Sistema de gestión del transporte: TMS y flota

Entender qué sistema se utiliza en la gestión del transporte ayuda a planificar y organizar mejor la gestión de las operaciones de su flota.

Para ello, es fundamental conocer las necesidades específicas de su empresa. Eso permite comprender si las soluciones de logística para el transporte pueden o no responder a lo que necesita.

Ya sea para optimizar rutas, gestionar costos operativos o mejorar la comunicación entre los conductores y la central, adquirir un sistema para gestionar las operaciones de transporte debe ser una decisión estratégica.

Antes de comparar proveedores, conviene aclarar el vocabulario: en el mercado, la expresión “sistema de gestión del transporte” se utiliza a veces para una categoría específica, el TMS, y otras como término general para cualquier software relacionado con la operación. Como las categorías resuelven problemas distintos, la comparación solo es justa después de definir qué hace cada una.

Consulte a continuación:

• ¿Qué sistema se utiliza en la gestión del transporte?
• ¿Cómo funciona el sistema de gestión del transporte?
• Beneficios del sistema de gestión del transporte
• ¿Qué otras tecnologías se pueden utilizar en las operaciones de transporte?

¿Qué sistema se utiliza en la gestión del transporte?

Uno de los principales sistemas utilizados es el TMS, Sistema de Gestión del Transporte. Puede utilizarse para diversos fines, como controlar las operaciones, registrar tasas y tarifas del transporte, rastrear cargas y consultar la facturación, entre otros.

Sin embargo, al identificar qué sistema se utiliza en la gestión del transporte de cada empresa, la respuesta varía según las necesidades específicas y la complejidad de cada operación de flota.

En la práctica, es habitual que una operación combine varios programas, y cada categoría suele responder a una pregunta distinta:

• TMS: cómo se planifica, contrata y ejecuta el viaje y cómo se calculan sus costos.
• WMS: cómo entra la mercancía, se almacena y sale del almacén.
• ERP: cómo la operación se convierte en registros fiscales, contables y financieros.
• Sistemas específicos de flota: cómo se mantiene el activo —vehículo, neumático, componente— en condiciones de circular.

Antes de mirar listas de funcionalidades, ayuda responder tres preguntas sobre la propia operación: qué decisión se toma hoy sin datos confiables; quién alimentará el sistema a diario; y con qué sistemas necesita comunicarse. Una herramienta que nadie alimenta no produce información: produce registros desactualizados.

¿Cómo funciona el sistema de gestión del transporte?

Un sistema de gestión del transporte (TMS) coordina y optimiza las actividades de transporte dentro de una empresa.

Su función principal es facilitar y automatizar los procesos, haciendo que la gestión del transporte sea más eficiente y menos susceptible a errores humanos.

Este tipo de sistema de control del transporte puede incluir diversas funcionalidades, cada una diseñada para cubrir distintos aspectos de la cadena logística. Conviene leer la lista siguiente como las posibilidades de la categoría, no como un paquete cerrado: lo que entrega cada proveedor varía según el producto y los módulos contratados.

• Planificación y optimización de rutas: el sistema ayuda a seleccionar las rutas más eficientes, ahorrando tiempo y combustible.
• Gestión de cargas y pedidos: el TMS permite el seguimiento de cargas y la gestión de pedidos.
• Rastreo en tiempo real: una de las posibilidades que ofrece este tipo de sistema es la visibilidad del estado y la ubicación de los vehículos. Es una función común en la categoría, pero no universal: suele depender de equipos instalados en el vehículo y de un contrato específico con quien presta ese servicio.
• Control de costos de transporte: una de las principales ventajas del TMS es supervisar y analizar los costos operativos, ayudando a reducir gastos.
• Informes y análisis: el sistema genera datos analíticos que ayudan a tomar decisiones estratégicas.
• Integración con otros sistemas: aunque el TMS no cubra totalmente las necesidades de la flota, permite la comunicación con otros sistemas de gestión empresarial para una visión unificada de las operaciones.

Existe otra dimensión que suele influir en la elección y que rara vez aparece en las listas de funcionalidades: la documentación fiscal electrónica de la operación. En Brasil, el Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), manifiesto electrónico de documentos fiscales, modelo 58, fue instituido por el Ajuste SINIEF 21/10 del Confaz, que determina que los contribuyentes del ICMS lo utilicen en sustitución del Manifesto de Carga, modelo 25. Ese mismo acto ya acumula decenas de modificaciones posteriores, por lo que la regla aplicable a cada operación debe verificarse en el texto vigente; la pregunta práctica al elegir el software es cómo se integra con la emisión y conservación de esos documentos.

