Sistemas integrados para gestión de flotas: ERP y BI

Los sistemas integrados para gestión de flotas funcionan mediante la centralización de diversas funciones, para distintas áreas y etapas de la operación de transporte, en una única plataforma.

De esta manera, facilitan la visualización de información y el cruce de datos.

La integración de varias funciones en un único sistema ofrece la promesa de una gestión más coherente y eficiente. Sin embargo, con este avance tecnológico surgen preguntas importantes:

¿Existe software de gestión de flotas en el mercado capaz de cubrir por completo las necesidades de una flota? Y, si existe, ¿cómo puede transformar la gestión en una actividad más ágil y eficaz?

Estas son algunas respuestas:

• ¿Qué son los sistemas integrados para gestión de flotas?
• ¿Cuáles son los tipos de sistemas integrados?
• ¿Un sistema integrado y un ERP son lo mismo?
• ¿Qué hacen los sistemas integrados para gestión de flotas?
• ¿Existen sistemas integrados en el mercado que puedan cubrir por completo todas las necesidades de una flota?
• ¿Cómo saber cuál es el sistema ideal para gestionar mi flota?

¿Qué son los sistemas integrados para gestión de flotas?

Los sistemas integrados para gestión de flotas son soluciones que consolidan diversas funciones y procesos relacionados con la gestión de vehículos y operaciones en una única plataforma.

Como categoría de mercado, pueden combinar funciones como gestión de mantenimiento, control de combustible, planificación de rutas, análisis del desempeño del conductor, optimización de operaciones de flotas y rastreo de vehículos. Conviene señalar que este último punto rara vez proviene del mismo proveedor: el rastreo y la telemetría suelen contratarse a empresas especializadas en equipos a bordo y llegan al sistema de gestión mediante integración.

En la práctica, “integrado” describe el resultado —datos de varios orígenes en el mismo lugar— y no necesariamente un único software. Buena parte de las operaciones lo logra combinando dos o tres sistemas que intercambian datos entre sí.

¿Cuáles son los tipos de sistemas integrados?

Los principales tipos incluyen el ERP, el CRM y el BI. En la gestión de flotas, los sistemas integrados más utilizados son el ERP y el BI:

ERP – Enterprise Resource Planning

El ERP se utiliza en la flota para gestionar y automatizar las principales operaciones de negocio, sumando funciones como finanzas, compras y gestión de inventario a las operaciones específicas de la flota, como mantenimiento de vehículos y planificación de rutas.

Cuando la operación también da seguimiento a la posición de los vehículos, ese dato normalmente se origina en un sistema de monitoreo vehicular de terceros y llega al ERP mediante integración: el ERP consume la información, no la produce.

BI – Business Intelligence

El BI en la logística recopila, procesa y analiza grandes volúmenes de datos generados por las operaciones de la flota, como patrones de conducción, consumo de combustible, desgaste de vehículos y eficiencia de las rutas.

Esta información suele presentarse en informes y paneles interactivos, con indicadores que ayudan a los gestores a identificar tendencias, prever necesidades futuras y optimizar el desempeño de la flota.

Es común utilizar el BI como una tecnología para el análisis y seguimiento de la eficiencia de flotas que también integra diferentes sistemas y áreas de la flota.

Una limitación aparece pronto en los proyectos de BI: el panel solo es tan bueno como los datos que recibe. Si el registro de abastecimiento o de servicio llega incompleto desde el origen, el BI presentará el problema con más elegancia, sin resolverlo.

¿Un sistema integrado y un ERP son lo mismo?

Sí existe una diferencia entre el ERP y el sistema integrado, aunque suelen confundirse y utilizarse como sinónimos.

Un sistema integrado es cualquier solución tecnológica que combina varias funciones o procesos de negocio en una única plataforma y puede ser específico de un departamento o área, como la gestión de flotas.

Un ERP, por su parte, es un tipo de sistema que integra distintas partes de la gestión, pero es más amplio y suele centrarse en la administración interna de la empresa, al incluir finanzas, compras, ventas e incluso recursos humanos.

Esto significa que todo ERP es un sistema integrado, pero no todo sistema integrado es un ERP.

