los activos, pues siempre están organizados en la categoría de “neumáticos para enviar al recauchutado”.

4. Reducción de la pérdida de neumáticos y de los daños en estos activos

La falta de control y atención al inventario de neumáticos, así como un control inadecuado, puede generar más servicios y aumentar las pérdidas de neumáticos en la operación.

Por ejemplo, si no se almacenan adecuadamente o no se controla la fecha de entrada en el inventario, los neumáticos pueden pasar demasiado tiempo en una misma posición, lo que genera desgaste en la pieza.

5. Mayor productividad en la rutina de la flota

Uno de los mayores beneficios es que los gestores y demás colaboradores no necesitan recorrer todo el inventario buscando los ítems que necesitan. Basta con buscar en el sistema y en la clasificación del inventario de neumáticos y seguir los códigos indicados.

La optimización del tiempo para encontrar los neumáticos que se utilizarán o enviarán a un servicio de mantenimiento es innegable.

Una forma de controlar su inventario de neumáticos y cuándo ocurre algún movimiento es utilizar una hoja de cálculo. Conozca el modelo de Prolog para el control de neumáticos de la flota: descárguelo gratis (en portugués).