Beneficios del sistema de gestión del transporte

Reducción de costos operativos

El TMS, como otras tecnologías para la gestión de flotas, puede generar ahorro en distintos ámbitos, según lo que se utilice en sus operaciones.

Una de las posibilidades es mediante la optimización de rutas, que disminuye el consumo de combustible y reduce el desgaste de los vehículos.

En el mantenimiento, lo importante es no confundir categorías: la identificación de reparaciones y el control de intervenciones corresponden mejor a sistemas específicos de gestión de flotas o a módulos integrados para ese fin, y no al TMS como categoría general.

Además, la eficiencia en la gestión de cargas y la reducción de errores operativos contribuyen a disminuir gastos innecesarios, lo que da como resultado una operación más económica y rentable.

Una salvedad evita frustraciones en el proyecto: ninguno de esos beneficios es automático ni uniforme. Dependen de lo organizada que estuviera la operación antes, del registro correcto de los datos y de alguien responsable de actuar sobre lo que indique el sistema. Por eso conviene medir el costo actual por ruta, vehículo y entrega antes de la implementación: sin esa referencia inicial, no hay forma de saber después qué cambió.

Mayor eficiencia y productividad

Al automatizar tareas como la planificación de rutas, la programación de entregas y, cuando el proveedor ofrece esa función, la consulta del estado operativo de las cargas y los viajes, el TMS permite que los gestores se concentren en aspectos estratégicos del negocio.

Los efectos esperados son tiempos de entrega más rápidos, mejor utilización de la flota y optimización de los recursos humanos.

Con un flujo de trabajo más eficiente, los colaboradores pueden realizar sus tareas con mayor precisión y en menos tiempo, aumentando la productividad de la empresa.

Aumento de la satisfacción de los clientes

Con entregas más rápidas y precisas, menor tiempo de respuesta y mejor comunicación, los clientes se benefician de un servicio más confiable y de alta calidad.

Además, la capacidad de ofrecer información sobre el estado de las entregas aumenta la transparencia y tiende a fortalecer la confianza del cliente en la empresa, siempre que la información prometida sea compatible con las funciones realmente contratadas.

Aquí también hay una condición: la información que se facilita al cliente solo sostiene la confianza mientras sea confiable. Prometer un nivel de detalle que la operación no puede mantener suele costar más que no prometerlo.

¿Qué otras tecnologías se pueden utilizar en las operaciones de transporte?

Sistema de gestión de almacenes

El Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) es una tecnología que se centra en la eficiencia del almacenamiento y el movimiento de mercancías.

Esta solución optimiza procesos como la recepción, el almacenamiento, la preparación y la expedición de productos, garantizando que los artículos correctos se almacenen adecuadamente y se despachen de forma eficiente.

El WMS ofrece visibilidad del inventario en tiempo real, minimiza errores, mejora la precisión del pedido y optimiza el uso del espacio del almacén. Integrado con el sistema de transporte, asegura una cadena de suministro más cohesionada y eficiente.

El límite entre ambas categorías es útil al decidir: el WMS se ocupa de lo que ocurre dentro del almacén, y el TMS, de lo que sucede a partir del momento en que sale la carga. Las operaciones que solo realizan transporte, sin almacenamiento propio, rara vez necesitan ambos.

ERP o sistemas integrados de gestión

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), o sistemas integrados de gestión, son fundamentales para gestionar diversas operaciones de negocio, incluido el transporte.

Integran varias funciones del negocio, como finanzas, recursos humanos, ventas y logística, en un único sistema, lo que proporciona una visión unificada y facilita la toma de decisiones.

Lo que hay que evaluar es la profundidad, no la calidad: el ERP suele tratar el transporte como un proceso más del negocio, mientras que el TMS y los sistemas de flota nacen para el detalle de la operación. No es raro que el diseño final sea híbrido, con el ERP como columna vertebral y sistemas especializados en las áreas en que importa el detalle.

Sistemas específicos de gestión de flotas

Los sistemas específicos de gestión de flotas pueden servir para diversos fines, como la gestión de mantenimiento, la gestión de neumáticos o la planificación de rutas, entre otras opciones.

Este tipo de herramienta es cada vez más común en las operaciones, ya que ofrece una visión más completa de áreas específicas de la flota y mayor eficiencia en las actividades de transporte.

Además, la integración con otras tecnologías y programas de gestión del transporte y la logística también permite una gestión más amplia y estratégica.

Conviene señalar que el sistema de flota y el TMS suelen ser complementarios, no sustitutos. El primero se ocupa del estado del activo: qué se inspeccionó, qué necesita reparación, cuánto costó cada intervención. El segundo se ocupa del viaje: quién transportó, por dónde, cuánto costó el flete. Sustituir uno por otro al comprar suele tener un costo posterior, cuando falta precisamente el dato que quedó fuera del alcance.

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