Com o mercado cada vez mais concorrido, é preciso realizar um gerenciamento de frota mais estratégico, pensando em metas além dos procedimentos operacionais que fazem parte da rotina logística.
As operações de transporte são, em grande parte, movimentadas por processos de manutenção de veículos, carregamento de carga nos caminhões, ajustes nos pneus, controle de estoque e armazém, e assim por diante.
Já na parte administrativa, o gestor fica responsável por gerir as finanças da empresa, manter os colaboradores ativos e motivados, trazer ações que geram economia, entre outros.
Agora, como essas duas partes podem se conectar, a fim de criar uma frota que traz resultados melhores? Uma frota mais econômica, organizada, produtiva, e, até mesmo, sem erros?
Isso pode ser possível aplicando o gerenciamento de frota estratégico. Entenda mais:
O que é o gerenciamento de frota estratégico?
Basicamente, é quando se utiliza um sistema de gestão de frotas ou outro tipo de controle administrativo (como planilhas online ou impressas), para organizar os processos na empresa e coletar dados da rotina das operações.
Assim, as informações são lidas e interpretadas para buscar uma solução voltada aos objetivos da empresa. Inclusive, a definição desses objetivos também é parte de ter uma gestão mais estratégica.
Ou seja, o gerenciamento estratégico de frota passa por:
- Esclarecer as rotinas da operação;
- Analisar como acontecem os processos;
- Entender onde há pontos de melhoria;
- Usar as descobertas para criar planos de ação;
- Determinar o objetivo primário da operação;
- Incluir as metas para atingir o objetivo na rotina de todos os colaboradores;
- Alinhar e instruir os membros da equipe de seus papéis e importância na participação de atingir os resultados desejados.
Agora, se o uso é de software ou aplicativo, você pode esperar o armazenamento automático de dados coletados e emissão de relatórios, que serão coletados pelo gestor para um plano de crescimento — esse é o jeito mais rápido.
O mesmo controle e planejamento realizado através de uma planilha também funciona. A diferença é que dá bem mais trabalho manual e fica mais propício aos erros humanos.
Ainda assim, é uma alternativa bastante viável, se utilizada com atenção. Para frotas que possuem poucos veículos, a planilha supre bem as necessidades.
O que é necessário para pensar estrategicamente e montar um plano?
O gestor precisa ter conhecimento e habilidade na área
Profissionais com qualificação, como cursos e especializações em gestão de frotas, não são fáceis de encontrar. Por esse motivo, você pode priorizar quem já tem alguma experiência na área.
Mesmo que a experiência não seja como gestor, o mínimo é buscar alguém que já participou em atividades rotineiras da operação e entende a separação de partes teóricas e operacionais da empresa.
Você também pode questionar sobre a possibilidade de fazer especializações com o auxílio financeiro da empresa. Afinal, nada impede de um funcionário com potencial se preparar e tornar-se uma peça fundamental da transportadora, não é mesmo?
Se a pessoa mostrar disposição a aprender e se dedicar aos estudos por um tempo, sendo um perfil que você busca e se encaixa na empresa, dê o apoio e motivação necessários para fazer acontecer.
Além de ser bom para a sua empresa, você ganha pontos em algo crucial: a retenção do seu gestor na frota.
Dito isto, alguns cursos intermediários de graduação e pós-graduação em Administração de Empresas, Recursos Humanos e Gestão Empresarial são perfeitos para garantir (ou melhorar) as competências profissionais nessa área de atuação.
O mesmo serve para cursos técnicos de mecânica básica, segurança no trabalho e leis de trânsito.
Além de especializações próprias para a gestão de frotas, como algumas faculdades já fornecem hoje — inclusive em modelo de educação a distância, sendo uma grande vantagem para a rotina dos gestores.
Resumidamente, é importante que o gestor de frotas conheça (ou que os estudos englobem) sobre:
- Gestão de pessoas;
- Métodos de negociação;
- Administração financeira;
- Mecânica;
- Leis de Trânsito;
- Técnicas de Direção e Segurança no trânsito.
É fundamental conhecer os pilares do gerenciamento de frotas
Na logística, temos seis pilares fundamentais. Os quatro primeiros estão diretamente ligados a toda e qualquer gestão de frotas. Já os dois últimos, são direcionados à gestão estratégica, presentes principalmente nos negócios que já possuem uma disposição estrutural para crescer no mercado.
Confira:
1. Monitoramento da frota
É através do monitoramento da frota que se garante um transporte mais seguro para os produtos, os passageiros e o motorista.
