Um diário de bordo do motorista pode ser exatamente o que você precisa para elevar o nível da gestão da sua frota.
Ele permite acompanhar o trabalho dos seus motoristas e manter um registro detalhado de atividades que pode ajudar a otimizar processos e rotinas, promovendo uma maior eficiência operacional.
Confira a seguir:
- O que é diário de bordo do motorista
- O que deve ser registrado no diário de bordo
- O uso de um diário de bordo para os motoristas da frota é obrigatório
- Como fazer um diário de bordo para motorista
- Modelo de diário de bordo de motorista da frota
- Como preencher um diário de bordo de caminhão
- Diário de bordo do motorista online
O que é diário de bordo do motorista?
Essa é uma ferramenta que ajuda a manter tudo em ordem nas viagens. Basicamente, é como um caderno de anotações onde os motoristas registram o que acontece no dia a dia na estrada.
Anotar o horário de saída, chegada e as paradas que fez são ações que ajudam a ter uma visão clara do tempo gasto em cada trecho e a identificar onde dá para melhorar. Com as informações obtidas através do diário, você pode entender, por exemplo, se há problemas de trânsito em uma rota que indicaria a necessidade de procurar rotas alternativas.
Além disso, o diário pode funcionar para registrar situações inesperadas, como um pneu furado ou um problema mecânico. Ao anotar esses incidentes, você pode tanto avaliar a saúde do veículo, quanto os tipos de ocorrências por motoristas. Assim, evitando surpresas desagradáveis no futuro.
Outro ponto importante é que o diário ajuda na segurança. Registrando as atividades, é possível garantir que as regras de trânsito estão sendo seguidas e que os motoristas estão dentro dos horários de descanso. Isso é essencial para a segurança de todos na estrada.
O que deve ser registrado no diário de bordo?
Manter um diário de bordo do motorista é essencial para garantir que tudo corra bem nas viagens de transporte e que o gestor consiga manter uma organização da rotina de seus motoristas. As informações que não podem faltar incluem:
- Data da operação
- Nome do motorista
- Destino da viagem
- Horários de saída e de chegada
- Tempo de espera
- Tempo de descanso
- Pausa (e tempo) para refeição
- Nível de combustível na saída e na chegada
- Registro de ocorrências
- Assinatura do motorista responsável
Ao manter um diário de bordo detalhado, você não só protege sua frota, mas também melhora a segurança dos motoristas. É um passo simples, mas efetivo para otimizar o dia a dia da frota.
O uso de um diário de bordo para os motoristas da frota é obrigatório?
Sim, todos os motoristas de transporte rodoviário, seja de cargas ou passageiros, são obrigados a preencher este documento.
Isso está presente na Lei do Motorista (nº 13.103), que diz que é tanto um direito do motorista ter este controle, mas também sua obrigação colaborar com o registro diante do meio escolhido pela sua gestão.
Como fazer um diário de bordo para motorista?
Primeiro, escolha como vai fazer isso. Pode ser num caderno, modelo impresso em folha, ou num aplicativo no celular.
Os dois têm vantagens e desvantagens que você deve considerar: o caderno é simples e não depende de bateria, mas você pode enfrentar problemas de ler errado o que foi escrito, perda de folhas ou mesmo esquecimento de anotação do motorista.
Já o app pode ser mais fácil para enviar as informações para o escritório e é de fácil acesso caso o motorista desça do caminhão para uma parada de descanso e esqueça de levar o caderno, basta ele abrir o aplicativo no celular e fazer o registro na hora.
Porém, você pode acabar enfrentando algumas resistências para aderência às novas tecnologias.
O próximo passo é decidir o que precisa ser anotado. Horários de saída e chegada, paradas feitas no caminho, condições do veículo e até mesmo se houve algum problema na estrada. Escrever tudo isso ajuda a evitar esquecimentos e a ter um registro completo de cada viagem.
Outra dica é criar um modelo. Isso facilita na hora de anotar, pois já vai ter todos os campos prontos — caso opte pelo aplicativo, provavelmente vai encontrar diversos modelos prontos para só começar a usar.
Assim, o motorista só precisa preencher as informações e sem esquecer nenhum detalhe importante.
É indispensável também que quem vai usar o diário saiba como fazer isso direito. Um treinamento rápido pode ajudar bastante, explicando de forma simples como preencher e por que isso é importante.
Por fim, é preciso fazer a gestão de motoristas com base nos registos dos diários. É nesse momento que você passa a identificar padrões e problemas que podem ser resolvidos. Com o tempo, essas informações contribuem para a eficiência das operações.
