Costos de mantenimiento de flota: qué entra en la cuenta

Los costos de mantenimiento incluyen diversos factores. Por ejemplo, mano de obra, reposición de equipos, compra de piezas, neumáticos, tasas, seguros, combustible e incluso pérdidas causadas por la interrupción de las actividades.

Por eso, y por incluir costos fijos y variables, resulta complejo tener un control preciso y eficiente de estos valores, que pueden crecer rápidamente cuando la flota trabaja con poca previsibilidad.

La gestión de mantenimiento es un departamento de la flota que surge como una forma de tener mayor visibilidad del funcionamiento de los vehículos y también de los costos de ese departamento. Es decir, es una etapa responsable de planificar, registrar y aplicar soluciones que mejoran el desempeño de la flota.

¿Es posible reducir también los costos de mantenimiento mediante esta gestión?

A continuación, conozca:

• • Cuál es el promedio de costos de mantenimiento de la flota;
• • Cómo controlar los costos de mantenimiento de la flota.

El promedio de costos de mantenimiento de la flota

Para determinar el promedio de estos costos, primero necesita controlar los procesos y servicios realizados en los vehículos de la operación. Debe conocer todos los valores destinados a inspecciones, compras de piezas, reposiciones, reparaciones, neumáticos, aceites, tasas, seguros y otros ítems relacionados con el uso del vehículo.

Así, todos los valores relevantes para el mantenimiento de flotas se contabilizan y se incluyen en el cálculo del costo promedio de mantenimiento. Este control también ayuda a separar las rutinas previstas, como piezas y mano de obra de servicios programados, de las reparaciones de emergencia.

Muchos piensan que el mantenimiento preventivo de la flota es un gasto innecesario, pero ahí se equivocan.

Para operar en el transporte de carga, las empresas dependen del mantenimiento, porque es una actividad fundamental en la planificación y organización de la empresa. Además, favorece una mayor productividad y eficiencia de los procesos logísticos en su conjunto.

Entonces, ¿cómo calcular el costo promedio del mantenimiento de vehículos?

Debemos considerar dos tipos de mantenimiento:

• • Correctivo: relacionado con reparaciones no previstas, como la rotura de una pieza.
• • Preventivo: orientado a servicios programados para prevenir fallas.

Para analizar los costos de mantenimiento, consideraremos los siguientes factores:

1- El mantenimiento debe seguirse por vehículo, por período y por tipo de servicio. En lugar de depender de un porcentaje antiguo sin origen claro, utilice el historial de la operación para comparar preventiva, correctiva, piezas, mano de obra y demás gastos de cada vehículo.

2- A partir de ahí, compare la evolución de los gastos a lo largo del tiempo. Las piezas y la mano de obra de rutina se incluyen en esta cuenta, pero también deben figurar reparaciones, neumáticos, aceite, seguro, registros, licencias, depreciación y demás gastos que afectan el costo total de mantener disponible el vehículo.

Conviene recordar que el mantenimiento regular puede favorecer una operación más eficiente y ayudar a evitar reparaciones costosas en el futuro. Por otro lado, los problemas del vehículo que no se atienden pueden reducir la eficiencia, aumentar otros costos operativos y llevar a reparaciones más costosas después.

Si los costos de servicios de mantenimiento de un vehículo de la flota comienzan a consumir una parte relevante del valor del activo antes del final de su vida útil prevista, es hora de revisar sus procesos y evaluar la renovación de la flota, pues ese vehículo puede estar aumentando los costos de su operación en lugar de sostenerla.

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Utilice la hoja de cálculo como apoyo para organizar registros de mantenimiento, visualizar gastos recurrentes y dejar claro qué vehículos concentran reparaciones, cambios y paradas no planificadas.

Qué incluyen los costos de mantenimiento de la flota

Los costos relacionados con el mantenimiento incluyen mano de obra, herramientas, piezas de repuesto, neumáticos, reparaciones, aceite y pérdidas causadas por la interrupción de las actividades de la empresa.

Además, los principales costos fijos y variables que deben incluirse en el valor total del mantenimiento son:

• • Depreciación: diferencia entre el precio de compra del vehículo y el valor estimado de reventa o de canje;
• • Seguro: gasto al que se debe dar seguimiento junto con los demás costos de propiedad y operación del vehículo;
• • IPVA, registros, licencias y tasas: en Brasil, el IPVA es un impuesto sobre la propiedad de vehículos; estos valores se definen según las reglas aplicables al vehículo y al lugar donde está registrado;
• • Combustible: valor que depende del kilometraje recorrido, del consumo del vehículo y del precio pagado por litro.

Si no se controlan los costos, pueden volverse excesivos. Por eso, el gestor y su equipo deben dar seguimiento siempre a los procesos y las actividades de mantenimiento con mucha cautela.

Además, el mantenimiento de vehículos es una de las actividades responsables de preservar la productividad de la flota. Mantiene los vehículos en pleno funcionamiento y conserva un flujo regular de entregas y plazos.

Un motivo más para cuidar los vehículos y evitar posibles fallas mecánicas y averías de componentes, que podrían generar mayores gastos en reparaciones no programadas y vehículos ociosos. Los ítems sencillos también pueden afectar la cuenta: la desalineación aumenta la resistencia a la rodadura y hace trabajar más al motor, mientras que los componentes con mayor capacidad, como filtros adecuados a la aplicación, pueden aumentar la vida útil del ítem y reducir los cambios.

Cómo controlar los costos de mantenimiento de la flota

Los programas de software están cada vez más actualizados para ayudar en los procesos de gestión de mantenimiento.

Con este tipo de tecnología, es más fácil centralizar información como inspecciones realizadas, problemas encontrados, órdenes de servicio abiertas y cerradas y costos de cada servicio. Cuando estos registros están organizados, el equipo deja de depender de notas sueltas y puede consultar el historial de cada vehículo con mayor confianza.

A partir de ello, es posible seguir los indicadores de desempeño (KPIs) para saber dónde se obtienen buenos resultados y exactamente dónde mejorar.

El seguimiento diario de los vehículos ayuda a mantener los costos de mantenimiento bajo control y dentro de lo esperado o planificado. Así, se posibilita la reducción de costos, con una mayor previsibilidad de los servicios preventivos y correctivos.

¿Cómo saber si los costos superan lo normal?

Si aún no sabe cuánto debería gastar o ahorrar cada mes en el mantenimiento de los vehículos, existen algunas señales de problemas:

• • No se está realizando la rutina de prevención, con la inspección diaria de los vehículos, y los servicios correctivos son la principal actividad de mantenimiento de la flota;
• • Los vehículos presentan fallas constantemente y pasan más tiempo en el taller que en operación;
• • Las infracciones de tránsito son muy frecuentes, lo que indica que los conductores están teniendo una conducta inadecuada y perjudicando los vehículos.

Aunque no se relacionan directamente con los costos de mantenimiento, son factores que influyen en el aumento de daños a los vehículos y, por tanto, en los valores gastados. Deben ser, por ello, puntos de atención en la gestión de la flota.

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