Gestión de flotas: neumáticos, mantenimiento y combustible

La gestión de flotas es el conjunto de tareas que mantiene organizada una operación de transporte. Reúne áreas que tienen responsabilidades propias, pero que necesitan trabajar de forma coordinada para que los vehículos, las personas y los recursos respondan a las demandas de la empresa.

Dividir responsabilidades no significa crear departamentos aislados. Cada persona da seguimiento a su área de actuación, registra información y comparte lo que puede afectar a las demás. Así, el mantenimiento, los neumáticos, el combustible y la planificación dejan de ser controles separados y pasan a apoyar decisiones sobre costo, seguridad, disponibilidad y cumplimiento de los plazos.

Las actividades de logística y de transporte de carga se complementan. El objetivo es entregar lo acordado de forma organizada, sin perder de vista la seguridad y los recursos involucrados en la operación.

¿Qué incluye la gestión de flotas en la operación de transporte?

Gestión de flotas

Esta área coordina los procesos relacionados con los vehículos y con los demás frentes de la operación. El gestor de flotas no necesita ejecutar todo solo: su función es organizar las responsabilidades, dar seguimiento a lo que ocurre y transformar los registros en decisiones.

En la práctica, puede consolidar informes, comparar costos, dar seguimiento a la disponibilidad y discutir prioridades con los responsables de los neumáticos, el mantenimiento y el abastecimiento de combustible, incluso al preparar la presentación de resultados de la flota a la dirección. El análisis debe considerar el contexto de cada operación, ya que un cambio de ruta, carga, plazo o vehículo puede alterar los resultados.

También es importante dar seguimiento al ciclo del vehículo, desde la adquisición hasta los mantenimientos y la posible sustitución. Este historial ayuda a entender dónde están los gastos y a evaluar alternativas para reducir desperdicios sin comprometer la actividad.

Los controles de la gestión de flotas pueden contribuir a prevenir accidentes, ahorrar tiempo, aumentar la productividad, cumplir los plazos de entrega y ampliar la disponibilidad de vehículos. Para ello, es necesario dar seguimiento a los indicadores con frecuencia y usarlos para corregir procesos, no solo para registrar resultados.

Gestión de neumáticos

Los neumáticos son activos relevantes para la operación y merecen un control propio. El costo varía según el vehículo, la aplicación, la marca, el terreno, la carga, la conservación y el método de compra; por lo tanto, no es útil suponer una proporción fija de este gasto en el presupuesto de toda flota. El punto central es evitar que la falta de cuidado adelante la sustitución o cause indisponibilidad.

En la gestión de neumáticos, las inspecciones registran, entre otros datos, la presión y la profundidad de los surcos. El responsable necesita conocer los componentes del neumático, las causas más comunes de daños y los límites definidos por el fabricante y por la legislación brasileña, para identificar irregularidades y gestionar la acción necesaria.

Entre las tareas de la gestión de neumáticos de la flota están:

• conocer los tipos de neumáticos usados en la operación;
• comprar neumáticos nuevos según la necesidad y la especificación;
• adecuar el neumático al tipo de camión, de eje y de terreno;
• mantener la calibración definida para la aplicación;
• revisar el desgaste y los daños;
• hacer rotaciones cuando corresponda;
• prolongar la vida útil mediante inspecciones y mantenimientos regulares;
• enviar los neumáticos a renovación o descarte según los criterios aplicables;
• orientar a los conductores sobre cuidados básicos.

En empresas medianas y grandes, un gestor de neumáticos o un responsable con conocimiento técnico ayuda a mantener este historial y a dar continuidad a las decisiones.

Gestión de mantenimiento

La gestión de mantenimiento no se limita a reparar el camión después de una falla. Organiza inspecciones, planes preventivos, correcciones e historial de servicios para reducir el riesgo de problemas que afecten al vehículo, al conductor, a la carga y a la operación.

Dejar de registrar o de priorizar el mantenimiento puede aumentar las paradas y los costos, pero cada incidente debe analizarse antes de atribuirle una causa. El trabajo del departamento es identificar las condiciones mecánicas, dar seguimiento a su evolución y decidir la mejor intervención con base en el vehículo y en el servicio realizado.

Vea parte de la rutina de un gestor de mantenimiento:

• recopilar datos sobre la situación mecánica de cada camión, sus piezas y funciones;
• crear un cronograma de mantenimiento preventivo para cada vehículo;
• dar seguimiento al cronograma y a los puntos pendientes;
• enviar los vehículos a mantenimiento correctivo cuando sea necesario;
• determinar el presupuesto de los mantenimientos y registrar los servicios realizados;
• administrar el historial de revisiones, reparaciones y gastos;
• elaborar un checklist para revisiones diarias de funciones y piezas;
• actualizar la situación de los camiones e informar a las áreas afectadas.

Estas tareas muestran por qué es útil la separación en departamentos: cada frente tiene detalles propios, pero los datos necesitan llegar a la gestión general para apoyar las prioridades y la planificación.

Gestión de combustible

Controlar el abastecimiento de combustible y el consumo es uno de los desafíos de la flota, porque el precio y la disponibilidad del combustible no dependen solo del gestor. En lugar de intentar explicar cualquier variación por un único factor, registre el valor pagado, el lugar, el volumen de combustible cargado, el vehículo, el kilometraje y la actividad realizada.

Los combustibles comercializados en Brasil siguen especificaciones de calidad definidas por la ANP, la Agencia Nacional del Petróleo, Gas Natural y Biocombustibles del país. Al evaluar los tipos de combustible, la elección del producto debe respetar las recomendaciones del fabricante del vehículo y las condiciones de la operación. No use el cambio de combustible como atajo para ahorrar sin verificar la compatibilidad técnica.

Tener control del gasto permite buscar soluciones para reducir desperdicios y mantener la previsibilidad. Dar seguimiento al consumo por marca, modelo y tipo de servicio también ayuda a percibir una alteración que puede requerir una investigación mecánica, una revisión del proceso o una verificación del registro.

Por eso, mantenga para cada vehículo el tipo de combustible usado, el kilometraje y el consumo calculado en el período. La comparación debe hacerse entre vehículos y usos semejantes; una ruta diferente o una carga mayor puede explicar parte de la variación.

Además del abastecimiento de combustible, las alianzas con estaciones de servicio confiables y la planificación de rutas pueden apoyar una operación más organizada. En una empresa con muchos camiones, la suma de pequeñas mejoras de proceso puede tener un efecto relevante, siempre que se mida y se valide en el propio contexto de la flota.

Para apoyar estos controles, haga la descarga gratuita del Kit de Gestión de Flotas. Usted recibe:

• una guía completa sobre gestión de flotas;
• una hoja de cálculo de control de neumáticos;
• plantillas de checklist diario y completo;
• un manual de buenas prácticas en la inspección de vehículos.

Descargue el material y conozca las herramientas gratuitas. (en portugués)

Fuentes consultadas

• ANP (Agencia Nacional del Petróleo, Gas Natural y Biocombustibles de Brasil) — Calidad de productos: las especificaciones fisicoquímicas establecen la calidad mínima esperada para los combustibles comercializados en Brasil.
• Inmetro (Instituto Nacional de Metrología, Calidad y Tecnología de Brasil) — Información obligatoria en los neumáticos: referencia para la actualización de los criterios técnicos de elección de neumáticos nuevos.