Como funcionam os sistemas integrados para gestão de frotas?

Os sistemas integrados para gestão de frotas funcionam com a centralização de diversas funcionalidades, para diferentes setores e momentos da operação de transporte, em uma única plataforma.

Dessa forma, facilitam a visualização de informações e o cruzamento de dados.

A integração de várias funções em um único sistema oferece a promessa de uma gestão mais coerente e eficiente. Porém, com esse avanço tecnológico, surgem questões importantes:

Existem softwares de gerenciamento de frotas no mercado capazes de atender de forma completa às necessidades de uma frota? E, se existem, como podem transformar a gestão em uma atividade mais ágil e eficaz?

Confira algumas respostas a seguir:

• O que são sistemas integrados para gestão de frotas?
• Quais são os tipos de sistemas integrados?
• Sistema integrado e ERP é a mesma coisa?
• O que fazem os sistemas integrados para gestão de frotas?
• Existem sistemas integrados no mercado que podem atender a todas as necessidades de uma frota de forma completa?
• Como saber o sistema ideal para a gestão da minha frota?

O que são sistemas integrados para gestão de frotas?

Sistemas integrados para gestão de frotas são soluções que consolidam diversas funções e processos relacionados à gestão de veículos e operações em uma única plataforma.

Como categoria de mercado, eles podem combinar recursos como gerenciamento de manutenção, controle de combustível, roteirização, análise de desempenho do motorista, otimização de operações de frotas e rastreamento de veículos. Vale registrar que esse último item raramente sai do mesmo fornecedor: rastreamento e telemetria costumam ser contratados de empresas especializadas em equipamento embarcado e chegam ao sistema de gestão por integração.

Na prática, “integrado” descreve o resultado — dado de várias origens no mesmo lugar —, e não necessariamente um único software. Boa parte das operações chega lá combinando dois ou três sistemas que trocam dados entre si.

Quais são os tipos de sistemas integrados?

Os principais tipos incluem o ERP, o CRM e o BI. Na gestão de frotas, os sistemas integrados mais utilizados são o ERP e o BI:

ERP – Enterprise Resource Planning

O ERP é utilizado na frota para gerenciar e automatizar as principais operações de negócio, agregando funcionalidades como finanças, compras e gestão de inventário às operações específicas da frota, como manutenção de veículos e planejamento de rotas.

Quando a operação também acompanha a posição dos veículos, esse dado normalmente nasce em um sistema de monitoramento veicular de terceiros e chega ao ERP por integração: o ERP consome a informação, não a produz.

BI – Business Intelligence

O BI na logística coleta, processa e analisa grandes volumes de dados gerados pelas operações da frota, como padrões de condução, consumo de combustível, desgaste de veículos e eficiência das rotas.

Essas informações geralmente são apresentadas em relatórios e dashboards interativos, fornecendo indicadores que ajudam os gestores a identificar tendências, prever necessidades futuras e otimizar o desempenho da frota.

É comum o BI ser utilizado como uma tecnologia para análise e acompanhamento da eficiência de frotas que realiza, também, a integração de diferentes sistemas e áreas da frota.

Uma limitação aparece cedo em projetos de BI: o painel só é tão bom quanto o dado que chega até ele. Se o registro de abastecimento ou de serviço vem incompleto da origem, o BI vai apresentar o problema com mais elegância, não resolvê-lo.

Sistema integrado e ERP é a mesma coisa?

Existe sim uma diferença entre o ERP e o sistema integrado, embora sejam comumente confundidos e utilizados como sinônimos.

Um sistema integrado é qualquer solução tecnológica que combina várias funções ou processos de negócio em uma única plataforma, podendo ser específico para um departamento ou área, como a gestão de frotas.

Um ERP, por outro lado, é um tipo de sistema que integra diferentes partes da gestão, mas é mais abrangente e, geralmente, focado no “backoffice” da empresa — por incluir a administração de finanças, compras, vendas e até de RH.

Isso significa que todo ERP é um sistema integrado, mas nem todo sistema integrado é um ERP.

