Os documentos de transporte de cargas têm um único objetivo: comprovar que a mercadoria transportada e o transporte em si está seguindo as normas estabelecidas.
Eles servem para facilitar o acesso às informações dos produtos e como forma de comunicar o valor dos impostos.
Confira quais são os documentos essenciais para logística de transporte:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) formaliza a compra e venda de produtos e serviços, além de identificar o vendedor e o comprador.
Ela é válida como recibo e serve para o recolhimento de impostos de mercadorias vinculadas ao Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Por ser um modelo eletrônico, a NF-e facilita a gestão e reduz os custos operacionais, pois substitui uma grande quantidade de papéis que seriam usados para a sua emissão manual.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um resumo das informações mais relevantes da NF-e.
Ele contém a chave numérica de acesso à Nota Fiscal Eletrônica e serve para regularizar a circulação das mercadorias. Inclusive, a ausência desse documento pode gerar multa.
Mas, qual é a diferença entre o DANFE e a NF-e, exatamente?
O DANFE é um registro impresso que facilita o acesso aos dados da compra, enquanto a Nota Fiscal é um documento que corresponde à uma aquisição para a Receita Federal.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Outro documento de transporte de carga é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), o qual trata-se de um dos documentos fiscais exclusivos da atividade de transporte.
Ele é emitido e armazenado digitalmente, e sua função é bastante simples: documentar a atividade de transporte para fins fiscais.
O CT-e reúne os encargos tributários das transportadoras nos serviços de carga e descarga, intermunicipais e interestaduais. Por isso, sua emissão é obrigatória para todos os modais de transporte e deve ser apresentada durante as fiscalizações.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) nada mais é do que a versão impressa do CT-e, documento que existe apenas no ambiente virtual.
O DACTE representa o Conhecimento de Transporte Eletrônico e precisa acompanhar a carga impressa até o destino.
Ele serve como comprovante de que o produto transportado está seguindo as normas da lei. E, assim como o DANFE, simplifica o acesso às informações durante a circulação da mercadoria.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um dos principais documentos para transporte de cargas, pois reúne informações da NF-e e do CT-e.
Ele serve para regular os registros dos produtos em trânsito pelas transportadoras e é obrigatório para o exercício da atividade dessas empresas no Brasil.
Seu objetivo é otimizar as obrigações dos contribuintes e incluir o acompanhamento de todas as operações comerciais em um único documento.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
Como os demais documentos auxiliares, o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE) funciona como uma versão impressa do MDF-e.
Sua versão em papel apresenta à fiscalização os tipos de mercadorias que estão em trânsito, de forma simples e segura.
Vale lembrar que transportar o produto sem o Documento Auxiliar sujeita tanto a transportadora quanto o cliente a multas.
Como fazer a gestão dos documentos de transporte de cargas?
Sabemos que gerir a documentação de veículos é uma tarefa muito importante, afinal, é o que garante que a sua operação rode conforme a legislação.
Por isso, separamos algumas dicas de como fazer a gestão deles. Confira:
1 – Utilize os documentos de transporte de cargas eletrônicos
A conversão dos documentos impressos em formato digital não só simplifica, como otimiza o processo administrativo da frota e empresa como um todo.
São cerca de 20 documentos que um motorista precisa levar consigo para passar pelas fiscalizações, então ter esses documentos no formato digital ajuda a organizar e reunir tudo de maneira mais prática.
2 – Tenha atenção aos prazos de validade
Os documentos do transporte de cargas têm diferentes prazos de validade, enquanto uns podem durar até 5 anos, outros podem ter sua validade vencida dentro de apenas 1 ano.
Exceto os documentos que são permanentes, como o PIS, Carteira de Trabalho e Previdência Social, necessários para o controle dos colaboradores da frota, você deve conhecer e controlar a validade de cada um.
A DANFE, por exemplo, possui diferentes prazos de validade conforme a quilometragem da entrega — descrito em legislação federal.
Alguns prazos para ficar atendo são:
- Nota fiscal: até vencer a garantia;
- Apólice de seguro de frota: 1 ano;
- Comprovante de pagamento: 30 anos;
- IPTU e IPVA: 5 anos.
3 – Tenha medidas de segurança das informações digitais
Em tempos no qual o o digital é tão forte, os ataques aos dados também aumentam, o que torna as medidas de segurança fundamentais. Por exemplo, utilizando um sistema de backup dos documentos do transporte de cargas e dos seus colaboradores.
Assim, o sistema copia e armazena os documentos virtuais em nuvem — garantindo que nenhum documento eletrônico se perca em caso de falhas ou problemas.
Para saber mais sobre este assunto, veja quais são as principais obrigações fiscais para transportadoras.