Modelo de diário de bordo de motorista da frota
A escolha do modelo certo pode transformar a forma como você gerencia sua frota.
Para isso, é preciso que você entenda as reais necessidades da sua frota, conversando com os motoristas e até outros gestores e supervisores para se aprofundar em quais informações são mais relevantes.
Se quiser criar o seu próprio modelo, precisa entender as suas possibilidades:
- Modelo básico: este é o mais simples e direto. Inclui campos como data, horas de saída e chegada, rotas e paradas. Ideal para motoristas que fazem trajetos curtos e precisam de um registro rápido.
- Modelo detalhado: aqui entra quem precisa de mais controle. Inclui informações sobre as condições do veículo, consumo de combustível e observações sobre o trajeto. Esse modelo é usado para identificar problemas frequentes e melhorar a operação.
- Modelo digital: com a tecnologia em alta, muitos estão optando por diários de bordo online. Eles permitem que o motorista registre tudo em tempo real pelo smartphone ou tablet. Isso facilita compartilhar dados com o escritório e inclui funções como relatórios automáticos.
- Modelo personalizado: cada frota é única. Você pode criar um modelo específico que atenda às suas necessidades, adicionando campos como notas sobre a carga ou interações com clientes.
Caso deseje usar um modelo pronto, há diversas opções gratuitas para download na internet e também aplicativos que você pode buscar específicos para este objetivo.
Como preencher um diário de bordo de caminhão?
É importante ter um modelo de diário que facilite o registro das informações essenciais. Nele, você deve indicar um espaço para registrar o nome do motorista, a data, horário de saída e chegada, além das rotas percorridas e o estado do veículo. Isso tudo ajuda a manter um controle preciso da viagem.
Quando registrar os horários, o motorista deve ser preciso. Se ele começa a viagem às 8h15 e chega ao destino às 14h43, registrar esses detalhes ajuda a entender quanto tempo leva cada trajeto e a planejar melhor suas próximas viagens.
Na parte das rotas, é importante explicar ao motorista para mencionar qualquer obstáculo que encontrou, como trânsito ou obras na estrada. Isso pode ajudar na hora de planejar rotas alternativas e evitar percalços desnecessários.
Se algo fora do previsto acontecer, como uma parada não planejada, registre. Assim, permite a identificação de padrões e prevenção de problemas semelhantes no futuro. Pense nisso como uma forma de proteger não apenas o caminhão, mas também sua segurança e a dos outros.
Diário de bordo do motorista online
Usar um diário de bordo do motorista online tem se tornado uma escolha inteligente para muitas empresas e motoristas. Mas por que essa versão digital é tão vantajosa? Vamos explorar algumas razões que podem mudar sua maneira de ver a gestão da frota:
Acesso fácil e rápido
Com o diário de bordo digital, motoristas podem registrar informações de qualquer lugar. Isso significa menos chances de esquecer detalhes importantes. Se precisar atualizar um dado rapidamente, com o smartphone, isso é possível em segundos.
Proteção das informações
Diferente dos documentos de papel que podem ser perdidos ou danificados, as informações online são armazenadas em servidores seguros. Mesmo que o celular ou computador apresente problemas, seus dados estarão sempre disponíveis e protegidos.
Simplicidade e praticidade
Plataformas online costumam ser intuitivas e práticas, com campos já definidos para facilitar o preenchimento. Isso torna o processo mais rápido e menos propenso a erros. Bastam poucos cliques para registrar uma viagem ou o consumo de combustível.
Conexão com outros sistemas
Muitos diários online permitem integração com softwares de gestão de frota, o que ajuda a reunir informações importantes em um só lugar, facilitando o controle do desempenho dos veículos e a otimização de rotas.
Análises e relatórios automáticos
Uma das grandes vantagens é a possibilidade de gerar relatórios detalhados com facilidade. Dessa forma, é possível identificar padrões, ver onde estão os principais gastos e entender melhor como aprimorar a operação da sua frota.
Além de ter dados sempre à mão, essa mudança pode ajudar a reduzir custos e otimizar processos. Já pensou nas melhorias que isso pode trazer para o seu dia a dia?
Anotar cada detalhe pode parecer trabalhoso, mas as vantagens são enormes. Com registros precisos, você pode evitar problemas no futuro, como falhas mecânicas ou rotas ineficientes.
Agora que você entende o valor disso, como pretende começar?
A base para começar a usar um diário de bordo é fazer a gestão de motorista, certo? Se precisar de ajuda nessa etapa, temos uma planilha prática de controle de motoristas da frota que pode facilitar a organização da rotina e atividades de seus motoristas.
Comece a usar ela e gerenciar melhor a sua operação.
