Gestión de abastecimiento de combustible: cómo reducir costos

Una de las principales tareas de la gestión de abastecimiento de combustible es transformar los abastecimientos de combustible de la flota en información útil para la operación. Esto incluye analizar la conducta de los conductores durante sus viajes, dar seguimiento a los registros de combustible y, con ello, planificar soluciones alineadas con las metas de la empresa.

Sin embargo, el foco principal de esta área de la gestión de flotas sigue siendo lograr un mayor ahorro de combustible: trazar rutas de menor kilometraje, cargar combustible en estaciones de servicio aliadas y autorizadas, ver mejor los valores pagados y entender qué gastos se repiten todos los meses.

¿Qué es la gestión de abastecimiento de combustible?

La gestión de abastecimiento de combustible es el control de los abastecimientos de combustible de la flota, desde el valor y el volumen de combustible hasta cuánto gasta la operación al final de cada viaje, ruta, vehículo o conductor.

Por eso, la rutina de esta gestión también incluye el seguimiento de los viajes y de los conductores, a fin de identificar el consumo promedio por ruta y comparar lo que se planificó con lo que se ejecutó.

El objetivo central es identificar los cuellos de botella que aumentan el consumo (como una ruta mal planificada, un abastecimiento de combustible fuera de lo normal, un combustible de procedencia dudosa, el exceso de paradas o la conducción agresiva) y trazar soluciones que disminuyan riesgos, desperdicios y gastos.

¿Por qué hacer la gestión de abastecimiento de combustible?

Porque es un camino directo para reducir los costos excesivos de combustible en la flota sin depender solo de recortes puntuales.

La gestión de flotas se ocupa de administrar todos los vehículos de la empresa, como montacargas, autos, furgonetas y camiones. En general, sirve para organizar, desarrollar y dar seguimiento a los gastos y actividades relacionados con el uso de estos vehículos.

En la gestión de abastecimiento de combustible, los conductores son una parte fundamental del proceso. En el modelo más simple, son ellos quienes recogen las facturas en cada estación de servicio y se las entregan al gestor, que después consolida litros, valores, vehículo, conductor, estación de servicio y kilometraje.

En el caso de una flota modernizada, el uso de una tecnología como el sistema de gestión de abastecimiento de combustible aporta mayor agilidad y practicidad a este control, ya que los conductores utilizan tarjetas específicas que ya están integradas al software.

De esta forma, el gestor lee y controla todos los valores directamente desde la central de la operación, reduce el retrabajo de transcripción, encuentra discrepancias con mayor rapidez y puede comparar abastecimientos de combustible de distintos períodos sin depender de papeles sueltos.

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¿Cuáles son los beneficios de la gestión de abastecimiento de combustible?

Reducción de costos

La empresa busca estaciones de servicio con convenio que ofrezcan un precio menor, verifica si el revendedor opera en situación legal y carga el tipo de combustible ideal para cada vehículo. En Brasil, para vender combustible automotor, la empresa necesita la autorización de la ANP (Agencia Nacional del Petróleo, Gas Natural y Biocombustibles de Brasil), y la consulta de los datos de registro y de la situación del revendedor ayuda a dar más confianza a la elección de la estación de servicio.

Además, con el registro de cada abastecimiento de combustible y el control del kilometraje de los vehículos, para entender cuánto combustible consume la flota en cada viaje, el gestor obtiene una visión más clara para identificar dónde están los mayores gastos y las mejores oportunidades de ahorro.

Mayor eficiencia de los vehículos

La gestión de combustible ayuda a garantizar que el vehículo reciba un insumo adecuado, lo que favorece un mejor desempeño en las operaciones. Con este control, usted también identifica con mayor facilidad la procedencia del combustible en uso.

Esto se debe a que, cuando el combustible es inadecuado o de baja calidad, el consumo puede salirse de lo normal, lo que aumenta los valores cargados, reduce el desempeño en ruta y exige más paradas del conductor para cargar combustible.

De hecho, los problemas relacionados con el combustible pueden afectar las piezas del vehículo y generar una mayor necesidad de mantenimiento correctivo. También conviene dar seguimiento a las señales mecánicas y de conducción: la conducción agresiva, con aceleraciones y frenadas bruscas, desperdicia combustible, y mantener el vehículo detenido en ralentí también consume combustible.

Mejor toma de decisiones

El uso de indicadores de desempeño en la flota promueve mejoras en el entorno corporativo, ya que el sistema almacena los datos y forma un historial para cualquier proceso de la flota.

En cuanto a la gestión de mantenimiento, estos indicadores generan un conocimiento crucial para quien toma las decisiones, como:

• Cuál es el vehículo de mayor consumo de combustible;
• Valor total de combustible cargado por vehículo y/o conductor;
• Costo total de mantenimiento de la flota y cuáles de esos mantenimientos tuvieron origen en problemas con el combustible y el abastecimiento.

Con indicadores consistentes, la gestión deja de actuar solo cuando la cuenta del mes cierra alta. Pasa a comparar promedios, investigar excepciones, definir metas por perfil de ruta y priorizar acciones de mantenimiento, capacitación o negociación con las estaciones de servicio.

¿Cómo es una rutina de gestión de abastecimiento de combustible?

