Plan de análisis para gestión de flotas: 4 etapas

El avance en la generación y recopilación de datos en las operaciones de transporte impulsó una revolución logística en las empresas, también conocida como logística 4.0, en la que comenzaron a utilizarse diversos sistemas y tecnologías con la intención de facilitar y agilizar el trabajo de gestores y supervisores de flotas.

Sin embargo, surge la complejidad de organizar y analizar la gran cantidad de datos generados por las flotas, lo que hace esencial crear un plan de análisis para una gestión más eficaz.

La planificación es la mejor y más práctica forma de entender qué datos deben recopilarse y cómo organizarlos para contribuir a una de las etapas más importantes de su operación: la toma de decisiones.

Conozca a continuación:

• ¿Qué es el plan de análisis para gestión de flotas?
• ¿Cómo desarrollarlo para su flota?
• ¿Qué debe incluir este plan de análisis?

¿Qué es el plan de análisis para gestión de flotas?

Un plan de análisis consiste en planificar la recopilación, organización y análisis de los datos de su empresa. En el contexto de la gestión de flotas, estos datos se relacionan con la etapa de transporte, desde la adquisición de un vehículo hasta el control de abastecimiento de combustible y los demás procesos importantes de una operación.

Este plan también determina qué tipos de análisis se realizarán, qué medios se utilizarán, cuál es el período definido para comparar los datos, entre otra información.

De esta forma, el plan de análisis para gestión de flotas sirve para:

• Organizar los análisis necesarios;
• Determinar los datos relevantes para los análisis;
• Definir la frecuencia de recopilación de cada dato;
• Identificar las métricas y los indicadores de desempeño más adecuados;
• Evaluar y dar seguimiento al logro de los objetivos de la flota.

¿Cómo desarrollar un plan de análisis para su flota?

Necesita pasar por 4 etapas para elaborar su plan de análisis para gestión de flotas:

1 – Mapear los procesos de la flota

Identifique todos los procesos de la rutina de su flota y determine cuáles deben incluirse en el plan de análisis para encontrar aspectos de mejora, así como en qué momentos deben recopilarse esos datos.

Además de contribuir a saber qué debe incluirse en la planificación, también es una forma de identificar fallas y momentos de baja productividad que pueden solucionarse con herramientas modernas que adapten su gestión a la cultura de innovación en el transporte.

2 – Seleccionar los indicadores más relevantes

Con base en los objetivos definidos para la empresa y la flota, es necesario considerar qué elementos de sus procesos contribuyen más a alcanzarlos.

Así tendrá una mejor orientación para seleccionar los indicadores de desempeño que tengan más sentido para su gestión.

3 – Identificar el mejor medio para recopilar los datos que necesita

Seleccionar las herramientas más adecuadas es fundamental para obtener los resultados deseados. Por eso, debe centrarse en tener la certeza de que aportarán los datos necesarios con alta precisión.

Hay diversas herramientas modernas y sistemas que agilizan las rutinas de las operaciones de transporte; solo necesita identificar cuáles satisfacen las necesidades de su flota.

En la gestión de mantenimiento, por ejemplo, el checklist electrónico o el sistema de mantenimiento son las alternativas que tienen más sentido.

4 – Implementar la rutina de recopilación y análisis de datos en la flota

Capacitar a los colaboradores de la flota en las herramientas seleccionadas es un primer paso para iniciar una nueva rutina de recopilación de datos, si aún no la tiene. Además, describir las tareas y rutinas de cada colaborador también es muy importante.

Asegúrese de contar con una metodología de gestión que también facilite distribuir y visualizar las tareas de cada colaborador, como el método kanban.

Es necesario que todos conozcan la importancia de cómo funciona el análisis de datos en la gestión de flotas y de cómo sus tareas ayudan a reunir información importante para la empresa.

Véalo en el video (video en portugués):

¿Qué debe incluir el plan de análisis para gestión de flotas?

Depende de los objetivos definidos para la empresa en su conjunto y para la flota de forma individual. Este es el punto de partida de cualquier decisión sobre los datos y las métricas a los que debe darse seguimiento, y a partir de ellos su plan empieza a tomar forma.

En general, el plan de análisis para gestión de flotas debe contener:

• Descripción de los objetivos y las metas de la empresa y de la flota;
• Identificación de los procesos que contribuyen a alcanzar esos objetivos y por qué;
• Indicadores de desempeño de cada proceso seleccionado;
• Parámetros de análisis y comparación para entender el logro de la meta;
• Herramientas utilizadas para recopilar y analizar la información;
• Responsables de cada etapa;
• Indicaciones y recomendaciones para generar informes de la flota.

Si su operación tiene una Política de Flotas, es posible que todas estas cuestiones estén descritas en ese documento, pues son indicaciones para realizar esta importante etapa en la rutina de sus operaciones.

Aun así, conviene entender cómo el plan de análisis para gestión de flotas, por sí solo, permite visualizar mejor qué es esta actividad y qué se necesita para que todo ocurra sin problemas ni errores.

Principalmente en grandes operaciones, donde el gestor de la flota no es el único responsable del análisis de datos, un plan más específico para el área facilita que todas las partes involucradas comprendan el proceso, mediante la organización y las definiciones de cómo se realiza.

¿Quiere entender aún más sobre cómo organizar su gestión y usar más datos para tomar decisiones? ¡Lea este artículo!