La diferencia tiene un efecto práctico al contratar: el ERP suele ser elegido por el área financiera, mientras que el sistema específico de flota lo evalúan quienes dirigen la operación. Conviene alinear ambas decisiones para evitar que un mismo vehículo termine registrado en los dos lugares con códigos distintos.

¿Qué hacen los sistemas integrados para gestión de flotas?

Los sistemas integrados para gestión de flotas cumplen el papel de reunir la gestión de diferentes áreas de la flota en un único lugar.

Esto incluye el mantenimiento de los vehículos, la planificación y el control de rutas, el seguimiento del consumo de combustible y de los montos de abastecimiento, la adquisición y los servicios de neumáticos, entre otras etapas.

Al integrar estas diversas funciones, los sistemas ofrecen a los gestores de flota una visión completa y actualizada de sus operaciones, lo que permite tomar decisiones más informadas y ágiles.

De esta manera, mejoran la eficiencia operativa y reducen los costos, objetivos siempre tan buscados en las operaciones de transporte.

Conviene recordar que esa mejora depende de que el dato llegue al sistema: un módulo contratado en el que no se ingresan datos no genera indicadores.

¿Existen sistemas integrados en el mercado que puedan cubrir por completo todas las necesidades de una flota?

Es un desafío encontrar un sistema único que cubra absolutamente todas las necesidades específicas de cada flota. Sin embargo, la buena noticia es que la mayoría de estos sistemas es bastante amplia y personalizable.

Además, la mayoría de los sistemas integrados para gestión de flotas tiene la capacidad de conectarse a otros sistemas utilizados en la operación.

Así, aunque no ofrezcan algunas funciones específicas, pueden leer e interpretar los datos producidos por otras tecnologías, lo que permite elegir un sistema que se acerque al máximo a las necesidades específicas de sus operaciones.

Esta conexión, sin embargo, tiene una condición: el otro sistema necesita ofrecer una forma de entregar los datos —API, webhook o exportación de archivos— y las dos bases deben compartir una clave común, normalmente la placa o el número de flota. Sin eso, hay dos pantallas separadas, no una integración.

¿Cómo saber cuál es el sistema ideal para gestionar mi flota?

Para determinar el sistema ideal para gestionar su flota y saber priorizar las inversiones en tecnología, es esencial empezar por un análisis de sus necesidades operativas específicas y sus objetivos estratégicos.

Busque entender los resultados de aspectos como la eficiencia de las rutas utilizadas, los procesos de mantenimiento de vehículos, la gestión de combustible y si hay problemas de comportamiento del conductor en la carretera.

Después de identificar estas necesidades, identifique y compare los distintos sistemas disponibles en el mercado, considerando sus funciones, la facilidad de uso, la capacidad de integración con otros sistemas y el soporte técnico ofrecido.

Al evaluar la integración, pida pruebas en vez de promesas: documentación de la API, entorno de pruebas y quién asume el mantenimiento del intercambio de datos cuando uno de los dos sistemas cambie de versión.

También es importante considerar el retorno de la inversión (ROI) que puede aportar cada sistema, analizando cómo se alinean los beneficios ofrecidos con el costo de implementación y mantenimiento. La implementación suele incluir conceptos que no figuran en la propuesta comercial: el tiempo del equipo en el registro inicial de datos, la capacitación de quienes ingresarán los datos en campo y el período durante el cual conviven los dos controles.

Si la gestión de neumáticos, el checklist y el mantenimiento están entre las áreas que quiere integrar, conviene incluir Prolog App en la comparación. Los datos se ingresan mediante la inspección respondida en la aplicación y los registros del taller: una no conformidad registrada en el Checklist electrónico genera una Orden de servicio (OS) automáticamente; la gestión de mantenimiento controla costos e inventario y abre OS por kilometraje o fecha; y la gestión de neumáticos registra surco y presión con el mismo medidor de surco electrónico, con el CPK de cada neumático, marca y modelo. Para comunicarse con el resto de la operación, hay API abiertas para integración con ERP, sistema de gestión o herramienta de BI.

Empiece a analizar las soluciones para gestión de flotas con una demostración gratuita del sistema Prolog App.

Haga clic aquí para programar su demostración.