Ele proporciona o acompanhamento da rota planejada e possibilita mudanças inesperadas, com o objetivo de encontrar percursos mais seguros, com menos trânsito e rodovias em melhores condições.
Nos casos de acidentes de trânsito ou falhas mecânicas, o monitoramento também consegue identificar a localização do caminhão de forma mais precisa e enviar ajuda.
2. Otimização das rotas
Ao falarmos em otimizar as rotas, queremos dizer ser preciso criar um trajeto com boas condições de asfalto, o menor índice de roubo de cargas e a rota mais rápida possível.
Esses detalhes prejudicam menos as estruturas do caminhão, garantem a integridade da mercadoria, a proteção do motorista e a economia de combustível.
3. Gestão de pneus
Os pneus são as peças do caminhão que mais precisam de observação. Isso porque sofrem os maiores impactos com buracos, pedras, objetos pontiagudos, além de também serem afetados por condições climáticas, seja pelo calor ou pela chuva.
Também são peças com um custo elevado, certo?
Por isso, prolongar a vida útil deles é tão importante. Pneus com a manutenção em dia duram muito mais e geram economia. Além disso, evita o descarte precoce de uma borracha, que pode levar cerca de 600 anos para se decompor na natureza.
A gestão de pneus mantém os sulcos na profundidade certa, a pressão ideal e a estrutura da roda mais bem conservada, possibilitando o recape. Cada um desses cuidados otimiza a direção e a segurança do caminhão e de quem o dirige.
4. Manutenção das frotas
A manutenção é essencial para garantir o funcionamento da empresa. Caminhões parados ou quebrando durantes as viagens prejudicam as mercadorias e atrasam o abastecimento de fábricas e comércios, podendo levar os clientes a perderem dinheiro nesse processo.
É ideal que a frota tenha um calendário de revisão periódica de cada veículo, que deve ser cumprido sem falta. As manutenções corretivas também precisam acontecer de acordo com as observações diárias do motorista e possíveis “comportamentos estranhos” do caminhão.
Alguns itens que podem ser considerados estranhos são barulhos diferentes ou muito altos, pneu “pulando”, volante “puxando”, dentre outros.
5. Definição de metas
As metas são pequenos passos para chegar a um objetivo maior, que pode ser reduzir o gasto com combustível, economizar em compras de pneus ou fazer entregas mais rápidas para os clientes.
Uma boa maneira de definir suas metas é com o método SMART, acrônimo para falar sobre:
- S – Específica: a meta deve ser clara e objetiva.
- M – Mensurável: ela deve ser mensurável por litros, metros, reais, etc.
- A – Atingível: ainda que desafiadora, a meta precisa ser possível de ser atingida, de acordo com a realidade da empresa.
- R – Relevante: ela precisa trazer alguma mudança positiva, uma melhora para os negócios.
- T – Temporal: por fim, precisa de um período para ser colocada em prática e uma data limite para ser atingida.
Um exemplo de meta SMART:
Reduzir 10% do consumo de combustível até julho de 2023.
6. Análise de resultados
Para conferir os resultados, você precisa ter coletado dados durante algum período. A partir de então, os indicadores de desempenho serão os responsáveis por ajudar nas análises.
Pensando na economia de combustível, por exemplo, é preciso coletar informações como:
- Consumo de combustível por quilômetro rodado;
- Preço por litro em cada abastecimento;
- Variação de consumo diário, semanal, ou mensal.
Tendo esses dados, você pode medir o índice de consumo e observar os resultados com maior precisão, sejam eles positivos ou negativos.
É fundamental possuir uma planilha ou um sistema para realizar as anotações necessárias e não perder nenhuma informação. A atenção também é indispensável para chegar em conclusões mais exatas.
É preciso separar o gerenciamento de frota em etapas operacional e estratégica?
Depende. Quando uma empresa pequena ou média possui um sistema de gestão de frotas, é possível administrar ambos tranquilamente. Assim, todas as funções básicas do dia a dia são automatizadas, sobrando tempo para analisar os relatórios e criar objetivos e metas.
Já em se tratando de uma empresa de grande porte, que possui um número alto de veículos e clientes, o melhor é possuir um gestor e alguns colaboradores que auxiliem nessas funções.
Afinal, as estratégias e a execução estão atreladas à mesma equipe, certo?
Dessa maneira, o ideal é que os responsáveis pela tarefas operacionais também participem na etapa estratégica da empresa. Assim, reunindo os objetivos e metas da empresa, e determinando quais ações precisam realizar e como podem contribuir para trazer os melhores resultados.
Aqui vai uma última dica para você:
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