Gestión basada en datos: ¿qué impacto tiene en su flota?

Mediante una gestión basada en datos, es posible entender qué ocurre en su operación, por qué ocurre y qué tipo de soluciones son más adecuadas para orientar sus decisiones.

Por ejemplo, una acción que se puede registrar es el kilometraje recorrido por cada vehículo en una ruta, lo que genera datos importantes para analizar. Con estos datos, puede entender si el conductor hizo algún desvío o si utilizó una ruta alternativa a la planificada.

¿Qué es una gestión basada en datos?

Los datos son simplemente la información de la rutina de una flota. Y la gestión basada en datos es la recopilación y el análisis de la información diaria de una operación de transporte.

Puede medir y controlar todo lo que ocurre en ese día a día, desde la disponibilidad de los vehículos hasta el comportamiento de los conductores.

Sin embargo, el objetivo de este tipo de gestión es tomar decisiones mejor fundamentadas, con mejores resultados en menos intentos. Por lo tanto, identifique qué datos contribuyen a las evaluaciones que necesita hacer.

Teniendo en cuenta las metas establecidas para la empresa, entienda cuál es el papel de su flota para alcanzarlas y qué acciones son necesarias para ello. A partir de ahí, puede identificar qué datos son más importantes, cómo se pueden medir y qué métricas se utilizarán para evaluar los resultados de sus acciones.

La gestión basada en datos también tiene otras funciones, como reunir información suficiente para empezar a prever escenarios y demandas en la operación. De este modo, resulta fundamental para la planificación de flotas mensual y anual.

¿Cómo funciona la gestión de flotas basada en datos?

Funciona mediante la recopilación y el análisis estratégico de datos de la flota.

Pero hay que actuar con cuidado y acierto al usar los datos, pues es fácil perderse entre tantas posibilidades.

Antes de empezar a practicar este tipo de gestión, necesita planificar previamente qué es lo más importante y qué información contribuirá realmente a la flota. Es decir, necesita priorizar, usando los datos de manera estratégica y considerando los objetivos de la empresa y de la flota.

Un ejemplo de cómo puede utilizar la gestión basada en datos es identificar qué tipo de planificación hacer en los períodos de alta demanda de la flota. Las empresas de transporte tienen épocas del año con mayor actividad, como las fechas festivas y también el Black Friday.

Son semanas en las que la demanda de movimiento de cargas y productos aumenta considerablemente.

Sin embargo, con los datos recopilados en un año, puede identificar algunos patrones de comportamiento y generar una previsión de demanda. Esto le permite prepararse y tomar decisiones anticipadas sobre algunas cuestiones, como:

• Cantidad de producto disponible en el almacén;
• Movimientos de productos entre almacenes y centros de distribución;
• Cantidad de vehículos disponibles;
• Nuevos conductores contratados;
• Montos necesarios para el abastecimiento de combustible;
• Principales ciudades de entrega y rutas utilizadas.

Beneficios de la gestión basada en datos

Planificación más eficaz

Generar un historial de información permite evaluar qué ocurrió y por qué. De esta forma, aporta las conclusiones necesarias para que la planificación de la flota refleje la realidad de la operación.

Cuando se planifica con una previsión y una expectativa de lo que está por ocurrir, aumentan las posibilidades de éxito.

Además, las herramientas de recopilación de datos tienen integraciones y automatizaciones que agilizan su planificación, como los informes automatizados de la flota. Resulta más fácil tener una visión completa del funcionamiento de la flota.

Flujo de información

Así como las herramientas facilitan la planificación, también hacen más práctico el flujo de información. Al fin y al cabo, la gestión basada en datos necesita centralizarlos para funcionar.

Aunque use sistemas diferentes en la flota, dé prioridad a los que se integren entre sí. Así, crea un dashboard logístico con la información más importante y la visualización de los indicadores de desempeño que haya definido para la flota, incluso dando seguimiento al porcentaje de cumplimiento de la meta.

Esto permite no perder información y también cruzar datos para entender por completo qué causa los problemas y los resultados positivos.

Eficiencia operativa

La eficiencia operativa se define como generar los mejores resultados sin perjudicar el funcionamiento de la operación.

En una gestión basada en datos, debe usar todo lo que ya ocurrió, incluidos los errores, para evitar que se repitan y potenciar las acciones que tuvieron mejor impacto. De esta manera, se llega a la eficiencia operativa.

Menos errores y más productividad

La recopilación de datos mediante tecnologías es fundamental para evitar el boca a boca en las acciones de la flota. Un caso común de esta mala práctica es que el conductor avise al gestor, en una conversación, de que su vehículo tiene un problema y el gestor tenga que transmitirle la situación al mecánico.

La mayoría de las veces, la información está incompleta y, en algunos casos, es incorrecta. El mecánico puede terminar sin corregir el problema indicado, interviniendo en otros componentes o incluso devolviendo el vehículo a la operación sin realizar un servicio por no haber identificado un problema.

Además de evitar situaciones como esta, las herramientas digitales para la recopilación y el análisis de datos contribuyen a mejorar la productividad de actividades rutinarias, como la inspección de vehículos y neumáticos.

Desde su función de gestor, también puede orientar mejor a los colaboradores hacia las tareas que realmente aportan resultados positivos, ayudando tanto a la eficiencia operativa como al aumento de la productividad de la operación.

Reducción de costos

Al tomar decisiones que aportan más resultados, la reducción de costos es una consecuencia.

Si nota, por ejemplo, que el mantenimiento no se está realizando con la frecuencia debida, puede ajustar la rutina de la flota y reducir los costos de correcciones e imprevistos en carretera.

Por otro lado, si los datos muestran conductas inadecuadas de los conductores en carretera, puede tomar las medidas necesarias, como capacitaciones, y notará reducciones de costos de abastecimiento de combustible y mantenimiento de neumáticos.

¿Qué tipos de datos utilizar en su gestión?

Depende de los objetivos y las metas de su empresa. Antes de empezar una gestión basada en datos, necesita entender qué información debe recopilar para llegar adonde desea.

Primero, determinar sus prioridades es fundamental. Piense de manera amplia: ¿qué quiere para su negocio? Algunos objetivos comunes que utilizan los gestores de flotas son la reducción de costos de la flota, la reducción de accidentes (en portugués) y el aumento de la rentabilidad de la empresa.

A partir de lo que defina, identifique la información más importante que debe recopilar.

El siguiente paso es analizar los datos en el contexto correcto, mediante la centralización de la información. Conectar las distintas áreas de la flota es esencial para entender un dato por completo, pues por sí solo puede generar conclusiones incorrectas.

Si hay un desgaste acelerado de los neumáticos, la conclusión «obvia» sería buscar problemas y soluciones en los neumáticos y en la gestión de estos activos. Sin embargo, el problema puede estar en el mantenimiento inadecuado de los vehículos y la falta de servicios preventivos.

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