A diferença tem efeito prático na contratação: o ERP costuma ser escolhido pela área financeira, enquanto o sistema específico de frota é avaliado por quem toca a operação. Vale alinhar as duas decisões, sob pena de o mesmo veículo acabar cadastrado nos dois lugares com códigos diferentes.

O que fazem os sistemas integrados para gestão de frotas?

Os sistemas integrados para gestão de frotas fazem o papel de reunir a gestão de diferentes áreas da frota em um único local.

Isso inclui a manutenção dos veículos, o planejamento e controle de rotas, o acompanhamento de consumo de combustível e valores abastecidos, a aquisição e os serviços de pneus, entre outras etapas.

Ao integrar essas diversas funções, os sistemas oferecem aos gestores de frota uma visão completa e atualizada de suas operações, permitindo uma tomada de decisão mais informada e ágil.

Dessa forma, melhoram a eficiência operacional e reduzem os custos, que são objetivos sempre tão buscados nas operações de transporte.

Convém lembrar que esse ganho depende de o dado chegar ao sistema: módulo contratado e não preenchido não gera indicador.

Existem sistemas integrados no mercado que podem atender a todas as necessidades de uma frota de forma completa?

É desafiador encontrar um sistema único que cubra absolutamente todas as necessidades específicas de cada frota. Porém, a boa notícia é que a maioria desses sistemas é bastante ampla e customizável.

Além disso, a maioria dos sistemas integrados para gestão de frotas tem a capacidade de ser conectada a outros sistemas utilizados na operação.

Dessa forma, mesmo que não ofereçam algumas funcionalidades específicas, conseguem ainda assim ler e interpretar os dados produzidos por outras tecnologias, tornando possível escolher um sistema que se aproxime ao máximo das necessidades específicas de suas operações.

Essa conexão, porém, tem uma condição: o outro sistema precisa oferecer uma forma de entregar os dados — API, webhook ou exportação de arquivo — e as duas bases precisam compartilhar uma chave comum, normalmente a placa ou o número de frota. Sem isso, o que existe são duas telas separadas, não uma integração.

Como saber o sistema ideal para a gestão da minha frota?

Para determinar o sistema ideal para a gestão da sua frota e saber priorizar os investimentos em tecnologia, é essencial começar com uma análise das suas necessidades operacionais específicas e dos seus objetivos estratégicos.

Busque entender os resultados de questões como a eficiência das rotas utilizadas, os processos de manutenção de veículos, o gerenciamento de combustível e se há problemas de comportamento do motorista na estrada.

Após identificar essas necessidades, identifique e compare os diferentes sistemas disponíveis no mercado, considerando suas funcionalidades, a facilidade de uso, a capacidade de integração com outros sistemas e o suporte técnico oferecido.

Na hora de avaliar integração, peça prova em vez de promessa: documentação da API, ambiente de teste e quem assume a manutenção da troca de dados quando um dos dois sistemas mudar de versão.

É importante também considerar o retorno sobre o investimento (ROI) que cada sistema pode trazer, analisando como os benefícios oferecidos se alinham com o custo de implementação e de manutenção. Na conta de implantação costumam entrar itens fora da proposta comercial: o tempo da equipe no cadastro inicial, o treinamento de quem vai registrar o dado na ponta e o período em que os dois controles convivem.

Se a gestão de pneus, o checklist e a manutenção estiverem entre as áreas que você quer integrar, vale colocar o Prolog App na comparação. Os dados entram pela inspeção respondida no aplicativo e pelo apontamento da oficina: uma não conformidade registrada no Checklist Eletrônico gera Ordem de Serviço automaticamente; a gestão de manutenção controla custos e estoque e abre O.S. por quilometragem ou por data; e a gestão de pneus registra sulco e pressão no mesmo aferidor eletrônico, com o CPK de cada pneu, marca e modelo. Para conversar com o resto da operação, há APIs abertas para integração com ERP, sistema de gestão ou ferramenta de BI.

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