Cuando hablamos de gestión de abastecimiento de combustible, el control del consumo de combustible de la flota termina formando parte de esta gestión, ¿verdad?

En la práctica, la rutina necesita registrar el abastecimiento de combustible, verificar el kilometraje, calcular el consumo promedio, comparar el resultado con el estándar esperado e investigar las desviaciones. Una forma sencilla de empezar es dar seguimiento a la relación entre kilómetros recorridos y litros cargados, separando siempre por vehículo, conductor, tipo de ruta y período.

Conozca otras tareas de la rutina de una gestión de abastecimiento de combustible:

Registro de los vehículos

El registro de los vehículos, ya sea en una hoja de cálculo o en un software de gestión de flotas, ayuda a prever el consumo de combustible durante la operación.

En el registro se ingresa la información principal del vehículo, como marca, año, modelo y placa. Este parámetro ayuda en la evaluación del desempeño de los vehículos y de los conductores.

También es importante mantener este registro actualizado con información de capacidad, tipo de combustible, rutina de uso e historial de mantenimiento. Sin esa base, dos vehículos distintos pueden compararse como si tuvieran la misma operación, lo que distorsiona el análisis.

Control de rutas

La distancia de las rutas puede generar un consumo excesivo de combustible. Por eso, la creación de trayectos optimizados reduce el kilometraje que recorre el transporte de carga.

Esto puede lograrse tanto planificando una ruta más corta como buscando caminos con menos curvas, paradas y semáforos, por ejemplo. Cuantas menos ocasiones haya de frenar y acelerar el vehículo, mayor es la posibilidad de ahorrar combustible.

Con la ayuda de sistemas de planificación de rutas, las rutas se definen según la facilidad y la rapidez para realizar las entregas. La planificación de los viajes también puede reducir el tiempo de circulación con el motor frío, otro punto que pesa en la eficiencia del consumo.

Control del kilometraje

El control del kilometraje sirve para identificar la cantidad de combustible que cada vehículo consume durante un viaje.

La lectura del odómetro se registra antes de que el vehículo salga a la ruta y también cuando llega de vuelta a la operación. Así, el kilometraje recorrido permite identificar si la ruta se siguió según lo planificado.

Este control también ayuda a encontrar errores de registro, abastecimientos de combustible incompletos, vehículos con un consumo superior al normal y la necesidad de servicio de mantenimiento. Cuando la flota da seguimiento al kilometraje y al abastecimiento de combustible en conjunto, resulta más fácil saber si el problema está en la ruta, en el vehículo, en el combustible o en la forma de conducir.

Control del historial de abastecimientos de combustible

Para el control del historial de abastecimientos de combustible, se registra la siguiente información:

• Conductor;
• Vehículo;
• Fecha;
• Hora;
• Estación de servicio;
• Tipo de combustible;
• Valor pagado;
• Cantidad de litros cargados;
• Kilometraje del vehículo en ese momento.

Con todo esto en mano, la gestión hace un análisis detallado del promedio del conductor, el promedio real del vehículo y la cantidad de combustible cargada por mes, entre otras informaciones.

Este historial debe leerse como una serie, no como un evento aislado. Un abastecimiento de combustible más caro puede explicarse por la ruta, por la estación de servicio disponible o por el volumen cargado; en cambio, la repetición de desviaciones indica la necesidad de revisar el proceso, el proveedor, el mantenimiento o el comportamiento de conducción.

¿Quién es el responsable de la gestión de abastecimiento de combustible?

Es muy común que el responsable de cargar combustible en el vehículo sea el conductor, ya que es quien circula para realizar las entregas y conoce de verdad las necesidades del camión.

Como es un control relacionado con la gestión de vehículos, de mantenimiento y de conductores, quien de hecho realiza la gestión de abastecimiento de combustible es, en la mayoría de los casos, el propio gestor de la flota.

Es un departamento que busca optimizar los gastos en combustibles de calidad y más baratos, mediante alianzas con estaciones de servicio de confianza y verificando si esas estaciones siguen siendo adecuadas para la operación.

El gestor también observa el consumo del vehículo, ya que un consumo rápido de combustible que se salga de lo normal puede indicar que algo anda mal con el vehículo, con la ruta, con la forma de conducir o con el combustible utilizado.

¿Cuáles son las herramientas necesarias?

Los sistemas de gestión para ahorrar combustible son más que necesarios.

Hablamos de automatizar procesos administrativos, hacer los registros más seguros, organizar los datos y aumentar la productividad del equipo de flota.

Además de los sistemas, existen otras herramientas de abastecimiento de combustible para flotas que ayudan en el control del combustible. Conózcalas:

• Tarjeta de combustible para conductores;
• Telemetría y videotelemetría, cuando la operación las adopta como tecnologías de apoyo del sector;
• Monitoreo de vehículos, cuando forme parte de la estructura de la flota;
• Planificador de rutas.

Lo más importante es que la herramienta elegida ayude a la gestión a dejar atrás los registros sueltos y crear un historial confiable. Así, la operación puede comparar consumo, costo, rutas y conductores con más consistencia, además de actuar antes de que el desperdicio se vuelva la norma.

¿Quiere saber más? Consulte nuestra Guía del Ahorro de Combustible (en portugués) y aplique nuestros consejos en su operación de transporte.